Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS?
Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i FS.
Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS:
Profilinformasjon
- navn
- fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer)
- kjønn
- kontaktinformasjon
- informasjon om din bakgrunn
- morsmål
- foto
- søknadsinformasjon
- samtykker du har gitt
- status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant)
- semesterregistreringsinfo
- fakturainformasjon
- informasjon om studier og kurs.
Personopplysningene dine kan hentes fra:
1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
2. Deg selv via Søknadsweb
3. Deg selv via EVUweb
4. Deg selv via Studentweb
5/8 Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
6. Andre universitet/høgskoler
7. Kontakt- og reservasjonsregisteret
9. Andre personer som registrerer deg i EVUweb
10. Andre personer som registrerer deg i Nomination
11. Saksbehandlere ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo
12. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
13. Lånekassa
14. Digitale eksamenssystem
15. Fagpersonweb
16. Brukeradministrativt system
17. Institusjonens økonomisystem
Frivillige registreringer
- Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
- Deg selv via Søknadsweb
- Deg selv via EVUweb
- Deg selv via Studentweb
5. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
Hvis du søker om opptak til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo via Søknadsweb, kan du samtykke til at vi kan hente inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Hvis du gir ditt samtykke henter vi ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.
6. Andre universitet/høgskoler
Hvis du søker om opptak til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, og har oppnådd resultater ved et annet universitet/høgskole som også benytter FS, kan du samtykke til resultatutveksling. Hvis du gir ditt samtykke kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.
Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet, kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb.
Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) for deg som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun et fåtall utvalgte personer ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo vil få tilgang til disse personopplysningene. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.
7. Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)
FS kan hente inn din e-postadresse og ditt mobilnummer fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at noen skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra KORR, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt.
Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke
8. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
Hvis du søker om opptak til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo via Samordna opptak, henter vi inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vi henter da ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.
9. Andre personer som registrerer deg i EVUweb
I noen tilfeller registrerer arbeidsgivere og andre opplysninger om deg i EVUweb. Dette skjer vanligvis hvis du gjennom arbeidsgiver skal studere/delta på etter- og/eller videreutdanning ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Denne informasjonen kan være nødvendig for at vi skal få behandlet en søknad/påmelding om opptak til studier/kurs.10. Andre personer som registrerer deg i Nomination
Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne institusjoner kan nominere utvekslingsstudenter til norske læresteder. Hvis du har blitt nominert i Nomination har du allerede fått beskjed om dette på e-post. Følgende personopplysninger blir lagt inn i Nomination for så å bli overført til FS: for- og etternavn, kjønn, e-postadresse, fødselsdato, statsborgerskap og hva du er nominert til. Den som nominerer kan også laste opp eventuelle dokumenter sammen med nominasjonen. Personer som har blitt nominert kan se sine personopplysninger, og eventuelle dokumenter, i Søknadsweb.
11. Saksbehandlere ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo
I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for og klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier.
12. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i FS henter vi inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret.
13. Lånekassa
Lånekassa sender Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo lister over alle personer som er kunder hos Lånekassa. Dette gjør de for at vi skal kunne vite hvilke personers opplysninger som skal sendes tilbake til Lånekassa i forbindelse med utbetaling av lån. Se gjerne punkt 8.6 lenger nede.
14. Digitale eksamenssystem
Noen eksamener kan gjennomføres gjennom digitale eksamenssystem. Sensur og begrunnelse for sensur, som blir registrert på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer, blir sendt til FS.
15. Fagpersonweb
På samme måte som for digitale eksamenssystem kan også sensur og begrunnelse for sensur bli registrert på deg i Fagpersonweb. Fagpersonweb er en webapplikasjon som benyttes av faglærere og sensorer. I tillegg til sensur og begrunnelse kan også oppmøteregistrering gjøres i Fagpersonweb. Personopplysninger om deg, som registreres i Fagpersonweb, blir sendt til FS.
16. Brukeradministrativt system
For at du skal få en IT-konto ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, og tilgang til våre IT-tjenester, registreres dine personopplysninger i et brukeradministrativt system som heter AHO-BAS (FIM) Vi registrerer ditt navn og fødselsnummer (11 siffer), samt hvor du er student (fakultet/avdeling).
Som grunnlag for å administrere tilganger og gruppetilhørighet til ulike digitale tjenester importerer vi også følgende person attributter fra FS:
[studentnr], [fornavn], [etternavn], [epost], [epost_ekstern], [telefon], [kjonn], [morsmal], [malform], [betalingOk], [registreringOk], [brukernavn], [studierettSlutt]
Samt følgende studieinformasjon knyttet til den enkelte student:
[kullid], [kullnavn], [studentStatus], [studierettStatus]
17. Økonomisystem
Ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo behandles betaling av semesteravgift i Agresso , kursavgifter og andre studieavgifter. Agresso lagrer ikke persondata for studenter, men mottar kun oversikt fra FS over innbetalte beløp. Dette benyttes til å avstemme regnskapet.