Etablering av forskningsprosjekter

Gratulerer med tilslag på forskningsprosjektet - Husk å feire seieren!

I forbindelse med tilslaget er det vanlig å få tilsendt en del dokumentasjon fra finansiør. Ta vare på alle vurderingsskjema som kommer i forbindelse med vurdering av søknaden din (ekspertvurdering, relevansvurdering - sendes sammen med tilslagsbrev). Forskningsadministrasjonen trenger dette for oppfølging og skolens statistikk.     

Er AHO partner i prosjektet, men du har ikke mottatt informasjon? Ta kontakt med prosjektansvarlig institusjon og etterspør informasjon om hva som skjer videre.

Er du ny som prosjektleder? Sett deg godt inn i veiledningen og ta kontakt med forskningsadministrasjonen dersom du har spørsmål. Merk at denne veiledningen er ment som nettopp det, en veiledning. Det er ikke alle punkter som vil være relevant for alle prosjekter, og om du er i tvil om noe tar vi gjerne en prat med deg.

Prosjektleder har ansvar for å informere internt på AHO om tildelingen (forskningsadministrasjonen, økonomi, kommunikasjon, HR, instituttene) og til partnere om tilslag på prosjektet.

Ved prosjektoppstart kjører forskningsadministrasjonen interne prosjektoppstartsmøter med kontaktpersoner fra økonomi, kommunikasjon og HR. Dette vil bidra til god informasjonsflyt utover i prosjektløpet. God kommunikasjon med forskningsadministrasjonen fra beskjed om tilslag og gjennom hele prosjektløpet sikrer også god prosjektstyring, og gjør at man er forberedt for de ulike leveransene som kommer.    
 

Ulike finansiører: Merk at det er forskjeller mellom de ulike finansieringsordningene (eks. EU og ulike program hos Forskningsrådet), og at kravene som stilles til etablering og oppfølging vil variere ut fra hvilken finansieringsordning/finansiør det er. Se gjerne informasjon om dette på de ulike finansiørenes websider, her ligger det mye info.
 

Med prosjektansvarlig menes ansvarlig institusjon for prosjektet. Hvordan vi håndterer prosjekter er også avhengig av vår rolle i prosjektet. Er AHO prosjektansvarlig eller partner? Hvis vi er prosjektansvarlig har vi hovedansvaret, mens som partner i et prosjekt følger vi prosjektansvarligs fremdriftsplan og bestillinger underveis i prosjektet. 
 

Alle formelle krav for prosjektet avhenger av finansieringsordning, prosjekttype og utlysning. Dette vil følge av utlysningen, og etter hvert som den kommer på plass, kontrakten. Om vi er prosjektpartnere i kontrakten følger vi bestillinger og informasjon som kommer fra prosjektansvarlig. Eksempler på krav og dokumentasjon som ofte blir etterspurt, er: 

• Datahåndteringsplan
• Innmelding til NSD
• Kommunikasjonsplan og krav til publisering
• Utviklingsplan for Post.doc/PhD 
• Detaljert budsjett 
• Statsstøtte, med egenerklæringsskjema
• Tilleggsdokumentasjon fra partnere
• Rapporteringskrav (se eget punkt i veiledning om prosjektgjennomføring – link kommer senere)
   

Ved tilslag på prosjekter finansiert av Forskningsrådet, skal det gjennomføres en revidering av søknaden. Her skal all informasjonen i søknaden kryssjekkes, i henhold til budsjett, partnere, og status for prosjektgjennomføring og om det er kommet noen vesentlige endringer siden sist som kan komme til å påvirke framdriften. Dette og hva som eventuelt må revideres, vil stå i tilslagsbrevet. Involver forskningsadministrasjonen i god tid før fristen for revidert søknad. Ved behov involveres økonomienheten i arbeidet med revidert budsjett. Den reviderte søknaden skal også arkiveres - send denne til forskningsadministrasjonen. For andre finansieringsordninger, kan det også komme spørsmål om tilleggsinfo ved tilslag. 
 

Hvis du har behov for å ansette bemanning på prosjektet, må planlegging av dette starte i god tid. Dette tar gjerne lengre tid enn man tror! Særlig gjelder dette hvis du skal ansette stipendiater eller andre stillinger som skal utlyses. Dette må på plass:   

• Bemanningsplan. Denne må inneholde datoer og kompetanseprofil på stillingene (stillingsnivå), og hvilke oppgaver som skal utføres til hvilken tid
• Lag utlysning i samarbeid med HR og planlagt medarbeideransvarlig (instituttleder)
• Faglige stillinger skal godkjennes i Forskningsutvalget (stipendiater) eller ansettelsesutvalget (andre stillinger)
• Kortere prosjektengasjementer skal ikke behandles i utvalg, men godkjennes av personalansvarlige for fagområdet prosjektet sorterer innen, basert på et grunnlag som bekrefter de finansielle rammene for stillingen. Involver HR i dette arbeidet.
   

Hvem har ansvar for hva?
Prosjektleder har det overordnede ansvaret for fremdrift og leveranser, samt administrasjon av prosjektet. Forskningsadministrasjonen har administrativt og evt. koordinerende oppfølgingsansvar og bistår etter behov og avtale. De bistår med rapportering og kontakt mot økonomi, samt HR og kommunikasjon. Ansettelser må forankres hos instituttleder.
 

Kontrakten forstås som prosjektets hoveddokument, og er kontrakten mellom prosjektansvarlig og finansiør (eks. Forskningsrådet eller Diku). Denne kontrakten skal alltid signeres av administrativt ansvarlig på prosjektet. Administrativt ansvarlig hos AHO er direktør, og for Diku-prosjekter: rektor. Noen ganger skal også prosjektleder signere kontrakten med finansiør. Merk at noen finansiører har elektronisk signering (gjennom systemet, eks. Mitt nettsted hos Forskningsrådet). 

Kontraktsmalen følger fra finansiør. Kontrakt og tilhørende avtaler (konsortieavtaler/samarbeidsavtaler) skal arkiveres etter de er signert.  Forskningsadministrasjonen må involveres i dette arbeidet tidlig. 

Konsortieavtaler/avtaler med samarbeidspartnere
Det er ofte lagt ved et signert intensjonsbrev fra partnere i prosjektet som en del av søknaden. Da er det ofte krav om å inngå forpliktende samarbeidsavtaler med alle partnere før prosjektet starter. Konsortieavtaler og samarbeidsavtaler utarbeides av prosjektansvarlig institusjon, herunder prosjektleder og prosjektteam. For AHO sine forpliktelser i prosjektet, må alle ressurseiere konsulteres i utforming av kontrakten (f.eks. personalressurser, lab/verksted eller andre lokaler, kursansvarlige) Direktør signerer konsortieavtaler for AHO. Forskningsadministrasjonen må involveres i dette arbeidet
 

Prosjektleder kaller inn til prosjektetableringsmøte for å avtale rutiner for prosjektadministrasjon med involverte parter; forskningsadministrasjonen, økonomi, instituttleder, evt HR dersom det skal gjøres ansettelser. 

• presentasjon om prosjektet og rammer
• detaljert budsjett
• bemanningsplan i prosjektet
• rapporteringsrutiner og ansvar
• kontrakt 
   

Prosjektskjema må leveres inn til økonomiavdelingen før det påløper kostnader i prosjektet. Dette skjer etter kontrakten er signert. Du finner prosjektskjemaet under pkt. 3.2. Opprettelse av nytt forskningsprosjekt: Forsking | Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo (aho.no)
 

På noen prosjekter er det krav om å etablere et styre eller referansegruppe. Prosedyre for opprettelse av styre eller styresammensetning samt styrets mandat og beslutningsprosedyrer er ofte bestemt i kontrakten. Styret har det overordnede ansvaret for at prosjektet gjennomføres i henhold til kontrakt med finansiør, både med hensyn til fremdrift, leveranser, rettigheter til resultater og økonomi. Styret har også ofte ansvar dersom det er endring i partnersammensetning underveis i prosjektet. Hvilket ansvar og hva som er nødvendig av oppfølging avklares i kontrakten og arbeidsform avklares i når styret settes. Merk forskjellen på styre og styingsgruppe/referansegruppe.
 

Se liste for begrep og uttrykk under "Før du søker"