Før du søker

Før du tar kontakt med forskningsadministrasjonen er det viktig at du diskuterer prosjektideen med dine kollegaer og med ditt forskningsmiljø/institutt. Vi ønsker alle gode ideer velkommen, men det er viktig at ideene er forankret ved instituttet, samt i forsker- eller faggruppen du jobber i. 

Merk at det ved et eventuelt tilslag kommer flere oppgaver som må følges opp før selve prosjektet kommer i gang. Se veiledningen om prosjektetablering for mer info om dette. 

Vanligvis kommer ideer ut fra fire utgangspunkter:

Interesse fra ekstern samarbeidspartner om deltakelse

Her er det viktig å avklare allerede i begynnelsen av arbeidet med prosjektsøknaden  hva som forventes av AHO og ditt fagmiljø. Holder den eksterne samarbeidspartneren på med en søknad hvor AHO er partner, eller er det et ønske om at AHO skal lede prosjektet? 

Er det avklart om det skal søkes mot en spesiell finansiør eller er det bare en generell ide på bordet som man ønsker å jobbe videre med?

Du bør også avklare hva som er forventet av AHO å bidra inn med i et eventuelt prosjekt, om alt finansieres eller om AHO må bidra inn med egen tid eller egne midler. I så fall må du forankre ideen strategisk og avklare hva dette i praksis innebærer. Dette er det instituttleder som har myndighet til å avklare og direktør som skal godkjenne. 

Interesse fra internt fagmiljø

Først og fremst bør du ha diskutert ideen med din faggruppe og institutt, for å sikre at det er koblet opp mot instituttet eller AHOs prioriteringer og strategi. Det vil være lettere å få bistand til å videreutvikle ideen om dette er godt forankret med flere ved enheten du jobber. 

Her er det først viktig å avklare om det er ønskelig at AHO skal lede et prosjekt eller om vi ønsker å sette ut dette til andre partnere. Begynn gjerne prosessen så tidlig som mulig med å identifisere hvilke samarbeidspartnere som det er ønskelig å ta med inn i prosjektet, hvilket type prosjekt du ønsker å søke og hvilke finansiører du tror kan være aktuelle.  

En god ide fra en enkelt forsker

Om man har en god idé, kan forskningsadministrasjonen bidra med faglig innsikt i hvilke prosjekttyper, utlysninger og finansiører som kan være relevante. Vi anbefaler at også enkeltforskeres gode ideer forankres i fagmiljøet og i enheten man jobber før det tas videre til forskningsadministrasjonen. I tillegg vil det være en fordel å prioritere å støtte opp under ideen og hjelpe til med å videreutvikle den om den er koblet til AHOs strategi eller fagmiljøets prioriteringer. 

I en situasjon hvor det er mange henvendelser vil forskningsadministrasjonen måtte prioritere yngre forskere for å sikre karriereutviklingen og samt at det er et ønske at søknadsprosessen også blir en arena for å lære hvordan utvikle en god søknad.

Utlysninger 

Av og til dukker det opp utlysninger som ber om prosjekter med en tematikk som man ønsker å jobbe med. Da kan det ofte være ønskelig å snu seg rundt og forsøke å lage et prosjekt som retter seg mot utlysningsteksten. 

Uavhengig av hvordan ideen kommer på bordet er det viktig at faggruppen og instituttet hvor du er ansatt er orientert og har deltatt i diskusjonen om dette er noe som AHO bør satse på. Du vil ikke bli prioritert av administrasjonen eller faglig ledelse om ideen eller prosjektet verken er forankret i ditt fagmiljø, institutt eller AHO, og om du er den eneste ved AHO som ønsker å jobbe med dette uten kobling til resten av skolen. 

Har du eller ditt fagmiljø kommet så langt med ideen at dere ønsker å søke midler for å gjennomføre den, så ta kontakt med forskningsadministrasjonen så fort som mulig. 

Forskningsadministrasjonen ønsker å tilby støtte til faglig ansatte eller fagmiljøer med ideer og ønsker om å søke eksterne midler. For at forskningsadministrasjonen skal kunne hjelpe til i søknadsprosesser på best mulig måte vil det være behov for å planlegge og tilrettelegge. Derfor må det skrives et kort, ensides sammendrag av søknaden som beskriver hva dere ønsker å gjøre, hvem som er involvert og hvordan prosjektet vil bidra til kunnskapsendring og hvilken betydning det har for fagmiljøet du/dere er en del av: 

Derfor ber vi alle som ønsker administrativ støtte til forskningssøknader om å fylle ut:

• «ONE PAGER – RESEARCH APPLICATION SUMMARY»

Ta kontakt før du fyller ut om du trenger hjelp, forskningsadministrasjonen bistår deg i hvordan dette gjøres. 

Vet du hvor du skal søke penger eller ønsker du hjelp til å finne utlysninger? 

Forskningsadministrasjonen har kunnskap og kan bistå i å finne oversikt over utlysninger som kan passe prosjektideen din. For å kunne bistå deg vil vi også ha behov for en «One Pager» slik at vi kan jobbe strategisk og samarbeide videre med å finne utlysninger eller programmer hvor vi tror prosjektet ditt kan ha mulighet til å få finansiering. 

Deretter samarbeider vi i å finne utlysninger eller programmer hvor vi tror prosjektet ditt kan ha mulighet til å få finansiering. 

Ønsker du å søke midler hvor AHO er prosjekteier? 

Det er arbeidskrevende å være prosjekteier på en søknad, men ofte er det best om ideen og prosjektet er tett integrert i AHOs fagmiljøer og det meste av arbeidet skal gjøres av AHO. Derfor stiller vi også en del strenge krav for å kunne bistå og hjelpe til med søknader:

• Minimum 10 uker før søknadsfrist: Du/dere må ha forankret prosjektet i fagmiljø og ved instituttet, og fått «godkjennelse» i å starte en søknadsprosess
• Minimum 8 uker før søknadsfrist: One Pager, Research Application må ha blitt fylt ut og sendt inn til forskningsadministrasjonen. 

• Ønsker du å lede et EU prosjekt? Da må du være ute i meget god tid, og vi må gjøre en grundig jobb internt på AHO med å forankre dette, sikre at skolen har ressurser og kapasitet til å følge opp et eventuelt tilslag før vi setter i gang selve søknadsprosessen. Her anbefales minimum et halvt år før søknadsfrist siden dette må forankres skikkelig før vi går i gang. 

Ved søknadsfrister hvor det kan være mange søknader til samme frist (spesielt til Forskningsrådets utlysninger) vil forskningsadministrasjonen sette seg ned med alle prosjektforslag sammen med faglig ledelse ved AHO, avstemme prosessen og diskutere om skolen har kapasitet til å støtte alle søknader og eventuelt gjøre prioriteringer.

Forespørsler om søknadsbistand til søknader hvor AHO er prosjekteier etter tidsfristene er over vil bli nedprioritert. 

I det fortløpende arbeidet med søknader er det ønskelig med et møtepunkt mellom forskningsadministrasjonen og miljøet som står bak søknaden for å kunne bistå videre i prosessen. Her vil også økonomiavdelingen delta med prosjektøkonom, vi ønsker også at potensielle eksterne partnere deltar, og faglig ledelse ved AHO sammen med en eller flere representanter fra forskningsadministrasjonen. Her vil diskusjonen i stor grad dreie seg om å sette opp en realistisk tidsplan for alle deltagere i prosjektet frem til søknadsfristen. 

Finansiør/utlysning

Noe av det første som må avklares er hvor prosjektet ønsker å søke penger fra, hvilket program og innen hvilken tematikk. Når dette er avklart vil det utløse en rekke krav til utforming av søknaden, sammensetning av partnere og krav til dem, krav til budsjett og finansiering og ikke minst krav til hva prosjektet skal oppnå faglig. 

Alle formelle krav hos de ulike finansiørene og regler for budsjettering har forskningsadministrasjonen og prosjektøkonomen kunnskap om, og vi kan bistå med å følge opp dette i samarbeid med prosjektteamet. 

Er dette et stort prosjekt, med mange prosjektpartnere og en kompleks søknadskategori må det også tidlig avklares at det settes av tid og ressurser fra instituttet/fagmiljøets side for å sikre at alt kan følges opp. Les mer om dette i fanen Etablering.

Roller i søknadsarbeidet 

Prosjektleder 
Prosjektleder har en nøkkelrolle og må forvente å sette av en god del tid til dette arbeidet frem til søknadsfrist utover søknadsskriving. Prosjektleder er den faglige eier av søknaden og har ansvaret for å sikre fremdriften til alle deler av søknaden. I tillegg vil prosjektleder ha hovedansvar for følgende: 

• Partnere og avklaring 

Prosjektleder er ansvarlig i å følge opp, kommunisere og informere potensielle partnere om søknaden og fremgangen. Det vil også være prosjektleder som har hovedansvaret for å samle inn informasjon fra ulike partnere og sikre at dette kommer inn i tide. Prosjektleder kan delegere dette arbeidet videre, men vil uansett sitte med ansvaret for at det blir gjort. 
Det er helt avgjørende at avklaringer med partnere gjøres i god tid før søknadsfrist for å sikre at alle formelle krav kommer på plass i tide. 

• Intensjonsavtaler/Intensjonsbrev 

Prosjektleder har ansvar for å utforme og klargjøre hva som skal stå i eventuelle intensjonsavtaler/brev. Administrasjonen kan bistå i dette arbeidet og innhenting av disse, men overordnet ansvar ligger hos prosjektleder.

• Skriveteam 

Prosjektleder er ansvarlig for å sikre at teamet av deltagere skriver selve søknaden innenfor de rammer og krav som er satt for prosjektet. Prosjektleder har ansvar for å lage tidsplaner og prosesser som sørger for at ting blir ferdig i tide. 

• Tilganger til søknadsportal 

Det er prosjektleder som oppretter søknaden i søknadsportalen og har ansvar for å gi alle som har behov for det tilgang til søknaden.
Administrasjon (forskningsadministrasjon og økonomi)
Administrasjonen vil kunne bidra i en koordinerende rolle og vil bidra med det fagadministrative nødvendige arbeidet mot en fullstendig søknad. Likefullt må det forståes at at ansvaret alltid vil ligge hos prosjektleder for selve søknaden. 

• Kvalitetssikring og budsjettoppfølging 

Prosjektleder må sørge for å oversende informasjon om innhold til budsjettet. Hovedsakelig innenfor disse kategoriene:

• Finansierte stillinger
  • Skal prosjektet be om midler til nye stillinger, Ph.d./post Doc eller andre
• Personalkostnader 
  • Her menes alle som skal arbeide på prosjektet som allerede har kontrakt med AHO. AHO tar ansvar for å regne ut kostnader for AHOs involvering, mens partnere har ansvar for å gjøre denne utregningen for seg selv. 
• Direkte kostnader 
  • Alle kostnader som vil beløpe i form av reiser, overnatting, innkjøp av materialer, osv 
• Eventuelle andre kostnader 
  • Dette kan være innkjøp av FOU tjenester og innkjøp av infrastruktur eller utstyr 

Forskningsadministrasjonen vil sammen med økonomiavdelingen sette opp et forslag til budsjett for hele AHO og alle kostnader basert på denne informasjonen. Det er viktig at økonomi er involvert tidlig nok for å sikre at de gis tid til å gjøre disse utregningene. 

Administrasjonen vil kunne ta ansvaret for å avstemme med finansiør eventuelle spørsmål rundt formelle krav og kriterier i utlysningen, samt avstemme med finansiør spesifikke budsjettspørsmål og andre regler. 

Budsjettutforming
AHO må i alle eksternfinansierte prosjekter vi får tilslag på, budsjettere etter det som kalles TDI modellen. Det innebærer at vi skal dokumentere alle kostnader på prosjektet, både der vi får midler til å dekke kostnader og der vi går inn med egen arbeidstid eller egne midler. Forskningsadministrasjonen vil sammen med økonomiavdelingen ha en oversikt over alle kostnader forbundet med personell i et forskningsprosjekt. 

Partnere 
Står ansvarlig for sin del av både prosjektet og budsjettet. Dette må oversendes AHO senest 2 uker før søknadsfrist om AHO skal kunne binde dette sammen til en helhetlig søknad og et godt fundert budsjett. Merk at frister vil kunne variere noe for størrelsen på og type prosjekt.

Ønsker du å søke midler hvor AHO er prosjektpartner? 

Det er ofte mindre arbeidskrevende å være partner i en søknad, men også her er det best om ideen og prosjektet er tett integrert i AHOs fagmiljøer der det meste av arbeidet skal gjøres av AHO. Derfor stiller vi krav om tidlig involvering om administrasjonen skal bistå i søknadsarbeidet. 

Norske midler (Forskningsrådet og DIKU)

• Minimum 4 uker før søknadsfrist: Du/dere må ha forankret prosjektet i fagmiljø og ved instituttet, og fått «godkjennelse» i å starte en søknadsprosess (se punkt lenger opp)

• Minimum 3 uker før søknadsfrist: One Pager, Research Application må ha blitt fylt ut og sendt inn til forskningsadministrasjonen. 

EU og andre europeiske midler

• Ønsker du å være partner i et EU prosjekt? Da må du være ute i god tid, det vil si minimum fire uke i forkant, og det må først gjøres en grundig jobb internt på AHO med å forankre dette for å sikre at skolen har ressurser og kapasitet til å følge opp et eventuelt tilslag før vi setter i gang selve søknadsprosessen. 

Ved søknadsfrister hvor det kan være mange søknader til samme frist (spesielt til Forskningsrådets utlysninger) vil forskningsadministrasjonen sette seg ned med alle prosjektforslag sammen med faglig ledelse ved AHO, avstemme prosessen og diskutere om skolen har kapasitet til å støtte alle søknader og eventuelt gjøre prioriteringer.

Det vil også variere hvor komplekse søknadskategoriene er og igjen hvor mye kapasitet forskningsadministrasjonen har til å støtte dette opp. Alt dette vil gå inn i vurderingen om hva skolen kan stille seg bak og love bistand til. 

Forespørsler om søknadsbistand til søknader etter tidsfristene er over, vil bli nedprioritert. 

Prosjektleder når AHO er partner 

Selv om AHO kun skal være partner i en søknad forventer vi at det finnes en prosjektleder for søknaden og arbeidet fra AHO. Søknaden og tidsplanen vil styres av institusjonen som «eier» søknaden, men prosjektleder har en nøkkelrolle og må forvente å sette av mye tid frem til søknadsfrist. Prosjektleder er den faglige eier av søknaden ved AHO og har ansvaret for å koordinere prosessen rundt søknaden ved AHO. 

Det er viktig å involvere forskningsadministrasjonen så tidlig som mulig også om man ønsker å være partner.  

Prosjektleder har ansvar for å holde kontakt med prosjekteier og informere alle involverte ved AHO om tidsfrister og andre krav som AHO må følge opp. 

Administrasjon (forskningsadministrasjon og økonomi)
Administrasjonen vil kunne bidra for å avlaste i søknadsarbeidet, men det er viktig å understreke at ansvaret alltid vil ligge hos prosjektleder for selve søknaden. 

• Kvalitetssikring og budsjettoppfølging 

Prosjektleder må sørge for å oversende informasjon om innhold til budsjettet. Hovedsakelig innenfor disse kategoriene:

• Finansierte stillinger
  • Skal prosjektet be om midler til nye stillinger, Ph.d./post Doc eller andre
• Personalkostnader 
  • Her menes alle som skal arbeide på prosjektet som allerede har kontrakt med AHO. AHO tar ansvar for å regne ut kostnader for AHOs innvolvering, men partnere har ansvar for å gjøre denne utregningen for seg selv. 
• Driftskostnader
  • Alle kostnader som vil beløpe i form av reiser, overnatting, innkjøp av materialer, osv 
• Eventuelle andre kostnader 
  • Dette kan være innkjøp av FoU tjenester og innkjøp av infrastruktur eller utstyr 

Forskningsadministrasjonen vil sammen med økonomiavdelingen sette opp et forslag til budsjett for AHO sin del i prosjektet og alle kostnader basert på denne informasjonen. Det er viktig at økonomiavdelingen er koblet på tidlig for å sikre at de gis tid til å gjøre disse utregningene. 

Administrasjonen vil også ta ansvaret for å avstemme med finansiør eventuelle spørsmål rundt formelle krav og kriterier i utlysningen, samt avstemme med finansiør spesifikke budsjettspørsmål og andre regler. 

Budsjettutforming
AHO må i alle eksternfinansierte prosjekter vi får tilslag på budsjettere etter det som kalles TDI modellen. Det innebærer at vi skal dokumentere alle kostnader på prosjektet, både der vi får midler til å dekke kostnader og der vi går inn med egen arbeidstid eller egne midler. Forskningsadministrasjonen vil sammen med økonomiavdelingen har en oversikt over alle kostnader forbundet med personell i et forskningsprosjekt. 

Alle søknader som sendes fra AHO, både hvor AHO er prosjekteier eller prosjektpartner må gjennom godkjennelse. Ved AHO er det tre trinn som må avklares:

• Godkjennelse ved instituttet ved instituttleder 
• Godkjennelse av budsjett av økonomiavdelingen
• Godkjennelse fra AHOs ledelse, vanligvis gjennom direktør. 

Forskningsadministrasjonen vil ta et ansvar for å sikre godkjennelsen av administrasjonen ved AHO, men den faglige godkjennelsen ved instituttet er viktig at prosjektleder sørger for så tidlig som mulig. 

Det er alltid prosjektleder som sender inn søknaden. Er AHO prosjekteier er det faglig prosjektleder som sender inn søknaden på vegne av alle partnere i søknaden, etter at den er godkjent internt på AHO. Er AHO prosjektpartner så er det faglig prosjektleder som oversender AHOs del av søknaden til prosjekteier etter godkjenning internt på AHO. 

Forskningsadministrasjonen vil kunne bistå ved å avstemme at alle formelle krav er oppfylt og alle relevante dokumenter er lastet opp i søknadsportalen. 

Etter søknaden er sendt inn skal den arkiveres i AHOs arkiv, både om AHO er eier eller prosjektpartner. Søknader og evalueringer vil evalueres årlig i FU som en del av kvalitetssikring og som grunnlag for strategiske diskusjoner for skolen. Innsendte søknader kan brukes som referanser i arbeidet med fremtidige søknader.

Er AHO prosjekteier så er det faglig prosjektleder sitt ansvar å videresende den innsendte søknaden til resten av partnerne i søknaden. 

I etterkant av en søknadsprosess, spesielt om AHO har sendt en søknad som prosjekteier, ønsker forskningsadministrasjonen å gjøre en evaluering i etterkant. Forskningsadministrasjonen samler teamet som var involvert i søknaden på AHO og går gjennom hva som fungerte og ikke fungerte. Forskningsadministrasjonen vil ta initiativ til dette kort tid etter søknadsfristen. 

• Administrativt ansvarlig: Denne personen skal ha fullmakt til å forplikte prosjektansvarlig (her AHO). 
• Prosjektansvarlig er AHO (eller annen virksomhet/instituttet som er prosjekteier).
• Prosjektleder: faglig ansvarlig leder for prosjektet.