For ansatte - InfoCorona

For ansatte - InfoCorona


Spørsmål og svar om koronasituasjonen:

Det er et høyt smittenivå i Oslo nå, påvirker det AHO?


Ja. Smittenivået i Oslo og Viken er svært høyt og Oslo kommune har innført restriksjoner og anbefalinger i forhold til arrangement og reiser. I tillegg har Beredskapsgruppen ved AHO sett at det er nødvendig med flere tiltak for å forebygge smitte.

Hjemmekontor
Alle ansatte og studenter som kan ha hjemmekontor oppfordres til å ha det. Vurder å gjøre møter og undervisninger digitale i denne perioden. Dette gjelder til 13. oktober. 

Arrangementer på skolen
Et av byrådets tiltak gjelder arrangementer. Det er kun tillat med max 50 personer på arrangementer innendørs, hvis de ikke har en fast sitteplass. Alle som jobber med arrangementer må ta en sjekk om dette tiltaket overholdes. Dette gjelder til 13. oktober. 

Ekskursjoner og studieturer må avlyses
AHOs beredskapsgruppe har som et ledd i vår smittehåndtering, tatt en beslutning om at ekskursjoner og studieturer må avlyses de neste tre ukene. Vi anmoder om at dere planlegger alternativ undervisning for ekskursjonsuken som er i uke 41. I uke 42 vil denne saken bli tatt opp i beredskapsgruppen igjen. 

Forsett å:

  • bli hjemme hvis du er syk.
  • vaske hender grundig og ofte.
  • holde minst 1 meters avstand.
  • ha små grupper fremfor store forsamlinger.
  • hold AHO ryddig slik at daglig renhold kan gjennomføres. 


(Oppdatert 29.09.20.)
 

Er det, eller har det vært, noen smittede ved AHO?


29.09.20: En ansatt ved AHO har fått påvist korona. Alle de nærmeste kollegaene er informert. Vedkommende har ikke har vært på AHO i forkant av sykdomsutbrudd og Beredskapsgruppen har derfor vurdert at vi ikke trenger å iverksette noen tiltak på grunn av dette.
 

Hvordan kan vi sikre helse og sikkerhet sammen?


AHO skal gjøre alt for at skolen ikke stenger i høst. Helse og sikkerhet er det aller viktigste. Gode rutiner for varsling gjør det mulig å reagere raskt og effektivt for å unngå smittefare. Undervisningen skal gå mest mulig normalt selv om mye vil foregå i digitale kanaler. Studentene skal være trygge på å få oppfylt sine læringsmål. Det skal tilrettelegges for læring både på salene og for dem som av ulike grunner må være hjemme. Håndvask og avstand er fremdeles den beste måte å bekjempe smitte på.

Det er hver enkelt ansatte sitt ansvar å holde seg oppdatert om rutiner for smittevern og for varsling. Alle skal gjøre seg kjent med hvem som skal varsles ved mistanke om smitte, ved nærkontakt med smittet og ved påvist smitte. AHO har rutiner for å følge opp varsling umiddelbart og sette i verk tiltak for de ulike tilfellene. 
 

Hvordan kan jeg forebygge smitte?
 
  • Bli hjemme hvis du er syk
  • Vaske hender grundig og ofte
  • Holde minst 1 meters avstand
  • Små grupper fremfor store forsamlinger
  • Hold AHO ryddig slik at daglig renhold kan gjennomføres 
     
Hva er adgangstidene og kantinetilbudet?
 
  • AHO holder åpent for studenter og ansatte mandag til fredag mellom 08:00 - 20:00 høsten 2020
  • Det er åpent for diplomstudenter mellom 08:00 - 20:00 i helgene. 
  • 3. etasje, der administrasjonen og lærerne har kontorer vil være stengt for studenter
  • Kantina tilbyr innpakket mat og kommer til å ha redusert åpningstid
     
Hvordan blir undevisningen tilrettelagt i 2020?
 
  • Teorikursene på grunnutdanningen skal gjennomføres digitalt.
  • Det samme gjelder fordypningskurs på masternivå. 
  • Verkstedene vil ikke være åpne slik de normalt er, men tid i verkstedene må bookes av studentene, eventuelt kursansvarlige hvis det gjelder prosjekter for et helt kurs. Se informasjon om verkstedstjenester under.
  • Verkstedkursene for 1. klasse og nye masterstudenter gjennomføres ikke, og maskinopplæring må planlegges pr prosjekt. 
  • Biblioteket vil være åpent, men antallet leseplasser vil reduseres for å sikre tilstrekkelig avstand mellom brukere. Bordflater og andre gjenstander rengjøres etter bruk. Veiledning vil bli gitt digitalt etter avtale. 
  • All reising ungås med mindre det er helt nødvendig. 
  • Utenlandsturer utgår høsten 2020 
  • Datasalene vil være tilgjengelig. Det blir lagt til rette for at datasalene kan benyttes av inntil 20 studenter. Alle arbeidsflater blir rengjort når plassen overlates til en andre. Et antall «virtuelle grafiske datasal win-10 skrivebord» vil bli gjort tilgjengelig på forespørsel, for bruk både i og utenfor datasalen.
     
Hvordan sier jeg i fra om smitte?


Hvis du har fått påvist covid-19, si fra til din nærmeste personalleder eller fagansvarlig HR Kjersti Coward (454 50 100). De har instrukser for hvordan situasjonen skal håndteres videre. 
 

En av studentene mine har fått påvist korona, hva gjør jeg? 


Hvis en student tar kontakt med deg for å melde i fra om at de har fått påvist korona skal du melde dette videre til fagansvarlig på studieadministrasjonen Silje Nygaard (402 41 481). 

Silje vil ta opp kontakten med studenten for å kartlegge situasjonen og høre om hvem studenten har hatt nærkontakt med. Hun vil også kontakte Beredskapsgruppen som vil avklare hva som bør gjøres videre. 

Du som lærer/kursansvarlig vil bli informert og involvert i informasjonen som går ut til dine studenter. 

Hvis du ønsker mer informasjon om dette kan du lese Rutine for håndtering av smitte.
 

Mistanke om smitte, hva gjør jeg?


Dersom du mistenker at du er smittet av covid-19 bør du teste deg og du bør gå i karantene for å unngå å smitte andre. Kontakt din nærmeste leder og meld i fra. Lederne har instruks for hvordan situasjonen skal håndteres videre. 

Alle ansatte ved AHO kan bestille test hos SiO Helse. Teststasjonen til SiO Helse er lokalisert på Fredrikkeplassen på Blindern. På OsloMet har SiO en mobil teststasjon for testing mandag, onsdag og fredag. Du må i forkant bestille tidspunkt for testing på telefon 22 85 33 00. Telefonen er åpen mandag til fredag kl. 08.15 -11.00 og kl. 12.30 - 14.30. Se mer informasjon på SiO sine nettsider. I tråd med FHI anbefaler vi at du benytter munnbind og holder en meters avstand dersom du benytter kollektivtransport til og fra testing.
 

En student har kontaktet meg ang. symptomer, hva gjør jeg?


Hvis en student kontakter deg for å melde i fra om at de har symptomer på korona skal du melde dette videre til fagansvarlig på studieadministrasjonen Silje Nygaard (402 41 481). 

Silje vil ta opp kontakten med studenten for å kartlegge situasjonen og høre om hvem studenten har hatt nærkontakt med. 

Du som lærer/kursansvarlig vil bli informert og involvert i informasjonen som går ut til dine studenter. 

Hvis du ønsker mer informasjon om dette kan du lese Rutine for håndtering av smitte.
 

Nærkontakt med smittet, hva gjør jeg?


Dersom du har vært i nærkontakt med en som har påvist smitte av covid-19 bør du teste deg og du bør gå i karantene for å unngå å smitte andre. Kontakt lederen din og meld i fra. Lærer vet hvem som skal informeres, hvem som eventuelt skal i karantene og hva AHO skal gjøre for å håndtere situasjonen videre.

Alle ansatte ved AHO kan bestille test hos SiO Helse. Teststasjonen til SiO Helse er lokalisert på Fredrikkeplassen på Blindern. På OsloMet har SiO en mobil teststasjon for testing mandag, onsdag og fredag. Du må i forkant bestille tidspunkt for testing på telefon 22 85 33 00. Telefonen er åpen mandag til fredag kl. 08.15 -11.00 og kl. 12.30 - 14.30. Se mer informasjon på SiO sine nettsider. I tråd med FHI anbefaler vi at du benytter munnbind og holder en meters avstand dersom du benytter kollektivtransport til og fra testing.
 

Hvilke råd kan jeg gi til studenter som er usikker på formen sin? 


Hvis en student søker råd hos deg fordi de ikke er i form og er usikker på om det er covid-19 er det best at studenten selv prater med helsepersonell. De kan chatte med noen på helsenorge, eller ringe informasjonstelefonen deres på 815 55 015. Du kan også be dem høre med fastlegen sin.
 

Jeg er syk, hva gjør jeg? 

Har du symptomer på luftveisinfeksjon, skal du holde deg hjemme og unngå kontakt med andre. Du skal varsle lederen din som vet hvordan dette skal håndteres og hvordan situasjonen skal følges opp videre.
Mistenker du at du er smittet av covid-19 skal du teste deg. I tråd med FHI anbefaler vi at du benytter munnbind og holder en meters avstand dersom du benytter kollektivtransport til og fra testing.

Alle ansatte ved AHO kan bestille test hos SiO Helse. Teststasjonen til SiO Helse er lokalisert på Fredrikkeplassen på Blindern. På OsloMet har SiO en mobil teststasjon for testing mandag, onsdag og fredag. Du må i forkant bestille tidspunkt for testing på telefon 22 85 33 00. Telefonen er åpen mandag til fredag kl. 08.15 -11.00 og kl. 12.30 - 14.30. Se mer informasjon på SiO sine nettsider. I tråd med FHI anbefaler vi at du benytter munnbind og holder en meters avstand dersom du benytter kollektivtransport til og fra testing.
 

Hvordan kan jeg få testet meg?


Alle ansatte ved AHO kan bestille test hos SiO Helse. Teststasjonen til SiO Helse er lokalisert på Fredrikkeplassen på Blindern. På OsloMet har SiO en mobil teststasjon for testing mandag, onsdag og fredag. Du må i forkant bestille tidspunkt for testing på telefon 22 85 33 00. Telefonen er åpen mandag til fredag kl. 08.15 -11.00 og kl. 12.30 - 14.30. Se mer informasjon på SiO sine nettsider. I tråd med FHI anbefaler vi at du benytter munnbind og holder en meters avstand dersom du benytter kollektivtransport til og fra testing.
 

Jeg er i risikogruppen, hva gjør jeg?


AHO legger stor vekt på smittevern for å gjennomføre undervisning som planlagt, slik at alle skal få en trygg studiehverdag. Skolen vil tilbyr en kombinasjon av fysisk og digital undervisning. 
Dersom du likevel ikke kan være på skolen på grunn av korona-situasjonen kan du kontakte lederen din for å få veiledning og søke om individuell tilrettelegging. 
 

 

Skal jeg bruke munnbind?


Regjeringen anbefaler bruk av munnbind på kollektivreiser til og fra Oslo, og i Oslo. Det anbefales også munnbind i spesielle situasjoner der det er nær kontakt med andre. I enkelte læringssituasjoner på AHO vil det være nødvendig å bruke munnbind. I slie tilfeller stilles det munnbind fritt tilgjengelig for studenter og lærere. Munnbind erstatter ikke avstandsregelen, det er bare et supplement.
 

Hvordan holder jeg meg oppdatert?


Viktig informasjon og endinger i rutiner og anbefalinger vi bli sent til alle på epost fra infocorona@aho.no. Informasjonen vil bli lagt på infocorona-sidene på aho.no. Det er alles ansvar å holde seg oppdatert slik at vi unngår smitte og alle kan være trygge på at sikkerheten blir ivaretatt.
 

Spørsmål jeg ikke finner svaret på, hvor henvender jeg meg?


Infocorona-sidene oppdateres løpende for å gi informasjon, og for å besvare spørsmål om korona-situasjonen. Om du har andre spørsmål enn de som besvares her kan du sende en e-post til infocorona@aho.no.  Vi anbefaler alle om å spørre kolleger og ledere, søke informasjon fra helsemyndigheten og om å holde seg oppdatert i nyhetskanaler.
 

Hvordan kan jeg komme i gang med digital undervisning?


Nyttige ressurser for digital undervisning (unit.no)
Uninetts Zoom-tjeneste er trygg! (uninett.no)


INFORMATION ON ADAPTIONS TO TUTORING PRACTISES
Informasjon fra UNIT
Tips om undervisning over nett


Access to course e-mail groups
We have had some questions regarding the use of correct e-mail groups for information to students in the different courses. Due to some changes to the interface to the Student Information System (FS) some of the groups were created with a wrong syntax.The correct way to search for your course is:
XX<space> XXX (NOT XX+XXX)

If you start typing the two first numbers and then a <space>, you will see a list of the courses matching:
An option is to send e-mail from within Moodle!
Or if you have access to “FAGPERSONWEB” from FS, you can use that interface to send messages to the students. Regards from IKT-support@aho.no


Retningslinjer for videoundervisning og personvern
Se her (unit.no)
 
Hvordan løser vi timelister og refusjoner? 


Refusjon av utgifter
Last ned skjema: Refusjon av utgifter (oppdatert 23. mars 2020)

Timelister
For ansatte som leverer timelister gjelder enn så lenge følgende:
Send timeliste til din leder. Fagansvarlig/instituttleder/attestasjonsansvarlig sender timelister per e-post med beskjed om at timelisten er godkjent til følgende epostadresse: timeliste@aho.no
 
Øvrige henvendelser
For nye henvendelser send e-post til: okonomiavdelingen@aho.no
Sakene vil bli fordelt internt hos økonomieneheten.
Saker der kontakt allerede er opprettet med medarbeider kan fortsatt gå direkte med involverte.
 
Reiseregninger og refusjoner
For de som har tilgang til SAP-portalen og DFØ-appen skal dette legges inn elektronisk. 
For ansatte og studenter uten tilgang til SAP og DFØ:Trenger du å få refundert utlegg skal du fylle ut dette skjemaet, lagre forsiden sammen med kvitteringer i en fil og sende i PDF til faktura@aho.no med Faktura i emne- feltet.
Husk at skjema skal ikke fylles med håndskrift, bruk Word formen, der kan du også legge ved kvitteringer i neste sider. Ved spørsmål ta kontakt med okonomiavdelingen@aho.no / dorota.hamad@adm.aho.no
 

Hvor er min arbeidsplass nå, hjemme eller på skolen? 


I henhold til myndighetenes anbefaling bør de som kan ha hjemmekontor benytte seg av dette, men det skal også avklares med nærmeste leder. Alle som har hjemmekontor må ha utstyr for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver, svare på epost, telefon og ha mulighet til å delta på digitale møter. For tekniske spørsmål knyttet til infrastruktur ta kontakt med IKT-support@aho.no

For ansatte som har arbeidsoppgaver som krever fysisk tilstedeværelse på AHO (helt eller delvis), skal en i samarbeid med nærmeste leder bli enige om hvilke oppgaver som skal prioriterer og hvor disse skal utføres. Og vi ber om at dere følger myndighetenes anmodninger om hygiene og avstand mellom folk.

Det kan i perioden bli gjort allokering av oppgaver.
De som fører arbeidstiden i SAP portalen, fører arbeidstiden på koden «Til stede». 
 

Er det fortsatt vanlige arbeidstider?


Dersom du av ulike årsaker ikke jobber innenfor vanlig arbeidstider hjemme, bør du sette opp en fraværsmelding med informasjon om hvordan og når du håndterer e-posthenvendelser.
Når du må jobbe hjemmefra, er det viktig å beholde struktur i arbeidshverdagen. Forsøk, så langt det er mulig, å bevare en normal arbeidstid. Ta pauser og forsøk å få frisk luft hver dag, men hold avstand til de du møter.
For ansatte som registrerer arbeidstiden i SAP portalen, brukes koden «hjemmearbeid».
 

Hvordan skal jeg forholde meg til ikke påbegynte tjenestereiser?


Siden 14. mars fraråder Utenriksdepartementet reiser som ikke er strengt nødvendig til alle land. De fleste land har også karantene om du reiser inn. Husk at alle reisende som kommer til Norge, uavhengig av symptomer, skal i 14 dagers karantene. Oppdatert deg på UDs reiseråd (regjeringen.no)
 

Hvordan håndteres informasjon om karantene- og sykdomstilfeller?


Taushetsplikt og GDPR
Ansattes fraværsgrunn er underlagt generell taushetsplikt og GDPR. Arbeidsgiver kan derfor som utgangspunkt ikke oppgi informasjon om enkeltpersoners fraværsgrunn og sykdom, hverken til ansatte eller andre.

Informasjon basert på samtykke
Den ansatte kan gi arbeidsgiver samtykke til å orientere om fraværsgrunn. Det er viktig å påse at samtykke er avgitt frivillig og at det ikke deles informasjon utover samtykkets rekkevidde.

Informasjon om karantene- og sykdomstilfeller innad i virksomheten

  • Dersom en ansatt får påvist sykdom, vil kommunehelsetjenesten følge opp personen og alle kontakter i henhold til gjeldende retningslinjer for å sikre forsvarlig helsehjelp og smitteoppsporing.
  • Dersom det er nødvendig for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, kan arbeidsgiver gi informasjon innad i virksomheten om at en ansatt er i karantene eller er smittet. Om arbeidsgiver mener det er nødvendig å gi ut slik informasjon for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, skal det foretas en konkret vurdering i hvert tilfelle.
     
Hvordan kan jeg bli påvirket av tiltak for å opprettholde nødvendig drift ved AHO?


Dersom AHO får stort fravær som følger av koronaviruset, kan tiltak for å opprettholde nødvendig drift av virksomheten i henhold til KMDs retningslinjer (arbeidsgiver.difi.no) bli aktuelt.

Aktuelle tiltak

  • Omdisponering av ansatte
  • Overtid
  • Endring av ferie
  • Midlertidige ansettelser for å dekke opp fravær
     
Hvordan kommer jeg i gang med Zoom?

ZOOM

Tjeneste for videokonferanser, undervisning og WEBINARER

Vi anbefaler alle å benytte denne tjenesten både i undervisningssammenheng, til møtevirksomhet og i privat sammenheng.
 
Tjenesten er enkel å bruke, og den stabil med hensyn til både god bilde og lydkvalitet, og den tilbyr mer funksjonalitet enn for eksempel SKYPE.
 
Det er mulig å gjøre opptak og man kan velge mellom ulike måter å gjennomføre en videokonferanse på (møte, WEBINAR etc).
Du kan invitere deltakere som ikke har egen ZOOM konto.
 
Lærere kan eventuelt gjøre opptak av video forelesningen og deretter laste opp opptaksfilen til BOX.COM og deretter gjøre den delte linken tilgjengelig i læringsplattformen (MOODLE).
 
Det eksisterer gode video veiledninger her

Du logger inn her: https://aho.zoom.us

Fra ZOOM klienten kan du opprette et møte i OUTLOOK (SCHEDULE) som du deretter sender til de som skal være med i møtet.

Tjenester for tilgang til private og felles filområder og digitale tjenester ved biblioteket  ved AHO.
I utgangspunktet er disse mappene og tjenestene kun tilgjengelig når man er koblet på AHOs nettverk.
For å få tilgang utenfor AHO må man laste ned en OPEN VPN klient (se link over) og logge seg inn med AHO brukernavn og passord. Da tror maskinen at den er koblet opp i AHOs nettverk med de tilganger man da har.
Veiledning

Deretter får du opp innlogging via FEIDE (FEIDE=AHO pålogging).
Velg «sign in»
1_8.png

2_7.png

Vi anbefaler:  at du logger inn fra lokal klient (PC/MAC/nettbrett) og ikke via VDI tilgang at du laster ned ZOOM klienten på din PC/MAC/NETTBRETT fra: https://zoom.us/support/download at du benytter ZOOM i stedet for SKYPE

PS!

If you need to divide your students into groups in a Zoom video lecture you can use the breakout room functionality. 
Please watch this video for more info
For this to work, all participants need to download and install the ZOOM-client and connect through the client.
 

Hvilke IT-verktøy er tilgjengelig hjemmefra?


AHO konto (passordendringer): 
Dersom det er behov for å endre passord fordi det utløper, kan du gjøre dette selv her

VPN tjenesten: 
Det er kun nødvendig å koble seg opp via VPN dersom du trenger tilgang til nedlasting av digitale publikasjoner fra biblioteket, tilgang til lisensserver og felles filområder ved AHO. Brukere av VDI løsning i administrasjonen trenger ikke å koble seg opp via VPN.

OPEN VPN-installasjon
VPN-tjenesten vil aktivere tilgang til ressurser og tjenester på AHO, som normalt bare er tilgjengelig når klienten / enheten din er koblet til det trådløse EDUROAM-nettverket på AHO.
Når du kobler deg til via VPN, vil klienten / enheten din "tro" at de koblet lokalt på AHO.
 
Oppsett for PC / MAC:
Koble til: https://openvpn.aho.no

Last ned OpenVPN-klienten og koble til URL’en ovenfor med ditt AHO-brukernavn og passord.
Oppsett for andre enheter er tilgjengelig på Moodle.
PS! Koble fra Open VPN forbindelsen når du ikke trenger den lenger.

Virtuell WIN 10 desktop for ansatte (VDI)
Denne tjenesten benyttes allerede av de fleste administrative ansatte ved AHO. Ta kontakt med IKT teamet dersom dere trenger tilgang. Tilgang krever at du laster ned en VMWARE klient på din PC/MAC eller nettbrett. Tjenesten krever IKKE VPN tilkobling.
 
MOODLE for faglig ansatte og studenter
Læringsplattformen er et godt utgangspunkt for dialog mellom lærere og studenter innenfor de enkelte kursene.
I løpet av neste uke vil ZOOM bli integrert med MOODLE slik at ZOOM mer sømløst kan benyttes til undervisning og tilbakemelding.
Moodle lisenser, programvare og tjenesteoversikt ,med veiledninger, her

Grafisk WIN 10 datasal desktop (GDAAS)
Vi kan tilby et begrenset antall virtuelle desktopp’er. Eget registreringsskjema er sendt ut til studentene.
 
For ytterligere informasjon ta kontakt med ikt-support@aho.no
 

Hvordan får jeg fullført ph.d.-studiet?


Til alle ph.d.-kandidater ved AHO
Situasjonen for de fleste ved AHO er uoversiktlig og vanskelig, men AHO vil gjøre det skolen kan for å hjelpe ph.d.-studenter til å fullføre studiet etter planen så langt det lar seg gjøre.
 
Disputaser i 2020
AHO jobber med å legge til rette for å avholde alle planlagte disputaser,  og arbeider med bruk og tilrettelegging av digitale løsninger som sikrer både kravene til disputasen og smittevern. Er du i avslutningen av din doktorgrad og planlegger å disputere i 2020 kan du ta kontakt med disputas@aho.no for å høre hvordan opplegget rundt digital disputas jobbes med.
 
Spørsmål og tilbakemeldinger
Har dere spørsmål som dreier seg om studiet, progresjon eller andre ph.d.-relevante spørsmål kan disse rettes til forskningsadministrasjon@aho.no så vil vi svare så fort vi kan. Om du allerede vet at din progresjon som ph.d.-student vil bli forsinket grunnet koronoa-situasjonen ta kontakt med oss slik at vi er orientert.
 
Ph.d.-programmet og veiledning
Har du faglige spørsmål eller lurer på hvordan du skal planlegge ph.d.-studiet fremover anbefaler vi at du tar kontakt med din veileder eller du kan kontakte leder av ph.d.-programmet Tim.Ainsworth.Anstey@aho.no
 
Til ph.d.-studenter som også er ansatt som stipendiater
Stipendiater med barn under 12 år kan få forlenget ansettelse for fravær i forbindelse med pass av barn ved stengt skole/barnehage. I utgangspunktet stiller forskriften krav om to sammenhengende ukers fravær før forlengelse gis. Med bakgrunn i den særlige situasjonen som har oppstått vil AHO fravike kravet om sammenhengende fravær dersom skoler/barnehager stenges. Forlengelse gis når du har et fravær på 10 dager eller mer i perioden. Stipendiater må sende den formelle søknaden til kjersti.coward@adm.aho.no, når skolene/barnehagene åpner igjen.
 


På vegne av beredskapsgruppen:

Ta vare på deg selv – ta vare på hverandre!