LOGIN

E-postregler ved AHO

Fornyings- og administrasjonsdepartement har gitt retningslinjer for behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften) gjeldende fra mars 2009.

Oppdateringen er gjennomført for å avklare arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post. Hovedregelen er at innsyn ikke er lov, men arbeidsgiver har mulighet til å foreta innsyn ved unntakstilfeller.

Innsyn
Arbeidsgiver kan kreve innsyn dersom ett av to forhold foreligger:

  • fordi det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten. Er det ikke nødvendig, eller man kan oppnå det samme på andre måter, er det heller ikke adgang til å se igjennom e-posten. Innsyn kan for eksempel være aktuelt for å ta forretningsmessige hensyn med svært korte frister.

 eller

  • ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Begrunnet mistanke om ulovligheter, samt bruk av datasystemet til trakassering, utsendelse av spam eller datavirus er eksempler på grunn til å foreta innsyn.

Informasjon om innsyn
Dersom arbeidsgiver ønsker innsyn skal arbeidstakeren, så langt som mulig, varsles om at innsyn vil bli foretatt, og gis anledning til å uttale seg.

Arbeidsgiver må begrunne hvorfor det er mistanke om slike forhold, for eksempel fordi noen har varslet.

Arbeidstaker skal få anledning til å uttale seg før innsynet finner sted. I tillegg skal arbeidstakeren om mulig få anledning til å være til stede mens innsynet pågår. Dersom det ikke er mulig å varsle vedkommende, skal den ansatte varsles skriftlig når innsynet er gjennomført.

Avslutning av e-postkasse
Ved arbeidsforholdets opphør skal arbeidstakers e-postkasse m.v. avsluttes, og det innholdet som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten, slettes innen rimelig tid.

Generell informasjon
FAD gir det råd at den enkelte virksomhet bør vurdere behovet for å fastsette egne retningslinjer for bruk av internett og e-post innenfor rammene av personopplysningsloven og forskriftene.

Ved AHO er fastsettelse av mer nøyaktige retningslinjer ikke foretatt.

Mer om forskrifter og merknader kan hentes hos Fornyings- og administrasjonsdepartementet.

 


Henvisninger:


  • Godkjent av: Direktør                                                           
  • Avdeling: Hovedadministrasjonen                        
  • Ansvarlig: Direktør                                                           
  • Opprettet: 19.05.2010
  • Oppdatert:
  • Versjon:1