Personvernerklæring for studenter

Felles Studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler, og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo vil dine personopplysninger bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke applikasjoner er knyttet til det studieadministrative systemet FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo håndterer dine personopplysninger i datasystemet FS. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person. 

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person. 

Formål

Formålet med behandlingen av personopplysninger i FS er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat, og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven. 
For eksempel er behandling av personopplysninger i FS nødvendig for at Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo kan

• behandle din søknad om opptak til studier/eksamen/kurs
• utføre nødvendig administrasjon rundt dine studier og deg som student 
• dokumentere dine utdanningsresultater

Rettslig grunnlag

Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven § 4-15 og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som student på en best mulig måte. I enkelte tilfeller har institusjonen også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykke-erklæringer for behandlingen av enkelte opplysningstyper. 

Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i FS.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS:

​Profilinformasjon

• navn
• ​fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer)
• kjønn
• kontaktinformasjon
• informasjon om din bakgrunn
• morsmål
• foto
• søknadsinformasjon
• samtykker du har gitt
• status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant)
• semesterregistreringsinfo
• fakturainformasjon
• informasjon om studier og kurs. 

Personopplysningene dine kan hentes fra:

1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
2. Deg selv via Søknadsweb 
3. Deg selv via EVUweb 
4. Deg selv via Studentweb 
5/8 Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
6. Andre universitet/høgskoler
7. Kontakt- og reservasjonsregisteret
9. Andre personer som registrerer deg i EVUweb 
10. Andre personer som registrerer deg i Nomination
11. Saksbehandlere ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo
12. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
13. Lånekassa 
14. Digitale eksamenssystem 
15. Fagpersonweb 
16. Brukeradministrativt system
17. Institusjonens økonomisystem

Frivillige registreringer 

1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
2. Deg selv via Søknadsweb 
3. Deg selv via EVUweb 
4. Deg selv via Studentweb 

Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb, EVUweb og Studentweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine. I Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb og EVUweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier/påmelding til kurs. I Studentweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier, informasjon om din bakgrunn, oppmelding til undervisning og eksamen, søknader, dokumenter du laster opp. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine søknader og at du skal kunne studere ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo.

5. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

Hvis du søker om opptak til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo via Søknadsweb, kan du samtykke til at vi kan hente inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Hvis du gir ditt samtykke henter vi ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

6. Andre universitet/høgskoler

Hvis du søker om opptak til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, og har oppnådd resultater ved et annet universitet/høgskole som også benytter FS, kan du samtykke til resultatutveksling. Hvis du gir ditt samtykke kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet, kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb.
Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) for deg som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun et fåtall utvalgte personer ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo vil få tilgang til disse personopplysningene. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

7. Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)

FS kan hente inn din e-postadresse og ditt mobilnummer fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at noen skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra KORR, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt.

Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke 

8. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

Hvis du søker om opptak til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo via Samordna opptak, henter vi inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vi henter da ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

9. Andre personer som registrerer deg i EVUweb

I noen tilfeller registrerer arbeidsgivere og andre opplysninger om deg i EVUweb. Dette skjer vanligvis hvis du gjennom arbeidsgiver skal studere/delta på etter- og/eller videreutdanning ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Denne informasjonen kan være nødvendig for at vi skal få behandlet en søknad/påmelding om opptak til studier/kurs.

10. Andre personer som registrerer deg i Nomination

Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne institusjoner kan nominere utvekslingsstudenter til norske læresteder. Hvis du har blitt nominert i Nomination har du allerede fått beskjed om dette på e-post. Følgende personopplysninger blir lagt inn i Nomination for så å bli overført til FS: for- og etternavn, kjønn, e-postadresse, fødselsdato, statsborgerskap og hva du er nominert til. Den som nominerer kan også laste opp eventuelle dokumenter sammen med nominasjonen. Personer som har blitt nominert kan se sine personopplysninger, og eventuelle dokumenter, i Søknadsweb.

11. Saksbehandlere ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo

I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for og klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier. 

12. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)

For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i FS henter vi inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret. 

13. Lånekassa 

Lånekassa sender Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo lister over alle personer som er kunder hos Lånekassa. Dette gjør de for at vi skal kunne vite hvilke personers opplysninger som skal sendes tilbake til Lånekassa i forbindelse med utbetaling av lån. Se gjerne punkt 8.6 lenger nede.

14. Digitale eksamenssystem 

Noen eksamener kan gjennomføres gjennom digitale eksamenssystem. Sensur og begrunnelse for sensur, som blir registrert på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer, blir sendt til FS.

15. Fagpersonweb 

På samme måte som for digitale eksamenssystem kan også sensur og begrunnelse for sensur bli registrert på deg i Fagpersonweb. Fagpersonweb er en webapplikasjon som benyttes av faglærere og sensorer. I tillegg til sensur og begrunnelse kan også oppmøteregistrering gjøres i Fagpersonweb. Personopplysninger om deg, som registreres i Fagpersonweb, blir sendt til FS.

16. Brukeradministrativt system

For at du skal få en IT-konto ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, og tilgang til våre IT-tjenester, registreres dine personopplysninger i et brukeradministrativt system som heter AHO-BAS (FIM) Vi registrerer ditt navn og fødselsnummer (11 siffer), samt hvor du er student (fakultet/avdeling).

Som grunnlag for å administrere tilganger og gruppetilhørighet til ulike digitale tjenester importerer vi også følgende person attributter fra FS:

[studentnr], [fornavn], [etternavn], [epost], [epost_ekstern], [telefon], [kjonn], [morsmal], [malform], [betalingOk], [registreringOk], [brukernavn], [studierettSlutt]

Samt følgende studieinformasjon knyttet til den enkelte student:

 [kullid], [kullnavn], [studentStatus], [studierettStatus]

17. Økonomisystem

Ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo behandles betaling av semesteravgift i Agresso , kursavgifter og andre studieavgifter. Agresso lagrer ikke persondata for studenter, men mottar kun oversikt fra FS over innbetalte beløp. Dette benyttes til å avstemme regnskapet.

Når du søker om opptak til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo vil en rekke prosesser i behandlingen av din søknad utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

• vurdering av om du er kvalifisert for opptak
• poengberegning ved opptak
• tildeling av studieplass
• beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner (via Studentweb)
• oppmelding til undervisning og eksamen og tildeling av plass på undervisning med begrenset kapasitet
• kontroll av utdanningsplan
• oppretting av fakturaer
• når du fullfører et studium; beregning av oppnådd kvalifikasjon
• inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon
• beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler

I utgangspunktet lagres alle dine personopplysninger i Felles studentsystem (FS) til evig tid.

Det finnes noen unntak:

• Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.
• Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt. 
• Hvis Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon. Eventuelle søknader om opptak, oppmeldinger til undervisning, kurs og eksamen m.m. vil bli trukket.

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.
Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.
 
Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.
 
Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

1) Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

FS utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

2) Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO) 

FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

3) Studentsamskipnaden i Oslo

Når du har betalt semesteravgift eller fått studierett hos oss, vil SiO få tilgang til personopplysninger om deg som er registrert i studentregister for Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Dette for at SiO skal vite at du er student, slik at du får tilgang til og informasjon om SiOs tilbud og tjenester. SiO vil få oppgitt ditt fødsels- og personnummer/D-nummer, fornavn, etternavn, lærestedskode, sist betalte semesteravgift, eventuelt fritatt semesteravgift, epost og mobilnummer. Tilgangen gjelder også for underleverandører som SiO har databehandleravtale med. Dette er nødvendig for at SiO skal kunne levere sine tjenester til studentene.

Grunnlaget for utleveringen er personvernforordningens (GDPR) artikkel 6. nr 1 c (rettslige forpliktelser) og Lov om studentsamskipnader (studentsamskipnadsloven) §§ 4 og 5. Les mer om SiOs behandling av personopplysninger i SiOs personvernerklæring punkt 4.

4) Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)

Hvis du kommer til Norge for å studere, og ikke er registrert i Folkeregisteret ennå, vil AHO søke Samordna opptak om at du får et foreløpig fødselsnummer (S-nummer). Samordna opptak sjekker med Folkeregisteret at du ikke allerede finnes i Folkeregisteret, før du får et S-nummer.

5) Utlendingsdirektoratet

Hvis du ikke er registrert med permanent oppholdstillatelse i Norge, utarbeider UiO en rapport om deg vedrørende studieprogresjon og deltidsarbeidstillatelse. Rapporten får du i papir fra UiO, og så gir du den selv til Utlendingsdirektoratet (UDI). Les mer på UDIs regelverk.

6) Lånekassa

Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.
Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).
Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning. 

7) Brukeradministrative system

For at du skal få en IT-konto ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, og tilgang til våre IT-tjenester, må dine personopplysninger registreres i et brukeradministrativt system som heter AHO-BAS (FIM.) I den anledning henter vi personopplysninger og studieinformasjon  fra FS til AHO-BAS. Se også pkt 16 under hovedpunkt 5 for mer detaljer.

8) Moodle (digital læringsmiljøsystem)  

Ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo benyttes Moodle i undervisningssammenheng, og noen ganger også eksamen. Dette betyr at  IKT-avd ved AHO (og firma E-faktor (fra 1.jan 2019)) som utvikler og drifter Moodle for AHO,  vil ha tilgang til navnet ditt, brukernavnet ditt, mobilnummeret ditt, din AHO mailadresse og hvilke kurs den enkelte student deltar i. Du kan også laste opp bilde av deg selv om du ønsker. Første gang du tar i bruk Moodle må du gi ditt samtykke til at persondata lagres.

9) Adgangskort / adgangskontroll

Opplysninger om deg vil bli registrert i AHOs adgangskontrollsystem for at du skal få tilgang til AHOs bygg og rom under studiene dine, ved hjelp av adgangskortet. Studenter som ønsker adgangskort, blir fotografert av driftsavdelingen. Bildet på aktive adgangskort lagres i FS og vil være det samme bildet som overføres til mobilappen Studentbevis, for studenter som velger å ta den i bruk (gitt samtykke). 
Systemet /tjenesten henter og benytter informasjon om studentnummer, fornavn, etternavn, bilde, brukerkategori (ansatt/student). 

10) Agresso (Leverandør av økonomisystem)

Ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo behandles betaling av semesteravgift i Agresso. Ingen personopplysninger lagres i Agresso. Oversikt over innbetalinger ligger i FS.

11) Computas (leverandør av Studentbevis-appen)

Hvis du er student ved AHO, har registrert deg for semesteret og har betalt semesteravgiften, kan du laste ned appen Studentbevis. Med appen kan du dokumentere at du er student. Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på i appen med ditt AHO-brukernavn og passord (Feide). Studentbevis-appen viser navnet ditt, studiested, og om du har betalt semesteravgift og semesterregistrert deg det inneværende semesteret. Det er du som selv laster ned appen og logger deg på, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til. 
Det er frivillig å ta i bruk appen.

12) Public 360 (arkivsystem)

Dersom du har en søknads- og/eller vedtaksprosess ved UiO, vil dette være registrert i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem som heter Public 360

13) Andre universiteter og høgskoler

Søknad om opptak gjennom Samordna opptak
Når du søker om opptak til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

Samtykke til resultatutveksling
Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.

Ved vedtak om sanksjoner ifm atferd
I tilfeller hvor det er registrert at Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

14) NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen

Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. 

15) BIBSYS

For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, og ta i bruk bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS. Dette skjer kun når du er semesterregistrert og har betalt semesteravgift. 

16) Statistisk sentralbyrå (SSB)

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til

•  din semesterregistrering 
• ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
• ditt/dine fullførte studieprogram
• din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
• deg og din studierett på et doktorgradsprogram

17) NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til 

• din søknad om opptak til studier
• din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r) 
• dine avlagte eksamener
• din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
• din(e) utveksling(er)
• om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
• deg og ditt doktorgradsprogram

18) NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning 

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.

19) Utlevering av personopplysninger etter offentleglova

I tilfeller hvor Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke vil kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personversnerklæringen.

20) CRIStin (Current Research information system in Norway)

CRIStin er en database for forskningsresultater og informasjon for dokumentasjon av vitenskapelig aktivitet. Dersom du studerer på doktorgradsnivå kan det bli det overført data om deg fra lønnssystemet ved AHO (SAP) til CRIStin:

• Adresse
• Navn
• E-postadresse
• Fødselsnummer
• Telefonnummer

I tillegg kan du selv registrere forskningen din i CRIStin.

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo gjennomfører regelmessig (hvert andre år) risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i FS. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges.

Rett til informasjon og innsyn 

Du har krav på å få informasjon om hvordan Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få. 

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det. 

Rett til korrigering 

Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.
 

Rett til å begrense behandlingen

I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede. 

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget. 

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte. 

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk. 

Rett til å fremme innsigelse

Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser. 

Rett til å klage over behandlingen

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 11. 

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger. 

Behandlingsansvarlig 

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Felles studentsystem, jf. GDPR art. 4 nr. 7. 
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 10 ovenfor,  kan du ta kontakt på behandlingsansvarlig@aho.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo kan nås via e-post: personvernombud@aho.no 

Tjenesteleverandør (databehandler)

Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og er tjenesteleverandør av FS. Det vil si at Unit utvikler og forvalter FS og at Unit har det daglige ansvaret for driften av FS. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i FS, og med det også personopplysninger som sendes til og fra FS. 

Kontaktinformasjon til Unit: fs-sekretariat@fsat.no