Arbeidsmiljøutvalget (AMU)

Bakgrunn

AHO er en virksomhet med over 30 arbeidstakere, og plikter derfor å ha et arbeidsmiljøutvalg (AMU), jf. Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). I arbeidsmiljølovens kapittel 7 omtales AMUs oppgaver og plikter
m.m. Arbeidsmiljøloven stiller krav til et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, og AMU representerer en sentral dimensjon når virksomheten forholder seg til disse og relaterte krav.

AMU er både et besluttende og rådgivende utvalg i spørsmål som angår ansattes sikkerhet, helse og velferd. AMU skal være en pådriver for å få til et godt arbeidsmiljø ved AHO, og det skal delta i planlegging av verne- og miljøarbeidet.
 

Virkeperiode og hyppighet

• AMUs virkeperiode er på 2 år.
• Periodene innledes i oddetallsår, og avsluttes etter partallsår.
• AMU har minimum 4 møter i året, og møtene fordeles kvartalsvis, så langt dette lar seg gjøre.
• I årets første AMU-møte fastsettes møtetidspunktene t.o.m. første møte i påfølgende år, jf. årshjulet.
• Ved behov kan AMU holde ekstraordinære møter. AMU-medlemmer kan anmode om dette, og AMU-leder tar beslutningen.
• Ifm. med innføring av nye AMU-retningslinjer i 2025, avholder AMU 6 møter dette året. Dette for å tilrettelegge for god implementering av retningslinjene.
 

Sammensetting

• 4 medlemmer totalt, og samtlige har personlig vara. AMU-medlemmer representerer hele AHO.
• 2 arbeidstakerrepresentanter, hvorav hovedverneombudet alltid er den ene. Vara hovedverneombud er personlig vara for hovedverneombudet.
• Den andre arbeidstakerrepresentanten og vedkommendes personlige vara utpekes av de tillitsvalgte.
• 2 arbeidsgiverrepresentanter, hvorav representant for virksomhetens toppledelse, alltid er den ene. Arbeidsgiver utpeker vara for fast arbeidsgiverrepresentant.
• Den andre arbeidsgiverrepresentanten og vedkommendes personlige vara utpekes av arbeidsgiver.
AMU-sekretær er ikke medlem av AMU, og utpekes av arbeidsgiver. BHT deltar som fast observatør.
 

Roller

• Kun AMU-medlemmer eller fungerende vara for AMU-medlemmer, har stemmerett i AMU.
• Ved avstemminger der partene ikke kommer til enighet, kan AMU-leder benytte dobbeltstemme.
• I oddetallsår er representant for AHOs toppledelse leder for AMU.
• I partallsår er hovedverneombudet leder for AMU.
• BHT inviteres som fast observatør i AMU.
• AMU-varaer inviteres som observatører i AMU.
• AMU kan invitere ressurspersoner ifm. enkeltsaker.
• AMU-sekretær er utvalgets saksbehandler, fagressurs og koordinator.
• AKAN inviteres minimum en gang i året, og deltar ellers når AMU behandler relevante tema.
AMU-leder beslutter om observatører og andre gjester har talerett.

Underutvalg

AKAN
Arbeidslivets kompetansesenter for rus og avhengighet (AKAN) er en viktig aktør i satsingen på rusmiddelforebygging i arbeidslivet. Akan er en ideell organisasjon som ble etablert i 1963. Organisasjonen er tuftet på samarbeid mellom partene i arbeidslivet, og eies av LO, NHO og staten. AHO følger AKANs policy.
AKAN-utvalget ved AHO er et underutvalg av AMU, og deltar minst en gang i året i AMU, og ellers når tema tilsier dette.
Arbeidsgiver utpeker medlemmer til AHOs AKAN-utvalg, og sørger for at disse får nødvendig kompetanse. AKAN-utvalget består av minimum en arbeidstaker- og en arbeidsgiverrepresentant.
 

Oppgaver og myndighet

Arbeidstilsynet oppsummerer hvilke oppgaver og hvilken myndighet som knytter seg til et arbeidsmiljøutvalg, og AHOs AMU følger denne oppsummeringen. Oppgavene knytter seg til hhv. arbeidsmiljøloven, relevante forskrifter og evt. underutvalg av AMU (som AKAN).
 

Årshjul

AMUs årshjul definerer og tidfester faste tema ila. utvalgets virkeperioder, samt faste saker for alle AMU-møter. Årshjulets innhold er forpliktende for AMU, og evt. avvik fra det må adresseres i AMU-referat. Årshjulet er et formelt vedlegg til retningslinjene, og evt. endringer i årshjulet må behandles og godkjennes av AMU.
 

Arbeidsmetode

Saker

• Saker som fremmes i AMU stammer fra en av tre kilder: Årshjulet, AMUs oppgaver og myndighet, eller saker som er meldt inn.
• Alle ansatte ved AHO (inkl. AMU) kan anmode om at en sak tas opp i utvalget.
• Saker kan meldes inn til AMU, ved å sende anmodning til AMU-sekretæren senest 3 uker før aktuelt AMU-møte.
• Leder for AMU tar stilling til om innmeldte saker er relevante for utvalget, og om de derfor skal inn i agendaen. Det anbefales at AMU-leder konfererer med AMU i slike tilfeller.
• AMU er beslutningsdyktig i vedtakssaker når 4 representanter deltar i møtet.
• Oppfølgingsansvar ifm. vedtak skal fremgå av møtereferat.
 

Innkalling

• AMU-leder utarbeider agendaen med bistand fra AMU-sekretæren.
• Lederskapet i AMU alternerer mellom partene, og det anbefales at AMU-leder konfererer med leder for den motsatte parten, før utsending av agendaen skjer.
• Innkalling med agenda sendes ut minst 1 uke før møtetidspunkt. AMU-leder avgjør hvilke saksdokumenter som evt. legges ved innkallingen.
• Innkalling skjer via Outlooks kalenderfunksjon, og møtene er fysiske så langt dette er mulig.
 

Dokumentasjon

• Dokumenter produsert av eller for AMU, arkiveres i organisasjonens arkivsystem. Eksempel på slike dokumenter kan være møteagendaer og –referater, årsrapporter, innrapporteringer, evalueringer og kartlegginger.
• Dersom sensitivitetshensyn tilsier det, kan deler av referatet skjermes med relevant lovhjemmel. I så fall arkiveres både en skjermet og en ikke-skjermet versjon av referatet.
• AMU-sekretæren fører referat i møtene, og sørger for arkivering når referatet er godkjent.
• AMU-sekretæren følger opp kvalitetssikring av referatet, samt godkjenning av dette. Innledningsvis sendes utkast til møtedeltakerne for innspill og kommentarer, med en ukes frist. Dersom AMU-medlemmer ikke ønsker å godta referatutkastet per e-post, blir det behandlet som sak i førstkommende AMU- møte.
 

Publisering

AMU-sekretær sørger for publisering av agenda og (ikke-skjermet versjon av) godkjent referat. Dette gjøres på dertil egnet AHO-nettside. De ansatte orienteres om publiseringen via ordinær kommunikasjonspraksis.
 

Verktøy

• AMU-sekretær benytter P360s utvalgsmodul som saksbehandlingsverktøy.
• AMU benytter TEAMs som arbeidsverktøy. AMU-sekretær koordinerer og kvalitetssikrer TEAMs-aktiviteten.
• AMU har egen nettside på AHOs nettdomene.
 

Evaluering og endring av retningslinjene

• AMUs retningslinjer kan ved behov justeres. Evt. endringer i retningslinjene, må godkjennes i AMU.
• Behovet for et stabilt AMU, skal alltid veies opp mot behov for justeringer i retningslinjene, og mange endringer på kort tid anbefales derfor ikke.
• AMU anbefales å gjennomføre en evaluering av AMUs aktivitet og retningslinjer i virkeperiodens siste møte, jf. årshjulet. Dette inngår i AMUs-årsrapport. Resultat av evalueringen overbringes neste AMU, som tar stilling til evt. oppfølging.

Retningslinjene for AHOs AMU ble vedtatt av Interim-AMU 05.12.2024, og trådte i kraft 01.01.2025. 
[Ref. IAMU 8/2024]