LOGIN

Post- og arkivtjenesten - retningslinjer

All post til AHO, uansett enhet/avdeling skal åpnes og journalføring vurderes. Kun post adressert til enkeltpersoner (personens navn nevnt først) skal ikke åpnes.

Journalføring av inn- og utgående post, fakser og e-post
AHO benytter det digitale journalsystemet e-phorte. Alle administrativt ansatte, instituttledere og enkelte vitenskapelig ansatte har tilgang til systemet. Alle brukere er pålagt å sjekke sin innboks for innkommende post jevnlig, samt selv arkivføre all relevant korrespondanse, kontrakter o.l. i systemet.

Den som åpner posten avgjør i første omgang om journalføring skal skje. Post som skal journalføres, registeres i e-phorte og sendes riktig mottaker. Tvilstilfeller tas opp med direktør/adm.sjef. Personer som ikke har tilgang til systemet vil få en papirkopi av posten i sin posthylle. Dersom en saksbehandler/lærer mottar post som ikke er journalført, skal vedkommende vurdere om journalføring likevel skal skje. I så fall skal saken leveres post- og arkivansvarlig for digital journalføring.

Faks
Hvorvidt inngående faks skal journalføring, vurderes i første omgang av den som fordeler faksen til de tilsattes hyller. På samme måten som for post, skal mottaker også vurdere journalføring. For utgående faks avgjøres journalføring av avsenderen, og leveres arkivansvarlig for arkivering. NB! Det er kun originaler som skal leveres for arkivering.

E-post
Mottaksadresse for e-post til skolen er postmottak@aho.no. Slik e-post vil komme til arkivansvarlig, som vurderer videresending i hht rutine for videresending av e-post.

E-post som skal journalføres, vil bli videresendt gjennom e-phorte. E-post som ikke skal journalføres vil primært bli videresendt per e-post til rette mottaker.

For journalføring av utgående e-post gjelder samme regler som nevnt foran for post og faks. Avsender avgjør journalføring. Når en e-post skal journalføres, skal e-posten sendes via e-phorte, evt. lastes opp i ettertid. For ansatte uten tilgang til e-phorte, skal papirkopi sendes arkivansvarlig for arkivering.

Journalføring skal alltid foretas for:

  • All korrespondanse, både brev, faks og e-post, med offentlig virksomhet, firmaer og privatpersoner som gjelder AHOs virksomhet. Dette gjelder uansett hvem som er avsender.
  • Post, faks og e-post fra departementene eller annen offentlig virksomhet adressert til AHO, men bare det som er av interesse for AHO; dvs. arkivverdig.
  • Post, faks og e-post fra privatpersoner og firmaer adressert til AHO, men bare det som er av interesse for AHO dvs. arkivverdig.
  • Post, faks og e-post til navngitte personer tilsatt ved AHO dersom innholdet er av en slik karakter at det gjelder AHOs virksomhet.

Journalføring skal ikke foretas for

  • fakturaer
  • brosjyrer og annen reklame
  • tidsskrifter og bøker
  • forespørsel om studietilbud m.v. fra privatpersoner

Fakturaer
AHO ber leverandører sende faktura til AHOs fakturaadresse: Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, Postboks 81, 3671 Notodden.

Kommer faktura likevel som papirkopi, skal denne - uansett hvem som er adressat – umiddelbart leveres økonomiavdeling for oversendelse til digitalt fakturasystem, med påført referansenummer/referansekode/budsjettenhet.

Utgående post
Utgående post legges i postkassen i administrasjonen eller leveres sentralbordet for frankering innen kl 13.00 man-fre.

Verdipost
Verdipost skal behandles etter gjeldende retningslinjer.

Mottak av pakker
Ved mottak av pakker vil sentralbordet først forsøke å få kontakt med mottakeren av pakken. Dersom dette ikke lykkes, skal sentralbordet kvittere for mottaket.

Ved kvittering for mottak av pakker må følgende iakttas:

  • antall kolli må være i samsvar med hva det kvitteres for
  • pakker skal oppbevares på betryggende måte.
  • mottaker skal forsøkes varslet pr telefon.
  • dersom mottaker ikke kan nås pr. telefon, skal pakken hvis den er til en av de tilsatte, legges vedkommendes posthylle hvis den ikke er for stor, ellers varsles mottaker med beskjed på e-post
  • pakker til studenter varsles skriftlig på e-post. Pakker oppbevares inntil de avhentes. Pakker skal ikke legges i vedkommendes posthylle.

 


Henvisninger:

  • Rutine for videresending av e-post internt på AHO

 


  • Godkjent av:
  • Avdeling: Administrasjonen
  • Ansvarlig: Arkiv
  • Opprettet: 16 01 2001
  • Oppdatert:
  • Versjon: 1