For stipendiater

Opptaksprosedyre for stipendiatstillingar der AHO har arbeidsgjevaransvar

Prioriterte emneområde for forskingsinnsats vil bli kunngjort ved utlysing av stipendiatstillingar ved opptak til doktorgradsprogrammet ved AHO. Instituttilknytning og potensiell rettleiar vil bli kunngjort i utlysningsteksten.

Søknad på stipendiatstilling skal innehalde: 

• CV og kompetansedokumentasjon for søkjar.
• Dokumentasjon på den utdanninga som skal ligge til grunn for opptaket.
• Førebels prosjektskisse og tentativ framdriftsplan. Denne skal gjere greie for forskingstema, problemstillingar ein søkjer å utforske gjennom forskingsarbeidet og den empirien som skal innhentast. Ei skisse til metodisk innfallsvinkel og referansar til kunnskapsstatus i forskingsfeltet skal også leggjast ved.
• Informasjon om spesielle rettleiingsbehov og eventuelt etablerte kontaktar i samband med rettleiing.
• Eventuelle planar for opphald ved andre, inkludert utanlandske, forskingsinstitusjonar eller verksemder.
• Viss det er aktuelt: opplysningar om immateriellrettslege restriksjonar (IPR) som er knytt til prosjektet.

For vurdering av søkjarar nemner FU opp ein sakkunnig komité. Instituttet doktoranden skal vere tilknytt, skal kome med forslag til medlemmer. Komiteen skal vere samansett av 3 personar, der to medlemmer helst skal være eksterne. Begge kjønn skal, om det er mogleg, vere representert. Alle medlemmene må ha doktorgrad eller tilsvarande kompetanse. Dersom kriteria ikkje vert oppfylte, skal dette kome fram i ei særskilt grunngjeving. 

Dei viktigaste kriteria for prioritering mellom søkjarar skal vere:

• Ei vurdering av søkjarens generelle kompetanse og søkjarens kompetanse målt opp mot det aktuelle prosjektet
• Prosjektet sin relevans i høve til AHOs prioriterte fagområde
• Prosjektsøknadens faglege kvalitet og prosjektets potensiale for gjennomføring
• Rettleingskapasitet ved AHO

Den sakkunnige komiteen si oppgåve er å vurdere kvalifikasjonar for opptak til AHOs doktorgradsutdanning. Komiteen skal skilje mellom kvalifiserte og ikkje-kvalifiserte søkjarar og gjere vurderingane sine på bakgrunn av innsendt materiale. Komiteen skal leggje fram vurderingar av kvar enkelt kvalifiserte søkjar. Om det ikkje eksplisitt er bede om det, skal ikkje søkjarane rangerast.

Det aktuelle instituttet vurderer søkjarane som er funne kvalifiserte i samråd med prosjektleiar, og kan intervjue kandidaten om det er ønskjeleg.  Instituttet gir tilråding om tilsetjing og skriv innstilling. Komiteen sine vurderingar og instituttet si innstilling skal handsamast av FU. FU er tilsetjingsorgan for stipendiatstillingar ved AHO.

Om mogleg skal tilsetjing og opptak til ph.d.-programmet handsamast på same tidspunkt, slik at vedtak om tilsetjing også inneber opptak til ph.d.-programmet ved AHO.

Opptaksprosedyre for søkjarar som AHO ikkje har arbeidsgjevaransvar for

AHO tek berre opp studentar som kan dokumentere finansiering for heile opptaksperioden.
Eksterne søkjarar med finansiering frå eigen institusjon, frå andre eksterne kjelder eller med eigenfinansiering, må leggje fram dokumentasjon på slik finansiering ved søknadstidspunktet.

Tilsegn om opptak til ph.d.-programmet ved AHO vert berre gjeve med atterhald om finansiering. Det vert då gjeve tilsegn om opptak under føresetnad av at søkjaren kan dokumentere at finansiering vil kunne sikrast før doktorgradsstudiet tek til.

FU vurderer alle søknader om opptak til doktorgradsprogrammet.

Opptak skal nektast dersom:

• finansiering av ph.d.-arbeidet ikkje er klarlagt (punkt i GF)
• avtalar med ekstern tredjepart er til hinder for offentleggjering og offentleg forsvar av avhandlinga
• dei immateriellrettslege avtalane som er inngått er så urimelege at AHO ikkje bør medverke i prosjektet

• søkjaren ikkje vil kunne oppfylle kravet om at minimum eitt år av prosjektet skal gjennomførast etter at vedkomande er teken opp til ph.d.-utdanninga, jf. § 5-1.

Om FU godkjenner søknadene, nemner FU opp ein sakkunnig komité som normalt skal vere samansett av 3 medlemmer som skal vurdere om søkjaren/søkjarane er kvalifisert(e). Begge kjønn skal, om det er mogleg, vere representerte. Alle medlemmene må ha doktorgrad eller tilsvarande kompetanse. Dersom kriteria ikkje vert oppfylte, skal dette kome fram i ei særskilt grunngjeving.

Avgjerd om opptak skal vere basert på ei samla vurdering av søknaden. Dei viktigaste kriteria for vurdering av opptak til doktorgradsutdanninga er:

• søkjaren sine faglege kvalifikasjonar
• prosjektet sin faglege kvalitet
• prosjektet sin faglege relevans for AHO
• rettleiarkapasitet ved AHO

Den sakkunnige komiteen si oppgåve er å vurdere kvalifikasjonar for opptak til doktorgradsprogrammet. På bakgrunn av innsendt materiale, skal komiteen leggje fram ei tilråding. Tilrådinga skal sendast til FU, som på bakgrunn av denne og søknaden gjer vedtak om opptak.

I opptaksvedtaket skal minst ein rettleiar nemnast opp, ansvaret for handtering av andre behov som er skissert i søknaden skal plasserast, og avtaleperioden skal fastsetjast med startdato og sluttdato. Startdatoen skal vere den same som startdatoen for finansieringa. Eventuell forlenging av avtaleperioden må relaterast til rettar ein har som arbeidstakar, eller avklarast spesielt i høve til finansieringsgrunnlaget til kandidaten. Opptaksvedtaket er berre gyldig om det ligg føre ein signert doktorgradsavtale der alle partar har signert.

AHO er arbeidsgjevar:

• Stipendiatstillingar finansiert av AHO vert vanlegvis utlyst ein gong i året, i januar/februar. Dei som vert tekne opp startar på Forskarskolen i påfølgjande haustsemester
• Stipendiatstillingar knytte til eksternt finansierte prosjekt kan bli lyst ut gjennom heile året
• Sjå ellers Personalreglement for stipendiater for utfyllande informasjon

Annan arbeidsgjevar enn AHO:

• Ph.d.-kandidatar som har finansiering frå annan institusjon kan bli tekne opp på AHOs ph.d.-program dersom prosjektet har relevans for AHO og dersom det finst rettleiarkapasitet
• Ein nærings-ph.d. er tilsett i ei bedrift og prosjektet vert delfinansiert av Noregs forskingsråd. Meir informasjon om ordninga her: https://www.forskningsradet.no/prognett-naeringsphd/Om_Neringsphd/125395...

Endringer i forskriften våren 2020

På grunn av tilpasningen til Korona-situasjonen har Styret vedtatt nye midlertidige forskrifter. Myndighet som med dette er overført fra Styret til Rektor gjelder kun for tidsrommet som er påvirket av Korona-situasjonen.

Midlertidig forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Arkitektur og designhøskolen i Oslo 24.03.2020

Opprinnelig forskrift

Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo (AHO).

Ved opptak skal skriftleg avtale fyllast ut og signerast av kandidat, rettleiar og AHO.

Opptaksavtalen er utarbeidd på grunnlag av Veiledende retningslinjer for graden philosopiae doctor (ph.d.) tilrådd av Universitets- og høgskolerådet (UHR) 29.04.11 (revidert 29.01.15) og erstattar tilsvarande avtale frå 2004. Føremålet med avtalen er å supplere AHO sitt vedtak om opptak til ph.d.-utdanninga. Målet er at forpliktande avtalar mellom partane skal medverke til å sikre at kandidatar som vert tekne opp til ph.d.-utdanning har arbeidsvilkår som gjer det mogleg å gjennomføre innan avtalt tid.
 
Avtaleverket er utforma i samsvar med dei lovene og forskriftene som omfattar ph.d.-utdanninga, sjå lov om universitet og høgskolar (Universitets- og høgskolelova) av 2005 med forskrifter, særleg forskrift om tilsetjingsvilkår for stillingar som postdoktor, stipendiat, vitskapleg assistent og spesialistkandidat, fastsett av Kunnskapsdepartementet 31.01.06, og dessutan dei utfyllande føresegnene som gjeld til kvar tid. Vidare byggjer avtalen på anna lov- og regelverk, som tenestemannslova med forskrifter, forvaltningslova, åndsverkslova og patentlova, og i tillegg nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk for livslang læring (NKR) og UHRs rettleiande retningslinjer for ph.d.-graden og for kreditering av vitskaplege publikasjonar til institusjonar.
 
Avtalen tek sikte på å omtale og regulere dei viktigaste sidene ved ph.d.-utdanninga. Avtalen består av tre delar:
 
Del A, Generell del, skal fyllast ut for alle kandidatar som er tekne opp til ei ph.d.-utdanning. Avtalepartar i del A er ph.d.-kandidat, ansvarleg ved AHO og institutt.
 
Del B, Avtale om fagleg rettleiing i ph.d.-utdanninga, skal fyllast ut for alle kandidatar som er tekne opp. Avtalepartar i del B er ph.d.-kandidat, rettleiar(ar) og institutt. Del B i avtalen vert inngått for alle rettleiartilhøva.
 
Del C, Avtale mellom ekstern part og AHO om gjennomføring av ph.d.- utdanning, vert fylt ut for dei kandidatane som har ekstern finansiering og/eller arbeidsplass.
 
For nærings-ph.d. skal det i tillegg opprettast ein særskilt samarbeidsavtale, jf. retningslinjer frå Noregs forskingsråd. Dersom ein kandidat er knytt til to eller fleire institusjonar, skal det opprettast avtale for kvar av dei eksterne partane.
 

Ph.d.-programmet ved AHO er eit treårig fulltidsstudium som leier til graden philosophiae doctor (ph.d.) Ei tildeling av graden philosophiae doctor viser at kandidaten har tileigna seg forskingskompetanse på fagfeltet sitt. Les mer om ph.d.-programmet.

Opplæringsdelen av ph.d.-programmet går over to semester og omfattar både førelesningar og studentaktivitetar.

Forskarskolen har sin eigen nettstad kor all informasjon om aktivitetar og seminarer finnas. 
 

Stipendiaten disponerer eit annum fastsett av styret (p.t. kr 20 000 pr år) til materiell, bøker, reiser eller liknande i samband med forskingsarbeid og publisering av dette. Reglane for annum er utdjupa i personalreglement for stipendiatar.
 

Kandidaten presenterer avhandlingsarbeidet i eit ope seminar. Til vanleg vil det årlege ph.d.-kollokviet vere ein del av midtvegsseminaret. Presentasjonen bør ideelt sett haldast i tredje semester, og romme:

• Beskriving av forskingsprosjektet, forskingsspørsmål og metodeval.
• Beskriving av det som er oppnådd så langt i prosjektet.
• Ein oppdatert framdriftsplan for forskingsprosjektet med tidfesta delmål, samt ei vurdering av kva for punkt i planen som tidsmessig kan bli dei mest kritiske.
• Ei sannsynleggjering av at arbeidet vil bli fullført som (no) planlagt, til rett tid.

Kandidaten innleiar med å presentere arbeidet (ca. 20 minutt). Deretter vert arbeidet diskutert av ein/to opponentar (interne/eksterne opponentar). Kommentatortida er stipulert til ca. 20 min. Til slutt får dei andre deltakarane på seminaret høve til å stille spørsmål til kandidaten.
Rettleiar leiar seminaret. Elles deltek kandidat, opponentar og andre rettleiarar. Utover detter er seminaret ope for alle interesserte.
Kandidaten skal sende ut eit skriftleg underlag til presentasjonen 2 veker før seminardato. Underlaget skal innehalde ei oversikt over heile avhandlingsarbeidet så langt, inkludert dei sentrale forskingsspørsmåla, teoretisk rammeverk og metodologi. Underlaget skal også innehalde ein plan for det arbeidet som står att

Alle studentar med opptak på ph.d.-programmet ved AHO må fylle ut ein ISP (individuell studieplan) kvart semester. Einaste unntak er kandidatar som har fått stadfesta disputas eller er i langvarig sjukmelding/permisjon. Forskingsadministrasjonen og leiar av ph.d.-programmet sender ut påminning før kvar rapportering. Rapporten skal leverast innan 30. september i haustsemesteret og 30. mars i vårsemesteret.

ISP-en er delt inn i tre delar. Del 1 og 2 vert rekna som offentlege og vert brukt til å halde skulen oppdatert på innhald, aktivitetsplan og publikasjonar i prosjektet, samt fullførte kurs. Del 3 er rekna som konfidensiell og vil ikkje bli offentleggjort. Den tredje delen skal fyllast ut av rettleiar, i samarbeid med kandidaten.

Den oppdaterte ISP-en skal leverast til forskingsadministrasjonen kvart semester innan fristen. Det vil vere mogleg å be om eit eige progresjonsseminar dersom kandidat og/eller rettleiar meiner det er naudsynt. Det er då viktig å opplyse om kva for aktørar ved skulen som bør vere til stades på dette seminaret, og kva som er ønskjeleg å diskutere.
FU vil bli orientert om progresjonsrapporteringa minimum ein gong i året, og må sette inn tiltak om det er store avvik. 

Det skal oppnemnast ein rettleiar for kandidaten ved opptak. Det vil også vere mogleg å søkje om medrettleiar.

Oppnemning av rettleiar

Forskingsutvalet (FU) skal nemne opp ein hovudrettleiar for alle ph.d.-kandidatar. Den føreslåtte hovudrettleiaren må ha sagt seg villig til å ta på seg oppdraget på førehand. Hovudrettleiaren har det primære ansvaret for den faglege oppfølginga av kandidaten, og skal normalt være fast tilsett i vitskapeleg stilling ved AHO.
I spesielle tilfelle kan ein ekstern hovudrettleiar nemnast opp. AHO dekkjer då honorar innanfor eit gitt timetal fastsett av FU. AHO dekkjer ikkje reiseutgifter i samband med rettleiing.
Ph.d.-kandidatane har rett til rettleiing av ein eller fleire medrettleiarar. Timetalet er fastsett av FU. Medrettleiarar vert oppnemnde av FU på grunnlag av forslag frå ph.d.-kandidaten i samråd med hovudrettleiaren. Ein grunngjeven søknad med CV må leverast.
AHO tilrår at alle ph.d.-kandidatar har minst to rettleiarar. Om mogleg bør det skipast til eit felles møte mellom ph.d.-kandidaten og begge/alle rettleiarane minst ein gong i året.
Alle rettleiarar skal ha doktorgrad eller tilsvarande forskingskompetanse. I særskilte tilfelle kan ein ved oppnemning av medrettleiar leggja større vekt på spesialisert, fagspesifikk kompetanse.

Innhaldet i rettleiinga

Ved opptak skal det for alle ph.d.-kandidatar gjennomførast eit møte mellom hovudrettleiaren, kandidaten og leiaren for ph.d.-programmet for å avklare ansvarstilhøve, forventningar og gjensidige plikter.
Ph.d-kandidaten og hovudrettleiaren skal møtast regelmessig, men hyppigheita kan variere etter prosjekttype og stadiet i prosessen. Omfanget av rettleiinga er spesifisert til eit minstetal av FU. For ekstern rettleiing gjeld det maksimale timetalet FU fastset ut frå de gjeldande budsjettrammene. Kandidaten og hovudrettleiaren er forplikta til å halde kvarandre kontinuerleg informert om alt som er viktig for gjennomføringa av ph.d.-utdanninga og rettleiinga. Partane skal aktivt følgje opp forhold som kan medføre fare for at rettleiinga ikkje blir gjennomført.
Rettleiaren skal blant anna:

• Hjelpe kandidaten med faglege råd og praktisk planlegging av arbeidet, slik at prosjektet kan bli gjennomført innanfor rammene av ph.d.-utdanninga og innanfor stipendiats- eller kontraktperioden.
• Gje råd om formulering og avgrensing i tema og problemstilling
• Gje hjelp til orientering i faglitteratur og datagrunnlag (bibliotek, arkiv etc.)
• Halde seg orientert om framdrifta i arbeidet til kandidaten og vurdere framdrifta i forhold til arbeidsplanen
• Ta initiativ til å diskutere korleis rettleiinga fungerer med kandidaten 
• Gje kandidaten rettleiing i forskingsetiske spørsmål knytt til avhandlinga, inkludert å vurdere om det er naudsynt å melde prosjektet inn til Personvernombodet for forsking (NSD)
• Gje kandidaten rom for sjølvstendig forskingsinnsats der rettleiaren og kandidaten deltek i det same forskingsprosjektet

Ph.d.-kandidaten skal blant anna:

• Planleggje arbeidet slik at prosjektet kan gjennomførast innanfor rammene av ph.d.-utdanninga og innanfor stipendiats- eller kontraktperioden og i tilfelle avvik diskutere dette med rettleiaren

• Etterleve forskingsetiske prinsipp som gjelder for fagområdet

Rettleiaren bør bidra til at kandidaten inngår i et aktivt forskingsmiljø. God integrering i eit relevant vitskapleg miljø og i nasjonale og internasjonale nettverk er ein vesentleg del av forskaropplæringa og vil kunne styrke og utvide kandidatens yrkesutsikter i inn- og utland.

Utydpende retningslinje til § 10 i Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo (AHO)

Avhandlingen kan leveres som

En monografi eller en sammenstilling av flere mindre skriftlige arbeider ("artikkelbasert") eller en sammenstilling av skriftlige og utøvende arbeider (”verkbasert”). Nivå og arbeidsomfang skal være det samme enten avhandlingen er en monografi, artikkelbasert eller verkbasert.

Monografi skal være et selvstendig forskningsarbeid eller forsknings- og utviklingsarbeid som oppfyller internasjonale standarder med hensyn til etiske krav, faglig nivå og metode innen fagområdet. Avhandlingen skal bidra til å utvikle ny faglig kunnskap og ligge på et nivå som tilsier at den vil kunne publiseres eller offentliggjøres i egnet format som en del av fagets forskningsbaserte kunnskapsutvikling.

En artikkelbasert avhandling skal normalt omfatte minst tre delarbeider (artikler) pluss en sammenbindende tekst (den såkalte "kappen"). Minst en artikkel bør ved leveringen være akseptert for publisering i en godkjent vitenskapelig publiseringskanal med fagfellevurdering. Publiseringskanaler velges i samråd med veileder. Ved medforfatterskap i artikkelbasert avhandlinger skal kandidaten være eneforfatter på minst ett delarbeid, samt på den sammenbindende teksten (kappen). Kappen skal synliggjøre helhet og sammenheng i avhandlingsarbeidets deler og ta opp relevante temaer som ikke uten videre er lette å finne plass til i artiklene. Kappen skal også synliggjøre og oppsummere avhandlingens bidrag til det aktuelle forskningsfeltet samt inneholde faglige oppdateringer dersom det er nødvendig ut fra når artiklene ble ferdigstilt.

En verkbasert avhandling skal inneholde både en skriftlig og en utøvende/skapende del. Den utøvende/skapende delen skal munne ut i en offentlig presentasjon, utstilling og/eller fremføring og skal dokumenteres for ettertiden. Dokumentasjonens form og omfang må skreddersys det enkelte prosjektets karakter, problemstilling og intensjon. Prosessdokumentasjon skal inngå i den grad den er relevant mht. problemstillingen og intensjon. Alt materialet som legges fram i forbindelse med bedømmelse av avhandlingen, skal senere bli arkivert i et offentlig tilgjengelig arkiv. Kandidaten har ansvar for å skaffe en godkjent skriftlig avtale om en slik arkivering ved innlevering av avhandlingen til bedømmelse. Omfanget av den skriftlige delen vil kunne variere i forhold til størrelsen på det utøvende arbeidet. Velger kandidaten en skriftlig del i form av flere artikler, bør minst én av artiklene være akseptert for publisering, i en godkjent vitenskapelig publiseringskanal med fagfellevurdering. Publiseringskanal(er) velges i samråd med veileder(e).

Ved bruk av publiserte arbeider kan disse ikke godtas som del av avhandlingen hvis de ved opptakstidspunkt er eldre enn fem (5) år. AHO kan dispensere fra dette kravet dersom ekstraordinære forhold tilsier det. 
 

Godkjent fråvær kan gi forlenging av stipendiatperioden.

Sjå

• Personalreglement AHO 
• Personalreglement for stipendiater

​for kva som er godkjent fråvær.
 

Reader

Reader skal ha doktorgrad eller tilsvarande forskingskompetanse. Reader skal normalt være ekstern (men kan også være intern) og skal nemnast opp av Forskingsutvalet på bakgrunn av forslag frå hovudrettleiar og kandidat. Det er berre eksterne readers som vil få honorar for arbeidet frå AHO.

Det er forventa at reader skriv ein rapport med tydelege tilbakemeldingar og konkrete råd om kva for endringar og korreksjonar som er nødvendige. Til slutt skal det utformast ein oppsummerande kommentar der reader vurderer om avhandlinga er klar for innlevering til bedømmingskomiteen. Vurderinga skal grunngjevast.

Omfanget av og innhaldet i readerrapporten vil variere ut frå særtrekk ved avhandlinga og kandidaten sine behov, men skal normalt innehalde ei drøfting over 3-5 sider der følgjande punkt vert diskuterte:

• avhandlingas originale bidrag til forskingsfeltet
• arbeidsmåte og metodebruk
• utval og behandling av empirisk materiale
• teoretisk innsikt og refleksjonsnivå
• argumentasjon og struktur

Readerrapporten skal sendast til forskingsadministrasjonen med kopi til rettleiar og kandidat. Kandidat og rettleiar har da to veker på seg til å leggje fram ein respons til rapporten. Denne responsen skal være på maks 1 A4-side og belyse korleis kandidat/rettleiar stiller seg til rapporten, kva for endringar ein vil gjennomføre i avhandlinga og når ein reknar med at avhandlinga vil kunne innleverast til bedømmingskomiteen. Readerrapporten og responsen frå kandidat/rettleiar skal leggjast fram for FU til orientering og godkjenning. Ved store avvik skal FU setje inn tiltak.

Sluttseminar

Sluttseminar vert arrangert i avslutningsfasen av doktorgraden. For å arrangere et sluttseminar må rettleiar og kandidat sende ein søknad til FU med forslag til eksterne og/eller interne kritikarar, inkludert dato for seminar. Kvart sluttseminar kan støttast med opptil 5000 kr, som kan gå til reiseutgifter, honorar eller andre utgifter i samband med seminaret. FU skal formelt godkjenne seminaret.
I etterkant av fullført sluttseminar, skriv kandidat og rettleiar ein kortfatta rapport til FU.  Denne responsen skal være på maks 1 A4 side og belyse korleis kandidat/rettleiar stiller seg til tilbakemeldingane i seminaret, kva for endringar ein vil gjennomføre i avhandlinga og når ein reknar med at avhandling vil kunne leverast inn til bedømmingskomiteen.

Avhandlinga skal leverast inn elektronisk, som éi pdf-fil, til den aktuelle kontaktpersonen i forskingsadministrasjonen. Følgjande skjema skal fyllast ut og leverast inn samstundes:
 

Det er rettleiaren sitt ansvar å ta kontakt med aktuelle fagfolk og sende inn ein søknad til Forskingsutvalet ved oppnemning av bedømmingskomité. Søknaden må være grunngjeven, og CV for alle komitémedlemmene skal leggjast ved. Bedømmingskomiteen er samansett av første- og andre opponent og koordinator. Koordinatoren må være kjend med det norske doktorgradssystemet og helst vere ein vitskapleg tilsett ved AHO. Alle dei tre medlemmene skal ha doktorgrad, og begge kjønn skal være representert. Reader kan ikkje vere medlem av bedømmingskomiteen.

Bedømmingskomiteen vil til vanleg ha ein frist på tre månader frå avhandlinga vart motteken og til den skal levere innstillinga. Avvik på grunn av feriar, sjukdom eller liknande kan førekome. Komiteen bestemmer disputasdato. All kontakt med bedømmingskomiteen skal gå gjennom forskingsadministrasjonen.

Komiteen skal levere ei grunngjeven innstilling til Forskingsutvalet ved AHO minst fem veker før fastsett disputasdato. Innstillinga skal munne ut i ein av følgjande tre konklusjonar: at avhandlinga vert funnen verdig til forsvar i ein offentleg disputas, at avhandlinga ikkje vert funnen verdig til forsvar (avvising), eller komiteen kan kome med ei tilråding om ein mindre revisjon før endeleg innstilling ligg føre.

Kandidaten får tittelen på prøveførelesninga to veker (ti verkedagar) før disputasen. 

Godkjent avhandling
Når bedømmingskomiteen har levert ei innstilling som konkluderer med at avhandlinga er funnen verdig til å bli forsvart i ein disputas, kan trykkjeprosessen starte. Merk at den trykte avhandlinga skal vere identisk med den som vart innlevert til bedømming, med unntak av retting av småfeil av formell karakter. Alle slike korreksjonar skal oppførast i ei errata-liste, sjå punkt under. Det er heller ikkje høve til å bytte ut ein artikkel som er publisert etter at avhandlinga er levert.
 
Rekvisisjonsskjema
Før avhandlinga kan trykkjast, må AHO sende inn et rekvisisjonsskjema til trykkeriet (Bodoni). Du vil ta imot eit utkast og bli beden om å fylle ut naudsynte opplysningar, samt å signere skjemaet. Deretter sender forskingsadministrasjon skjemaet til trykkeriet og trykkjeprosessen kan starte.
 
Trykking
Bodoni trykkjer alle doktoravhandlingar ved AHO. AHO bestiller eit opplag på 50 eksemplar frå trykkeriet. Skulen dekkjer kostnader øyremerka trykking opp til ein fast sum fastsett av AHO. Dersom trykkekostnadene overskrid denne summen, må kandidaten sjølv dekkje det resterande beløpet. Du får 25 frieksemplar av den trykte avhandlinga, men du kan bestille fleire eksemplar og betale desse sjølv (fortel oss det talet du ønskjer i rekvisisjonsskjemaet).
 
AHO tilrår deg å kontakte Bodoni for å avtale leveringstid så snart den positive innstillinga ligg føre og rekvisisjonsskjemaet er sendt til trykkeriet. Helst skal avhandlinga vere ferdig trykt to veker før disputasen. Før levering må du gå nøye gjennom filer og kontrollere at alt er korrekt. Dette er ditt eige ansvar. Forskingsadministrasjonen opplyser om kven som er din kontaktperson ved Bodoni
NB: Du sender avhandlinga, inkludert cover laga av informasjonsavdelinga til trykkeriet som ei, samla pdf-fil med kopi til forskingsadministrasjonen.
 
Dersom det er ønskjeleg, kan du bestille et prøvetrykk av avhandlinga før heile opplaget vert trykt. Ved prøvetrykk kan ein kontrollere at alle sider i avhandlinga er med og kjem i rett rekkefølgje, og at kvaliteten på illustrasjonar og på avhandlinga generelt tilfredsstiller krav for trykking. Det er ikkje høve til å foreta korrektur av manus eller gjere andre endringar på grunnlag av prøvetrykket, anna enn tekniske endringar. Meir informasjon om prøvetrykk får du via din kontaktperson i Bodoni.

Faste spesifikasjonar trykk:
Format: 17x24 cm
Papir innmat: 90g Multioffset
Papir omslag: 300g Invercote creato matt
Trykk innmat: 1+1 sort / 4+4 cmyk
Trykk omslag: 4+0 cmyk
Innbinding: limfres softcover
Trykkoriginalar: PDF
Fargesider: AHO dekker inntil 40 fargesider per eksemplar. Overskytande fargesider dekkes av kandidaten:
Prøvetrykk: Dekkes av AHO
 
 
Levering og trykking
Bodoni mottar trykkeklare PDF-er frå kandidat, setter samen i rett rekkefølge, og skalerer til trykkeformat (17x24cm).
Bildar og figurer bør være i enten vektorformat eller 300 dpi oppløysning. Fontar må være embedded. I motsett fall kan tekst falle ut eller bli feil. Bodoni køyrar en automatisk preflight av alle filer og gir tilbakemelding om problem.
Kandidaten mottar trykkfil for gjennomsyn og godkjenner denne før trykk. Dersom det ønskes fysisk prøvetrykk, avtales dette på forhand.
 
ISSN-nummer, ISBN-nummer og con-text-nummer
Desse opplysningane skal føres opp på kolofonsida (sjå mal). Du får dei frå forskingsadministrasjonen.
 
Omslaget
Informasjonsavdelinga ved AHO set omslaget på bakgrunn av materiale frå deg. Spesifikasjonar finn du i vedlegget Cover Requirements, som du fyller ut og sender til Eileen Danielsen ed@aho.no
 
Errata-liste
I de tilfella der du oppdagar skrivefeil eller andre formelle feil etter at avhandlinga er sendt til komiteen, skal det lagast ei errata-liste der alle endringar som er gjort skal oppførast. Bedømmingskomiteen kan også påpeke formelle feil som bør korrigerast før avhandling vert trykt. Dersom du skriv et forord som ikkje var der i utgåva som vart sendt til komiteen, skal også dette påpeikast i errata-lista. Du kan ikkje gjere endringar av fagleg karakter, eller i sjølve språkføringa (føye til eller stryke avsnitt og liknande).
 
NB! Errata-lista skal sendast til forskingsadministrasjonen samtidig med avhandlinga vert sendt til trykkeriet.
 
Nyheitssak / Pressemelding
Informasjonsavdelinga skriv ei nyheitssak om avhandlinga, på bakgrunn av informasjon frå deg. I tillegg vert det lagt det ut informasjon om disputasen på nettsida til AHO (kalender).
Naudsynt informasjon til nyheitssak skriven for et generelt publikum, på norsk (og eventuelt engelsk) er ein kort presentasjon av temaet i avhandlinga og dei viktigaste funn/konklusjonar
Skrivetips: få fram hovudpoenga først, bruk døme og enkelt språk, dropp gjentakingar. Kontakt informasjonsavdelinga for fleire tips og evt. avtale om intervju.
 
Elektronisk arkivering av avhandlinga
AHO har som policy at alle ph.d.-avhandlingar skal gjerast tilgjengelege i publiseringsarkivet ved AHO, ADORA. I tillegg er det obligatorisk å publisere eit samandrag av avhandlinga. Før arkivering er det viktig at du har avklart copyright til alle artiklar og illustrasjonar som er brukt i avhandlinga. Biblioteket vil sende deg eit avtaleskjema som vi ber deg fylle ut og returnere, kontakt biblioteket eller forskingsadministrasjonen om du har spørsmål om dette.

 

Prøveførelesning og disputas vert arrangert på same dag.
Etter at prøveførelesninga er godkjend, skal kandidaten presentere avhandlinga på 20 minutt.
Deretter vert kandidaten eksaminert av første- og andreopponent, før komiteen til slutt bestemmer om disputasen er godkjent.
 

Det er styret for AHO som tildeler doktorgraden ved å kreere kandidaten til philosophiae doctor (ph.d.) etter tilråding frå Forskingsutvalet. Kandidaten får deretter eit diplom som blir utdelt i ein høgtideleg diplomseremoni.
Diplomseremonien finn stad to gonger i året, i juni og i januar.
 

A digital trial lecture can either be held as a video conference over Zoom, with opponents, the chair of the defence and a technician as part of the conference, or by using Zoom to record the lecture by yourself, and distributing the recording to the opponents for evaluation.

We recommend that you use Zoom for your digital trial lecture. It may be useful to practice using Zoom for presentations before you conduct the lecture itself, regardless of whether you make a recording of your lecture or conduct it as a video conference. 

Recording your lecture using Zoom
The trial lecture recording should be ready no later than two days before the defence. 

In order to show slides from a presentation while presenting, you can share content (i.e. your screen). Check that your microphone works properly before you start recording, to ensure good audio quality.

If you need to use a blackboard during the lecture, we recommend using a tablet/iPad with a pen as a digital board, and sharing this screen whenever needed. 

When you have completed the presentation and stopped recording, please ensure that the recording was successful and that the audio is good enough, before you send the recording of your trial lecture to the AHO research Administration, so that they can publish it on the defence announcement, and distribute it to the committee for evaluation. To send the recording we recommend using FileSender. 

If the recording was unsuccessful, you can try again. If you have any questions or problems with Zoom, ikt-support@aho.no

Video conference in Zoom
If you wish to give your trial lecture as a video conference in Zoom with opponents present, you must agree on a time and date with the chair of the defence, the opponents and a technician from local IT (to manage the Zoom session).

The research administration have a few extra tasks to see to in relation to digital defence.

Your additional responsibilities in relation to the digital defence:

• Receive the recording of the trial lecture from the candidate and uploading it on the defence announcement website, no later than a day before the defence. If the candidate decides to perform the trial lecture live with the opponents and the chair of the defence, you do not need to do this.
• Add a link to the thesis on the defence announcement website, so that anyone who wishes to attend the defence also has access to the thesis.
• Once the trial lecture has been uploaded to the defence announcement, distribute the link to the opponents.
• Booking a technician from the  IT department and put the technician, the chair of the defence and the candidate in contact with each other, so they can set up a practice defence session in Zoom, prior to the defence. The practice session should take place two days before the real defence. If possible, the opponents should also take part in this practice session. 
• Once a technician is booked, and the defence is scheduled, make sure the appropriate Zoom link is included in the defence announcement, as well as a link to the thesis or (in the event of journal embargo) the thesis introduction without journal manuscripts. 
• If the candidate needs access to a room on campus, make sure they have access to the building. If they no longer have an office on campus, help provide a suitable room.

The responsibilities of the chair of the defence in relation to a digital public defence.

The defence will still follow regular procedure as far as the situation allows for it. In addition to your regular responsibilities during a defence, there are a few additional points that relate specifically to a digital defence.

• You will still lead the defence, but there will be a technician who will be the host of the Zoom meeting. Before the defence you should familiarise yourself with Zoom.
• Two days before the defence you must take part in a practice session in Zoom, together with the candidate, a technician and, if possible, the opponents. The technician will set up the Zoom session.
• Keep in mind that using Zoom on a Remote Desktop does not work. You must have the Zoom desktop client installed on the laptop or computer you are using. Read more about installing and signing in on Zoom.
• Make sure your microphone and camera work, and that you have a stable Internet connection.
• You will be a co-host in the defence. This is a safety measure, in case the technician should experience technical or Internet connection problems. If the technician is disconnected, you will automatically become the host, until either the original host or an alternative host join the session, at which point you become a co-host again.
• During the defence your microphone should be muted when you are not speaking, to reduce background noise. Whenever you need to speak, you must unmute your microphone. 
• Remember to still invite the general audience to ask questions ex auditorio, after the opponents are finished. The technician will notify you if there are any, and invite them to either write their question in the chat or ask it out loud. 
• When the defence is finished, you and the committee will be sent into a breakout session to decide on the fate of the candidate. The host will do this for you. Once the committee has reached a conclusion you must all return to the main session by clicking Leave Breakout Room in the bottom right corner of the screen. Once you are back in the main session you can announce the verdict of the committee to the candidate and the audience. 
• If the candidate decides to conduct the trial lecture live with the opponents in Zoom, you must be present for this.
• If technical issues occur that simply cannot be resolved right away, you should pause the defence until the issues can be solved. If it still cannot be solved, the defence may need to be called off and rescheduled.
• If you have any questions about digital defence contact AHO research administration.

Important information and preparations for the PhD candidate.

Your responsibilities:
You must apply for a digital defence. You do so by contacting forskningsadministrasjon@aho.no. In doing so you must also decide if you need to use an office at AHO during your defence, or if you can conduct the defence from home or an office elsewhere.

If you need to use a blackboard during your defence, we recommend using a tablet/iPad with a pen as a virtual board, and share that screen during the Zoom session. You may be able borrow a tablet/iPad from AHO, if needed. Contact the IT department to see if that is possible for you.

Together with the the research administration and the IT department, find a suitable date and time when you and your opponents are available. For some defences a preliminary date is already agreed upon. The research administration will assign a chair of the defence and a technician to facilitate your defence.

The technician will be the host of the Zoom defence meeting, but you will be a co-host, which means you can control your own microphone and must mute/unmute yourself. During the defence, remember to share your screen to show slides or other digital material. 

Prior to your defence you should familiarise yourself with Zoom as a tool, if you have not already done so. Make sure that your microphone and video works well, and that you have access to a stable Internet connection.

Two days before the defence, you will have a practice defence in Zoom with a technician and the chair of your defence. If possible, the opponents will also take part in the practice session. 

You must either record your trial lecture prior to the defence, or set up a time for a live video conference with your opponents and the chair of the defence, so that the trial lecture can be evaluated by the opponents in advance. 

During the defence we recommend that you shut down all other programs on your laptop, so that the only things running are Zoom, a digital copy of your thesis and your presentation of your work.

Anyone who wishes to attend your defence can do so by connecting to the Zoom session using the Zoom meeting ID, and get access to your thesis. Both will be available on the defence announcement site.

If technical issues occur that simply cannot be resolved right away, the chair of the defence will pause the defence until the issues can be solved. If it still cannot be solved, the defence may need to be called off and rescheduled.

If you have any questions regarding your defence, please AHO research administration.

The responsibilities of the opponents in relation to a digital public defence.
In addition to your regular responsibilities in relation to a public defence, some additional preparation is needed for a digital defence. Before the defence you should familiarise yourself with Zoom, which will be used for all communication purposes during the defence.

• Keep in mind that using Zoom on a Remote Desktop does not work. You must have the Zoom desktop client installed on the laptop or computer you are using. 
• You do not need to have your own Zoom licence to join a Zoom meeting. You can use the link to the Zoom meeting provided by the host of the defence.
• Make sure your microphone and camera work, and that you have a stable Internet connection.
• Two days before the defence there will be a practice session in Zoom for the candidate, the chair of the defence and a technician. If possible, you should also take part in this practice session. 
• If the candidate chooses to conduct the trial lecture as a video conference in Zoom, you must also be present for this, to evaluate the lecture. If the candidate records their trial lecture, you will be given a link to the recording, in order to watch and evaluate the trial lecture. 
• During the defence your microphone should be muted when you are not speaking, to reduce background noise. Whenever you need to speak, remember to unmute your microphone.
• During your part of the examination you may choose to share your screen in order to show material, such as slides containing questions or excerpts from the digital version of the thesis. To make this as simple as possible, we recommend that you limit yourself to as few different sources as possible, and make screenshots of the pages in the thesis that your questions pertain to, rather than jump between slides and thesis. 
• After the formal defence is finished and the audience has been invited to ask questions ex auditorio, you and the rest of the committee as well as the chair of the defence will be sent out into a breakout session to discuss the performance of the candidate. Do not disconnect from Zoom! When you have all reached an agreement, return to to main session by clicking "Leave Breakout Room" in the bottom right corner.
• If the candidate wants to perform their trial lecture as a live video conference, you must also take part in this over Zoom.
• If technical issues occur that simply cannot be resolved right away, the chair of the defence will pause the defence until the issues can be solved. If it still cannot be solved, the defence may need to be called off and rescheduled.
• After you have returned to the main session and the chair of the defence has announced your decision regarding the candidate, you may disconnect from Zoom.

If you have any questions please the AHO research administration.

The technician functions as a host for the defence, and is responsible for managing all participants during the entire defence. 
 
Responsibilities as host

• Conduct a practice defence session in Zoom, together with the candidate and the chair of the defence and the opponents (provided they are available) two days before the defence. During this practice session, make sure to inform the candidate and the chair of the defence about how the digital defence will be conducted, and point out functions such as the chat, "Raise hand", "Go slower" and break-out sessions. 
• As host, you must schedule the disputation in Zoom, and ensure that all necessary participants are invited. Those who have to be present, in addition to yourself, are the candidate, the chair of the defence, the chair of the committee, the first and second opponents.
• Others may choose to attend, but will most likely not play an active part in the defence.
• You will be the host, but you must make the chair of the defence, the candidate and the first and second opponent co-hosts. Everyone else will be participants. This ensures that if you as a host mute them and do not allow them to unmute themselves, they will not accidentally disturb the defence by forgetting to turn off their microphones.
• Remind the chair of the defence, the candidate and the opponents to mute themselves when they are not speaking.
• Only hosts and co-hosts should be allowed to share their screen. This prevents unwanted sharing from other participants. 
• Even though Zoom allows for more than one person to share a screen at the same time, we advice against using this option as it does not work optimally. Instead, we recommend one person sharing at a time, and changing between candidate and opponents sharing whenever necessary. 
• When the chair of the defence invites the audience to ask questions ex auditorio, you must monitor the participants to see if anyone "raises a hand", signalling that they wish to ask a question. Some may choose to signify this also by writing directly in the chat to get your attention. At this point you must either invite them to ask the question in writing in the chat or to ask it directly, by unmuting them. 
• When it is time for the opponents, the chair of the defence and the chair of the committee to "leave" in order to decide if the candidate has been found worth of the degree of PhD, it is your responsibility to send them out in a break-out session. Once they are satisfied, they will return to the main session and the chair of the defence will announce their decision, after which the formal defence is over. You can choose to join them in the break-out session, if you wish, as they may need technical assistance. 
• If technical issues occur that simply cannot be resolved right away, the chair of the defence will pause the defence until the issues can be solved. If it still cannot be solved, the defence may need to be called off and rescheduled.

Prior to the start of the general defence

• The digital defence session should start 30 minutes before the official public defence, to allow for participants to connect, test microphones and camera, and figure out how to work with Zoom.
• As soon as the chair of the defence, the candidate and the opponents join the session, make them co-hosts.
• As soon as all three members of the committee are present in addition to the chair of the defence, create the breakout room where the committee and the chair will confer after the defence is over. 
• Rename the opponents, so that their names start with 1. opponent, 2. opponent and 3. opponent followed by their actual name. Rename the candidate, by writing Candidate before their name.
• Under "Advanced sharing options", check that only hosts can share a screen. 
• During this start-up period, you as a host, should cover a few ground rules before starting out. This should cover:
  • The candidate and the members of the committee should not leave the meeting until the chair of the defence officially declares that the defence is finished. 
  • How microphones should be muted whenever you are not supposed to speak.
  • If there are issues with poor Internet connection, and either the opponents or the candidate miss something said by anyone else, they should signify this, preferably by clicking on "Participants" and select "Go slower" in the menu on the right hand side. Other members of the audience should not ask for this, as it will only cause unnecessary disturbances. 
  • When the chair of the defence opens up for questions from the audience, participants should click "Raise hand" under "Participants" to indicate that they wish to ask a question. 

 
The general procedure during a defence

• (If the candidate decides to perform their trial lecture live, with opponents and chair of the defence, you must function as technician for this session as well. The trial lecture is prior to the rest of the defence)
• The chair of the defence will start the defence by introducing the candidate
• The candidate will take over and present their work. This will most likely involve screen sharing to present slides or a "blackboard" from an iPad. 
• The first opponent takes over and puts the candidate's work into a larger context. This is also likely to involve screen sharing, but only the first opponent needs to speak.
• After placing the candidate's work in a larger context, the first opponent will ask questions for the candidate. They may also want to jump back and forth between the opponents screen sharing and the candidate's screen sharing.
• When the first opponent is finished, there may be a short break, but that will be decided by the chair of the defence. 
• The second opponent takes over.
• When the second opponent is finished asking questions, the chair of the defence will usually say a few words before inviting the audience to ask questions ex auditorio. Anyone who wishes to ask a question can signal by raising their hand. The host can see this by clicking on "Participants", and look for a red hand next to a participant's name.
• When the potential questions from the audience have been answered, the chair of the defence will invite the candidate to say a few words, typically thank the committee, supervisors, etc. 
• Finally, the two opponents, the chair of the defence and the chair of the committee will leave in a break-out session to confer and reach a decision about the candidates work. Everyone else may stay in the main session.
• They then need to return to the main session and the chair of the defence will announce their decision.
• You may close the session. 

 
Settings when scheduling the defence

• Click "Schedule" in Zoom, and name the session after the name of the candidate. 
• Choose the date and time corresponding to 30 minutes before the defence should start.
• Set Meeting ID to "Generate Automatically".
• There is no need to require a password.
• Under video you can select either "On" or "Off" for the host, but set "Participants" to "Off".
• Under "Audio" select "Telephone and Computer Audio".
• Under "Calendar" select "Outlook".

Under "Advance Options" select "Enable waiting rooms", "Mute participants on entry" and set up an "Alternative Host". The alternative host will be another technician who will work as a back-up in case you get disconnected. 

A digital defence makes use of Zoom for communication. 

• The defence will still follow regular procedure as far as possible, hence it will still be open to the public and the audience can ask questions when invited to do so.
• You can follow it in Zoom even if you are not affiliated with AHO, all you need is either to install Zoom or run Zoom in a browser. There will be a Zoom link to each individual defence on the defence announcement website. 
• The Zoom session will start 30 minutes before the defence. This is to sort out technical issues before the defence starts. We recommend that everyone is present for this, regardless of whether they will play an active part in the defence or not. 
• We recommend using a headset with a microphone, rather than to rely on the built-in microphone of your laptop. This reduces background noise and increases sound quality.
• We recommend sitting alone in a room during the defence, to limit noise and disturbances in the background. This is open to the public, so anything in the background will be visible to others in the audience as long as your camera is on.
• To limit disturbances from other applications on your own computer, please turn off sounds and notifications from other apps, such as mail clients or websites. 
• Please turn off the sound on your mobile phone during the defence, at least if you are going to actively participate in the defence.
• If your are not speaking, mute your microphone. The host of the session may also choose to mute your microphone for you.
• Please do NOT share your screen unless you are actively part of the discussion.
• You will not be able to record the defence, even though there is a record-button in Zoom. We ask that you do not take screenshots during the defence either, without the consent of every participant.

Information for anyone who wishes to attend a digital defence. 

As a member of the audience at a defence we ask that you follow certain guidelines:

• Familiarise yourself with Zoom prior to the defence, as this is the tool that will be used throughout the defence. 
• You will be able to download a digital copy of the thesis from the defence announcement website.
• The host of the defence will mute your microphone on entry. You should not be able to unmute it yourself, but we ask that you refrain from trying to unmute yourself in any case, as it may cause unnecessary disturbance and delay. 
• If you do not wish for other participants to see you, please turn off your video feed in Zoom. 
• The defence is not recorded and the host will prevent anyone who try to record in Zoom, but be advised that we cannot prevent other participants from taking screenshots during the defence. If this is unacceptable to you, we recommend not participating in the defence. 
• If you wish to ask a question ex auditorio, please do so only when invited to do so by the chair of the defence. This only happens after both opponents have finished asking their questions. Signal that you wish to ask a question by clicking on "Participants", and select "Raise hand" in the meny that shows up on the right hand side. You can decide if you wish to ask the question orally or in writing using the chat function in Zoom.