Vi utleverer dine personopplysninger til andre
Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.
Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.
Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.
Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:
1) Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning
FS utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.
2) Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO)
FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.
3) Studentsamskipnaden i Oslo
Når du har betalt semesteravgift eller fått studierett hos oss, vil SiO få tilgang til personopplysninger om deg som er registrert i studentregister for Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Dette for at SiO skal vite at du er student, slik at du får tilgang til og informasjon om SiOs tilbud og tjenester. SiO vil få oppgitt ditt fødsels- og personnummer/D-nummer, fornavn, etternavn, lærestedskode, sist betalte semesteravgift, eventuelt fritatt semesteravgift, epost og mobilnummer. Tilgangen gjelder også for underleverandører som SiO har databehandleravtale med. Dette er nødvendig for at SiO skal kunne levere sine tjenester til studentene.
Grunnlaget for utleveringen er personvernforordningens (GDPR) artikkel 6. nr 1 c (rettslige forpliktelser) og Lov om studentsamskipnader (studentsamskipnadsloven) §§ 4 og 5. Les mer om SiOs behandling av personopplysninger i SiOs personvernerklæring punkt 4.
4) Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
Hvis du kommer til Norge for å studere, og ikke er registrert i Folkeregisteret ennå, vil AHO søke Samordna opptak om at du får et foreløpig fødselsnummer (S-nummer). Samordna opptak sjekker med Folkeregisteret at du ikke allerede finnes i Folkeregisteret, før du får et S-nummer.
5) Utlendingsdirektoratet
Hvis du ikke er registrert med permanent oppholdstillatelse i Norge, utarbeider UiO en rapport om deg vedrørende studieprogresjon og deltidsarbeidstillatelse. Rapporten får du i papir fra UiO, og så gir du den selv til Utlendingsdirektoratet (UDI). Les mer på UDIs regelverk.
6) Lånekassa
Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.
Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).
Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning.
7) Brukeradministrative system
For at du skal få en IT-konto ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, og tilgang til våre IT-tjenester, må dine personopplysninger registreres i et brukeradministrativt system som heter AHO-BAS (FIM.) I den anledning henter vi personopplysninger og studieinformasjon fra FS til AHO-BAS. Se også pkt 16 under hovedpunkt 5 for mer detaljer.
8) Moodle (digital læringsmiljøsystem)
Ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo benyttes Moodle i undervisningssammenheng, og noen ganger også eksamen. Dette betyr at IKT-avd ved AHO (og firma E-faktor (fra 1.jan 2019)) som utvikler og drifter Moodle for AHO, vil ha tilgang til navnet ditt, brukernavnet ditt, mobilnummeret ditt, din AHO mailadresse og hvilke kurs den enkelte student deltar i. Du kan også laste opp bilde av deg selv om du ønsker. Første gang du tar i bruk Moodle må du gi ditt samtykke til at persondata lagres.
9) Adgangskort / adgangskontroll
Opplysninger om deg vil bli registrert i AHOs adgangskontrollsystem for at du skal få tilgang til AHOs bygg og rom under studiene dine, ved hjelp av adgangskortet. Studenter som ønsker adgangskort, blir fotografert av driftsavdelingen. Bildet på aktive adgangskort lagres i FS og vil være det samme bildet som overføres til mobilappen Studentbevis, for studenter som velger å ta den i bruk (gitt samtykke).
Systemet /tjenesten henter og benytter informasjon om studentnummer, fornavn, etternavn, bilde, brukerkategori (ansatt/student).
10) Agresso (Leverandør av økonomisystem)
Ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo behandles betaling av semesteravgift i Agresso. Ingen personopplysninger lagres i Agresso. Oversikt over innbetalinger ligger i FS.
11) Computas (leverandør av Studentbevis-appen)
Hvis du er student ved AHO, har registrert deg for semesteret og har betalt semesteravgiften, kan du laste ned appen Studentbevis. Med appen kan du dokumentere at du er student. Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på i appen med ditt AHO-brukernavn og passord (Feide). Studentbevis-appen viser navnet ditt, studiested, og om du har betalt semesteravgift og semesterregistrert deg det inneværende semesteret. Det er du som selv laster ned appen og logger deg på, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til.
Det er frivillig å ta i bruk appen.
12) Public 360 (arkivsystem)
Dersom du har en søknads- og/eller vedtaksprosess ved UiO, vil dette være registrert i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem som heter Public 360
13) Andre universiteter og høgskoler
Søknad om opptak gjennom Samordna opptak
Når du søker om opptak til Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.
Samtykke til resultatutveksling
Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.
Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.
Ved vedtak om sanksjoner ifm atferd
I tilfeller hvor det er registrert at Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.
14) NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.
15) BIBSYS
For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, og ta i bruk bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS. Dette skjer kun når du er semesterregistrert og har betalt semesteravgift.
16) Statistisk sentralbyrå (SSB)
Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til
- din semesterregistrering
- ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
- ditt/dine fullførte studieprogram
- din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
- deg og din studierett på et doktorgradsprogram
17) NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)
Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til
- din søknad om opptak til studier
- din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r)
- dine avlagte eksamener
- din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
- din(e) utveksling(er)
- om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
- deg og ditt doktorgradsprogram
18) NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.
19) Utlevering av personopplysninger etter offentleglova
I tilfeller hvor Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke vil kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personversnerklæringen.20) CRIStin (Current Research information system in Norway)
CRIStin er en database for forskningsresultater og informasjon for dokumentasjon av vitenskapelig aktivitet. Dersom du studerer på doktorgradsnivå kan det bli det overført data om deg fra lønnssystemet ved AHO (SAP) til CRIStin:
- Adresse
- Navn
- E-postadresse
- Fødselsnummer
- Telefonnummer