Ansettelsesforhold

Før du bestiller kontrakt

• Timekontrakt: Opprettes elektronisk i DFØ.
• Oppdragskontrakt: Opprettes elektronisk i DFØ.
• Selvstendig næringsdrivende: Last ned kontrakt og les rutinen her.
• Månedskontrakt/korttidsengasjerte: Les rutinen for stillinger over lengre tid og av en viss størrelse. Opprettes av HR.

Opprett kontrakt elektronisk i DFØ

• Bestilling via selvbetjeningsportalen til DFØ (dfo.no)
• Bestilling via DFØ-appen (dfo.no)

Slik oppretter du kontrakt:

1. Vurder hvilken kontraktstype du skal bestille: oppdragsavtale eller timeavtale.
2. Bestill ønsket kontrakt i selvbetjeningsportalen (dfo.no) eller DFØ-appen (dfo.no).
3. Fyll inn tilgjengelig informasjon om arbeidsforholdet i bestillingsskjemaet. Det er få felt du skal fylle ut, derfor må du legge viktig informasjon i kommentarfeltet. 

Informasjon i kommentarfeltet

• Stillingsinformasjon
  Eksempel: studentassistent, universitetslektor og vitenskapelig assistent.
• Antall timer eller beløpet på oppdraget
  Timekontrakt: Legg inn maks antall timer for hele tidsperioden personen skal jobbe.
  Oppdragskontrakt: Legg inn beløpet personen skal motta.
• Emnekode eller studiekode
  Legg inn kurskode, dersom arbeidet er knyttet til et kurs/en emne.
• Lønnsinformasjon
  Timekontrakt: Legg inn lønnstrinn eller årslønn.
  Oppdragskontrakt: Lages med et fast beløp.
• Konteringsopplysninger
  Kostnadssted, delprosjekt.
• Annen relevant informasjon til koordinator som lager kontrakt
  Beskrivelse av oppgaver som skal utføres, oppmøtetidpunkt, informasjon om en eventuell reiserefusjon, annet relevant informasjon i forbindelse med oppdraget.

Utbetaling av lønn/honorar eller næring skal vurderes opp mot skattelovens bestemmelser om tjenestebegrepet. Dette betyr at i utgangspunktet er all undervisning ved AHO omfattet av tjenestebegrepet og skal behandles som lønn. I unntakstilfeller kan det aksepteres at kortvarige oppdrag blir utbetalt via faktura til selvstendig næringsdrivende.

Følgende rutiner gjelder:

1. Det må påses at engasjerte på timebasis gjøres kjent med AHOs retningslinjer for fakturering, timelister m.v. før kontrakt/avtale inngås. Det må så vurderes om det er lønn eller næring ved å fylle ut vurderingsskjema for lønn eller næring. Skjemaet må undertegnes og legges ved fakturaen.
2. ​Det skal inngås skriftlig kontrakt, enten kontrakt for leverandør (vurdert som næring) eller kontrakt for kortvarig oppdrag (vurdert som lønn). Kopi av kontrakten skal følge med timeregning eller faktura og skal være underskrevet av både arbeidsgiver og arbeidstaker.
3. Ved oppdrag skal vurderingsskjema fylles ut og leveres sammen med første faktura.
4. Faktura skal fylle formelle krav til faktura og bør være skrevet ut av et faktureringssystem. Fakturaer som ikke fyller kravene, vil økonomiavdelingen returnere fakturautsteder.
5. For oppdrag over 20 000,- skal det foreligge dokumentasjon fra likningskontoret om at vedkommende skattemessig behandles som selvstendig næringsdrivende.
6. Hvis det ikke er vurdert som næring, må rutiner for utbetaling av lønn til korttidsengasjerte med timelønn, følges.
7. Honorar til sensorer og medlemmer av bedømmelseskomiteer kan ikke faktureres, men skal alltid behandles som lønn.
8. Regelmessig undervisning m.v. gjennom semesteret skal som hovedregel vurderes som et tjenesteforhold mellom vedkommende og AHO og utbetaling skal derfor behandles som lønn.
9. Oppstår det tilfeller hvor du er i tvil om hvordan du skal forholde deg til krav om fakturering av tjenester, ta kontakt med økonomiavdelingen.

Det er viktige formaliteter som må være i orden før det kan utbetales lønn/honorar til utenlandske arbeidstakere, eller betale fakturaer til utenlandske firmaer som har utført oppdrag for AHO i Norge.

Den enkelte enhet må så tidlig som mulig i prosessen ta kontakt med økonomiavdelingen for å sikre at formalitetene blir ivaretatt. Dersom det ikke gjøres kan det i verste fall bety at vi ikke kan utbetale lønn til vedkommende, eller betale det utenlandske firmaet.

Oppdrag/ansettelser som varer tre dager eller mindre

Tredagersregelen praktiseres per semester.

For at lønn/honorar utbetales må det foreligge følgende:

1. Skriftlig avtale: Kortvarig oppdrag med timebetaling, med bekreftelse på varighet.
2. Navn, adresse og fødselsdato for vedkommende.

Oppdrag/ansettelser som varer fire dager eller mer

Dette er personer som enten mottar fast månedslønn, eller sender inn timelister. For at vedkommende kan legges inn i lønnssystemet og motta lønn må følgende foreligge:

1. Arbeidsavtale underskrevet av begge parter
2. Oppholds- og arbeidstillatelse hvor det kreves. Sjekk med Utlendingsdirektoratet (udi.no). Gjelder for utenlandske ansatte ansatt for seks måneder eller mer.
3. Norsk personnummer/D-nummer. D-nummer fås kun ved personlig fremmøte på skattekontoret.
4. Bekreftelse fra vedkommende sitt bostedsland om trygdemessig tilknytning. Dette må vedkommende selv henvende seg til sitt lands trygdemyndigheter for å få. Vedkommende må også ta kontakt med både sitt hjemlands skatte- og trygdemyndigheter og norske skatte- og trygdemyndigheter, slik at vedkommende unngår å komme i en situasjon hvor det må betales skatt av inntekten både til Norge og til hjemlandet.
5. Bankkonto, fortrinnsvis i norsk bank. Bankkonto i Norge kan først opprettes når vedkommende har fått personnummer eller D-nummer

Engasjement av utenlandske firmaer

1. Vurderingsskjema lønn/honorar eller næring (legg til lenke)
2. Firmaopplysninger. (navn, adresse m.v.)
3. Skriftlig kontrakt
4. Navn på den/de arbeidstaker(e) (tilsatte) som skal utføre oppdraget i Norge

For søknad om tilknytning til AHO, fyll ut dette skjema (tilknytningsskjema). 

1. Teamleder/avdelingsleder/instituttleder sender begrunnet anmodning om lønnsjustering etter 2.5.5. til Teamleder HR på epost 
2. Fagansvarlig HR følger opp anmodningen sin anbefaling videre til direktør for godkjenning /avslag. Godkjenning forutsetter en budsjettdekning.
3. Ved godkjenning av kravet, sendes beskjed om dette til teamleder/avdelingsleder/ med kopi til HR-rådgiver for iverksetting 
4. Ved godkjenning av 2.5.5. arkiverer HR-rådgiver epost korrespondanse om saken i Public360 i personalmappe til den som tilstås opprykket
5. Det utarbeides formelt brev om 2.5.5. opprykk i Public360 som sendes på flyt til lønn.

1. Har hatt en vesentlig endring av arbeidsoppgavene (dvs at arbeidsoppgavene ligger på et høyere nivå og at de kvalitativt sett krever mer enn tidligere)
2. Har gjort en ekstraordinær innsats som kjennetegnes av at den ansatte har hatt arbeidsoppgaver som ligger langt utover det som vanligvis kan forventes i stillingen (både kvalitativt og kvantitativt)
3. Det er særlig vanskelig å rekruttere og beholde spesielt kvalifisert arbeidskraft (det skal foreligge tilbud om ny jobb)
4. Ubegrunnede lønnsforskjeller etter omorganisering
5. Der det er dokumenterte lønnsforskjeller som ikke kan forklares med annet enn kjønn

1. Teamleder/avdelingsleder fremmer utfylt kravskjema til HR på epost minimum 2 uker før neste IDF møte
2. HR kontrollerer at det korrekt utfylt og at det er i henhold til retningslinjene for 2.5.3.
3. HR legger det i Public360 og følger opp saken videre til direktøren 
4. Ved godkjenning av direktøren går saken videre til IDF sekretær for videre saksbehandling og forhandling

1. Teamleder/avdelingsleder sender utfylt anmodningsskjemaet med utkast til kunngjøring til direktør for godkjenning. Godkjenning forutsetter en budsjettdekning.  HR rådgiver ved spørsmål knyttet til utforming kunngjøringstekst, statistikk for lønnsnivå e.l.
2. Når godkjent anmodning foreligger - datert og påført navn på den som har godkjent, sendes komplett skjema til HR-rådgiver for iverksetting av prosess for utlysning.
3. HR-rådgiver arkiverer anmodningsskjemaet i Public360 på ansettelsessaken.

1. Teamleder/avdelingsleder/instituttleder sender utfylt skjemaet til direktør for godkjenning. Godkjenning forutsetter en budsjettdekning. Lønnsplassering, midlertidighetshjemmel skal være begrunnet, CV på den som ansettes legges ved.  HR bistår med avklaring av korrekt hjemmel, lønnsstatistikk e.l. 
2. Når godkjent anmodning foreligger - datert og påført navn på den som har godkjent, sendes det videre til HR-rådgiver for utarbeidelse av avtaletilbud.
3. HR-rådgiver arkiverer anmodningsskjemaet sammen med CV i Public360 i personalmappen til den som skal ansettes

• Fra 15. september til 14. mai er arbeidstiden kl. 08.00-15.45.
• Fra 15. mai til 14. september er arbeidstiden kl. 08.00-15.00
   

Reiser innenlands

Reiser utenlands

• Opptjeningsåret for feriepengerettigheter er året før ferieåret
• Arbeidstaker har rett og plikt til å ta ut opparbeidet ferietid
• Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at ferie kan tas ut
• Fulle ferierettigheter innebærer ferie i 25 arbeidsdager, 30 dager for de over 60 år
• Ferie beregnes etter stillingsprosenten

Vitenskapelige ansatte

• Ferie avtales med instituttleder
• Tar ut ferie i undervisningsfrie perioder
  • ca. 20. juni til 10. august
  • Jul og påske
• Tar ut full ferie uavhengig av opptjening.
• Ubrukte feriedager:
  • Kan ikke overføres til neste ferieår
  • Kan ikke kompenseres med lønn.

Administrativt ansatte

• Ferie avtales med nærmeste leder.
• Ubrukte feriedager:
  • Inntil 14 dager kan, etter avtale, overføres til neste år
  • Kan ikke kompenseres med lønn

• Fridager
  • 1. januar
  • Skjærstorsdag
  • Langfredag
  • Påskeaften
  • 1. og 2. påskedag
  • 1. mai
  • 17. mai
  • Kristi himmelfartsdag
  • 1 og 2. pinsedag 
  • 24.-26. desember
  • 31. desember
• I romjulen gis det inntil 2 fridager.
• Arbeidstiden i romjulen er fra kl. 10.00 til 15.45
• Skolen holder stengt julaften og nyttårsaften.
• Onsdag før skjærtorsdag er arbeidstiden fra kl. 08.00 til 12.00.

• Primært skal ovennevnte konsultasjoner legges utenom arbeidstid
• Dersom det er umulig, innvilges den nødvendige tid for lege- og tannlegebesøk
• Dersom antall besøk eller forbrukt tid overstiger det man vanligvis kan anses som normalt, vil det bli aktuelt å belaste opptjent fleksitid
• Til behandling hos fysioterapeut, kiropraktor og lignende i arbeidstiden innvilges vanligvis to konsultasjoner
• Om skaden skyldes forhold ved arbeidsplassen kan det søkes om flere behandlinger i arbeidstiden 

Når du har fravær på grunn av egen eller barns sykdom, plikter du å melde fra til din nærmeste leder umiddelbart. Sett deg inn i rutiner, rettigheter og plikter som gjelder ved sykefravær.

Hvordan melde fra?

1. Si fra til leder
2. Rapporter egenmeldt fravær
3. Lever eventuell sykemelding

Egenmelding

Med egenmelding menes at du som arbeidstaker melder fra til arbeidsgiveren om arbeidsuførhet på grunn av sykdom eller skade uten å legge frem legeerklæring. Egenmelding registreres via SAP-portalen.

Du kan bruke egenmelding:

• Når du har arbeidet ved AHO i minst to måneder
• Når du er borte fra jobben i minst én hel dag
• I opptil 8 kalenderdager i løpet av 16 kalenderdager
• I tilsammen 24 kalenderdager i løpet av en 12-månedersperiode

Du kan imidlertid ikke bruke egenmelding:

• Før du har vært minst 16 kalenderdager på jobb etter 8 egenmeldingsdager
• Før du har vært minst 1 dag på jobb etter fravær med legeerklæring på under 16 kalenderdager
• Når du er gradert sykmeldt
• Før du har vært minst 16 kalenderdager på jobb etter fravær over 16 kalenderdager
• Før du har vært minst 1 måned på jobb etter å ha vært i foreldrepermisjon
• Før du har vært minst 2 måneder på jobb etter annen type permisjon
• Når du er i permisjon uten lønn
• Når du avvikler ferie
• Når du mottar arbeidsavklaringspenger

Sykmelding

• Du har plikt til å oppsøke lege og skaffe sykmelding dersom fraværet varer utover egenmeldingsdagene

1. Innledning

Et kritikkverdig forhold kan være brudd på lover og regler, interne normer og retningslinjer. Spennet i kritikkverdige handlinger eller forhold er stort. Det kan for eksempel dreie seg om korrupsjon, økonomisk kriminalitet, uetiske handlinger, vitenskapelig uredelighet. Det kan oppstå forhold der det er nødvendig å varsle andre. Arbeidsmiljøloven slår fast at arbeidstakere har rett til å varsle om kritikkverdige forhold.

Det er viktig for AHO at vår organisasjonskultur preges av åpenhet og god intern kommunikasjon slik at eventuelle kritikkverdige forhold kan tas opp, drøftes og løses.

AHO har opprettet en varslingsordning for å styrke intern kontroll og hindre at kritikkverdige forhold oppstår. Rutinen skal gjøre det mulig å varsle og samtidig sikre at varsler opplever dette som trygt. Varslingsrutinene kan hjelpe deg med å avgjøre om saken du ønsker å ta opp er et kritikkverdig forhold.

Handlinger kan være uetiske, men ikke ulovlige. De kan være feil, men ikke juks. De kan være uprofesjonelle, men ikke uredelige. Spennet i kritikkverdige handlinger eller forhold er stort. Korrupsjon, økonomisk kriminalitet, uetiske og utilbørlige handlinger, vitenskapelig uredelighet er begrep som kan nevnes.

2. Hva er varsling?

Ansatte har plikt til å varsle om forhold som er eller kan være i strid med gjeldende lover og regler. Denne medvirkningsplikt kan for eksempel innebærer også varslingsplikt når man blir oppmerksom på forhold der liv eller helse kan settes i fare og når man blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen.
De avtalte varslingsrutinene ved AHO skal presisere den varslingsretten som følger av loven.

3. Rett og plikt til å varsle

Loven gir deg rett til å varsle. Ansatte oppfordres til å benytte denne retten dersom kritikkverdige forhold oppdages.

4. Utvalgte paragrafer fra Arbeidsmiljøloven

§ 2-3& Arbeidstakers medvirkningsplikt
Herunder arbeidstakers varslingsplikt som innebærer at:
(2) Arbeidstaker skal:
b) straks underrette arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere når arbeidstakeren blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet,
d) sørge for at arbeidsgiver eller verneombudet blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen.

§ 2-4 Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten
1. Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten.
2. Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter.
3. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen.

§ 2-5 Vern mot gjengjeldelse ved varsling
1. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med § 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet.
2. Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter § 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger.
3. Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler.

§ 3-6  Plikt til å legge forholdene til rette for varsling
Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med § 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

5. Hvordan varsle?

Varsling skal skje forsvarlig. Intern varsling bør være forsøkt før ekstern varsling.
Vedkommende som varsler, må være sikker på at det er tilstrekkelig grunnlag for kritikken. Man må minimum være i” aktsom god tro” om sannheten i det som framsettes.

Dersom det oppstår grunnlag for varsling, kan flere interne varslingsveier benyttes:

1. Varsling skal fortrinnsvis skje tjenestevei

2. Tillitsvalgte

3. Verneombud – AMU

Etter at intern varsling er forsøkt, har man mulighet for å benytte eksterne varslingsveier. Ekstern varsling inkluderer:

1. Offentlige myndigheter og tilsyn

2. Allmennheten – media

Varsling til media bør kun benyttes når andre kanaler er forsøkt uten resultat. Det understrekes at varsleren må ha vurdert om kontakt med media vil tjene saken og ivareta andre personers rettsvern

6. Varslingens form

Varsling skal skje skriftlig. Ved AHO er det utarbeidet et eget skjema for varsling.
Vedkommende som mottar varselet skal sørge for å dokumentere tid og sted, hvem som varsler og hva varselet dreier seg om.
Det oppfordres til at varsling skjer åpent. Varslingen bør formuleres saklig og nøkternt.
 

7.  Når du har varslet

Ledelsen har ansvar for oppfølging av saker som er varslet, uavhengig av hvordan og til hvem du har varslet. Målet er å fjerne det/de kritikkverdige forhold.

Ved AHO har vi satt opp følgende saksbehandlingskrav:

1. Ledelsen bekrefter mottak av varslingen. Innen 2 uker skal varsleren ha beskjed om videre prosess eller forslag til tiltak
2. I prosessen er det viktig at de faktiske forhold blir dokumentert, man kontakter involverte personer osv
3. Dersom en sak blir opprettet på grunnlag av varselet, må AHO forholde seg til journalføring og saksbehandlingsregler, samt personopplysningsloven
4. Ledelsen har ansvar for å ivareta interessene til både varsler og de som eventuelt blir rammet av varselet eller kritikken
5. Dersom kritikken eller varslingen viser seg å være grunnløs, skal både varsler og de som det eventuelt ble varslet om, motta en forklaring om situasjonenDersom AHO eller ansatte mottar varsling fra andre enn ansatte, skal varslingen videreformidles. Alle de interne varslingsveier (tjenestevei, tillitsvalgte, verneombud/AMU) kan benyttes

8.  Forbud mot å straffe varsleren

Forsvarlig varsling skal ikke møte noen form for gjengjeldelse eller sanksjoner.

9.  Anonymitet

Varsling kan gjøres anonymt, men åpenhet vil bedre saksbehandlingen. Varslerens identitet skal uansett behandles med fortrolighet av involverte parter og ikke gjøres kjent uten varslerens samtykke.
Personopplysninger som kommer fram i forbindelse med varsling, skal behandles i samsvar med bestemmelsene i personopplysningsloven.

Skjema for intern varsling ved AHO, jf.Varslingsrutiner ved AHO

Last ned:

Skjema for intern varsling ved AHO

Kontakt

Sjekkliste vernerunde

Last ned skjema: Sjekkrunde for el-sikkerhet. 

Dersom arbeidstakere som arbeider ved PC-skjerm rapporterer om plager i øynene eller hodet, skal AHO så langt som praktisk mulig, forsøke å tilrettelegge arbeidet på en slik måte at plagen opphører. Hvis det viser seg at plagene vedvarer, vil AHO stille spesielle briller til rådighet på lik linje med annet nødvendig verneutstyr.
Søknad om refusjon sendes AHO med begrunnelse og vedlagt skriftlig bekreftelse fra lege/godkjent optiker (medlem av Norsk Optikerforbund) om at spesialbriller (databriller, terminalbriller) er nødvendig.

Følgende utgifter refunderes:

• Synsprøve og tilpasning: utgiftene refunderes fullt ut
• Glass: inntil kr 1600 per glass
• Innfatning: inntil kr 2 000
• Eventuell oppfølging hos spesialist og andre nødvendige synshjelpemiddler

Dersom utgiftene overstiger beløpsgrensene må det skrives en redegjørelse, som må godkjennes for å få ekstra utgiftene refundert.

I flere ulike lover er det regler om at produksjon, produkter og tjenester skal oppfylle forskjellige sikkerhets- og kvalitetsbetingelser. Det stilles krav til lokaler, sikkerhetsutstyr og tilrettelegging av arbeidet for å sikre ytre miljø og gi trygghet for de som arbeider der. En vanlig samlebetegnelse for dette området er HMS – Helse, Miljø og Sikkerhet. Internkontroll er kvalitetssikring.

AHO plikter å sørge for systematisk oppfølging av krav som regelverket stiller og ønsker å prioritere et forebyggende arbeid. Et mål er å sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide. Dette skal gjøres i samarbeid med ansatte og deres representanter. I arbeidet er viktig å opprette og overholde gode rutiner og effektiv informasjonsflyt.

Bedriftshelsetjeneste

AHO benytter godkjent bedriftshelsetjeneste for sine ansatte. I tillegg til den generelle helseundersøkelsen som tilbys ansatte, gir samarbeid med bedriftshelsetjenesten et godt grunnlag for å sikre oppfølging og kvalitet innen HMS-arbeidet.  

Arbeidsmiljøutvalg

Arbeidsmiljøutvalget følger opp og planlegger tiltak på basis av tilgjengelig informasjon. Informasjon fra sykefraværsstatistikk, rapport fra bedriftshelsetjenesten når det gjelder arbeidsmiljø og vernerunder er eksempler på informasjonskilder for AMU.

Læringsmiljø

Lov om universiteter og høgskoler stiller krav til læringsmiljø for studenter, herunder det fysiske og psykiske arbeidsmiljø.  Det er opprettet et læringsmiljøutvalg som skal bidra til at lovens bestemmelser respekteres og følges.

1. Innledning

AHO ønsker aktivt å forebygge at irregulære forhold oppstår. Eventuelle misligheter skal forhindres, eventuelt avdekkes så tidlige som mulig.

Mislighetsbegrepet omfatter både straffbare og ikke-straffbare forhold. Misligheter innebærer utroskap i tjenesten og kan for eksempel omfatte økonomiforvaltning, skolens eiendeler, saksbehandling og gi seg utslag i underslag, tyveri, bedrageri, bestikkelser, brudd på taushetsplikt og etiske retningslinjer, brudd på instrukser, dokumentfalsk og korrupsjon. Misligheter er tilsiktet handling med formål å oppnå urettmessig fordel for seg selv eller andre.

AHO ønsker å gi retningslinjer som gir forutsigbarhet og likebehandling i saker som kan dreie seg om interne misligheter.

2. Ansvar

Vedkommende som oppdager eller har grunn til mistanke om at interne misligheter er begått, skal varsle nærmeste leder som igjen varsler overordnet ledelsesnivå. Dersom nærmeste leder er mistenkt, varsles overordnet ledelsesnivå.

Rektor og direktør vurderer alvorlighetsgrad, tiltak og eventuell politianmeldelse.

3. Innsamling av fakta/bevis og vurdering av suspensjon av arbeidstaker

Mislighetssaker skal behandles diskret. Ledelsen må ta hensyn til dette når arbeidstakeren skal konfronteres med mistankene.

Ledelsen vurderer videre saksgang som inkluderer innsamling av fakta/bevis.

Kontrolltiltak må være saklig og forholdsmessig, jf. Arbeidsmiljøloven § 9-1.

For å hindre bevisforspillelse kan det være behov for å permittere eller suspendere arbeidstaker, jf. Tjenestemannsloven § 16. Den som blir permittert eller suspendert utestenges fra arbeidsplassen med øyeblikkelig virkning. Leder skal sørge for at arbeidstakeren leverer nøkler og adgangskort, samt fratas fullmakter og elektroniske tilganger.

4. Samtale med arbeidstakeren

Den som er mistenkt for å ha begått en mislighet, må få anledning til å forklare seg.

Før samtale med arbeidstakeren der vedkommende blir konfrontert med mistankene, skal ledelsen, hvis det er mulig, sørge for beredskap av et støtteapparat. Dette kan for eksempel være bedriftshelsetjenesten.

Før samtalen finner sted, skal arbeidstakeren bli gjort oppmerksom på at vedkommende kan ha med seg en rådgiver, for eksempel en tillitsvalgt.

Det skal lages referat som skal underskrives av begge parter. Hvis arbeidstaker ikke vil underskrive, kan vedkommende legge fram sitt eget saksdokument.

5. Taushetsplikt - forhold til kollegaer, presse

Reglene for taushetsplikt gjelder i mislighetssaker, jf. Forvaltningsloven § 13.

Rektor besvarer eventuelle henvendelser fra pressen.

6. Avklaring og konkludering

Når fakta er skaffet til veie, skal ledelsen ved rektor og direktør vurdere om det skal fremmes disiplinærsak med hjemmel i tjenestemannsloven.

Dersom vedkommende er suspendert, må ledelsen ved rektor og direktør vurdere om vilkårene for suspensjon fortsatt er oppfylt.

Rektor og direktør skal lage en innstilling med vurdering om hvorvidt forholdet bør anmeldes. Når anmeldelse er gitt, skal AHO bistå politiet slik at etterforskningen blir mest mulig rasjonell. Opplysninger slike situasjoner kan normalt gis uten hinder av taushetsplikt, jf. Forvaltningsloven § 13 boksstav b nr. 6.
Rektor og direktør vurderer på hvilket tidspunkt departementet, Riksrevisjonen, Datatilsynet og eventuelt andre relevante myndigheter skal informeres.

Etter avsluttet sak skal rutiner gjennomgås og eventuelt endres for å redusere faren for nye misligheter.

IA-avtalen 2019–2022 (regjeringen.no)
 

Visjon

AHO skal jobbe aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering på grunn av kjønn, etnisitet, alder, funksjonsevne og religion.

• Aktivt betyr å iverksette konkrete tiltak. Slike tiltak kan blant annet dreie seg om rekruttering, forfremmelse, utvikling, lønns- og arbeidsforhold og beskyttelse mot trakassering
• Målrettet betyr å definere målet for arbeidet og hvem som er ansvarlig
• Planmessig betyr å utarbeide og følge en bevisst strategi

AHO skal ha et meget godt arbeids- og læringsmiljø. AHO skal som arbeidsplass preges av likeverd, respekt og sjenerøsitet.

Handlingsplan likestilling og mangfold 2017-2018

Undervisningen

AHO skal opprettholdes som et attraktivt studiested og tilby utdanning av høy kvalitet for alle studenter uavhengig av kjønn, etnisitet, alder, funksjonsevne og religion. Opptaksprøver, kursinnhold, undervisningslokaler og undervisningsformer skal ikke utformes på en måte som diskriminerer, eller som favoriserer enkelte grupper på bekostning av andre

Likestilling mellom institutter og avdelinger

AHOs personalpolitikk skal sikre like muligheter for kompetanseheving for alle medarbeidere, uavhengig av avdeling/institutt eller stilling.

Årlige strategiske prioriteringer

Årlige strategiske prioriteringer for AHOs likestillings- og diskrimineringsarbeid defineres i Rapport og planer, virksomhetsmål 4.2.

Likestillingsutvalget

Likestillingsutvalget skal være kjent og tilgjengelig for studenter og ansatte. Likestillingsutvalget skal fungere som rådgivende og idéskapende organ i likestillings- og diskrimineringsspørsmål. Likestillingsutvalget skal møtes minimum 3 ganger per semester, og etter behov.

Faste oppgaver for likestillingsutvalget

I januar skal det utarbeides en likestillingsrapport med systematisk beskrivelse av likestillings- og diskrimineringsstatus ved AHO. Rapporten skal bidra til kartlegging av mulige problemområder av likestillings- eller diskrimineringsart som bør gis prioritering, og fungere som bakgrunnsdokument Rapport og planer. Rapporten skal også være grunnlag for idéskapende virksomhet i likestillings- og diskrimineringsspørsmål.

• Bidra i arbeidet med Rapport og planer – tiltak som er planlagt, iverksatt og eventuelt gjennomført, samt mål for kommende år.
• Holde seg oppdatert på evalueringsarbeid (læringsmiljørapport, opptak, semesterevaluering, arbeidsmiljø) og bidra som rådgivende organ i forbindelse med dette.
• Arrangere årlig event med aktuell likestillings- eller diskrimineringssak som tema/bakteppe.

• Last ned skjema

Dette skjemaet kan benyttes for å melde fra om nye ideer, produkter eller forskningsresultater som er frembrakt av arbeidstaker, i eller utenfor arbeidsforholdet, men innenfor bedriftens virksomhetsområde. Ved å gi melding på dette skjemaet oppfyller arbeidstaker sin plikt etter arbeidstakeroppfinnelsesloven § 5 til å gi arbeidsgiver melding om oppfinnelsen uten unødig opphold.

Skjemaet skal sendes til din arbeidsgiver, ved administrerende direktør, uten unødig opphold etter at ideen/oppfinnelsen ble gjort.

Arbeidsgiver plikter innen 4 måneder etter mottak av skjemaet å melde fra til deg om arbeidsgiver ønsker å benytte seg av sin fortrinnsrett til å utnytte oppfinnelsen i sin virksomhet. Dersom arbeidsgiver ikke melder fra til deg innen 4 måneder etter mottak av skjemaet, står du som arbeidstaker fritt til å utnytte oppfinnelsen din kommersielt og på annen måte. Dersom du ikke melder fra om oppfinnelsen, gjelder ingen frist for arbeidsgiver til å kreve rett til din oppfinnelse overført til seg.

Så lenge arbeidsgivers frist til å erklære overtakelse løper, er din rett til å disponere over oppfinnelsen begrenset. Du bør derfor ikke foreta handlinger som forringer mulighetene for patentering, for eksempel offentliggjøring av oppfinnelsen, eller foreta handlinger som gjør det mulig for andre å utnytte oppfinnelsen uten skriftlig samtykke fra arbeidsgiver i den nevnte perioden.

Dersom arbeidsgiver bestemmer seg for å overta eiendomsrett eller annen rett til din oppfinnelse, har du krav på rimelig godtgjørelse, med mindre verdien av oppfinnelsen ikke overstiger det som kunne forventes ut fra den lønn og andre goder du har i ditt ansettelsesforhold hos arbeidsgiver. Den godtgjørelse som eventuelt skal betales, beregnes skjønnsmessig. Ved vurderingen skal det blant annet tas hensyn til oppfinnelsens verdi og omfanget av den rett arbeidsgiver har overtatt, dine ansettelsesvilkår og den betydning ditt ansettelsesforhold har hatt for at oppfinnelsen ble til.

Alle spørsmål i forbindelse med denne avtalen reguleres av norsk rett og skal ved eventuell tvist behandles for norske domstoler.

Dersom du har spørsmål i forbindelse med denne melding eller andre spørsmål, kan du kontakte din arbeidsgiver.

• AHO disponerer et antall P-plasser som er lokalisert ved inngangen til skolen. Plassene er merket med Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo.
• Parkering er kun tillatt med gyldig parkeringsbevis.
• Parkeringsoblatene utstedes ved Infotorget.
• All parkering skjer på eget ansvar.
• Det er ikke tillatt å parkere lenger enn 24 timer.
• Parkeringsplassene overvåkes av et parkeringsselskap.
• Parkering uten tillatelse vil medføre kontrollgebyr. Kontrollgebyret blir ikke ettergitt/slettet. 
• Biler kan bli tauet bort for eiers regning.

Ansatte

• Oblat tildeles alle ansatte og festes på innsiden av frontruten.
• Oblaten gir tillatelse til å parkere hele døgnet på AHOs plasser.

Studenter

• Studenter betaler for parkeringsbevis/oblat og festes på innsiden av frontruten.
• Oblatene gir tillatelse til å parkere i tidsrommet kl. 16.00 - kl. 07.00 på vanlige hverdager og hele døgnet i helger og på høytidsdager.
• Oblatet gjelder for skoleåret.

Gjester og servicebiler

• Parkeringsbevis for gjester fås på Infotorget. 
• Servicebiler med gyldig parkeringsbevis kan parkere inne i gården (serviceparkering). 

Plasser merket for handikappede

• To av plassene er reservert for handikappede.
• I tillegg til gyldig parkeringsoblat, kreves det HC-bevis fra kommune for å parkere på disse plassen. 

Parkering inne i gården

• To plasser for HC-parking. 
• To plasser for el-biler. 
• Servicebiler med gyldig parkeringsoblat kan parkere utenom oppmerkede plasser, men må ikke sperre rømningsveier.
• Ved varelevering/henting er det tillatt å parkere utenom oppmerkede plasser i maksimum 10 minutter.

Sykkel, motorsykkel, moped

• All sykkelparkering skal skje i sykkelstativene mellom hovedinngangen og personalinngangen.
• Plassene skal kun benyttes for sykler som er i daglig bruk.
• Motorsykler parkeres på merket område. 

Norges universiteter har som oppgave å drive forskning, undervisning og formidling til gavn for samfunnet. Universitetene skal sikre samfunnet fri og åpen tilgang til universitetets resultater. Som en del av sitt samfunnsansvar skal universitetene bidra aktivt til at samfunnet kan nyttiggjøre seg resultatene av universitetenes virksomhet, herunder næringsmessig utnyttelse. Samvirket med samfunnet forutsetter ryddig og profesjonell opptreden som grunnlag for gjensidig tillit.

Resultater som er skapt eller blitt til ved universitetene eller frembrakt helt eller delvis med universitetenes ressurser, er universitetets eiendom, så langt dette ikke er eller vil komme i konflikt med andres rettigheter. Universitetene skal sikre at resultatene blir utnyttet til beste for samfunnet.

På denne bakgrunn gjøres følgende retningslinjer gjeldende for AHO:  

Hvem og hva omfattes av retningslinjene

Retningslinjene gjelder for tilsattes arbeidsresultater av enhver art uavhengig av om disse kan utnyttes næringsmessig eller ikke. Retningslinjene gjelder også for studenter og selvstendige oppdragstakere så langt de passer.

Alle kategorier arbeidsresultater er omfattet av disse retningslinjene, herunder, men ikke begrenset til:

• patenterbare oppfinnelser,
• ikke-patenterbar teknologi (ikke-patenterbare oppfinnelser og andre løsninger og prinsipper; knowhow, inkludert bedriftshemmeligheter, teknisk, vitenskapelig og merkantil informasjon og forretningskonsepter),
• databaser,
• dataprogrammer,
• algoritmer,
• ethvert materielt produkt (organisk, uorganisk og biologisk materiale), herunder substanser, organismer og avlinger, samt materialer – heretter betegnet fysiske gjenstander,
• arbeidsresultater som kan danne grunnlag for varemerke– og designregistrering,
• faglitterære publikasjoner og annet forsknings– og undervisningsmateriale som er et resultat av den tilsattes arbeid ved AHO eller av en nærmere angitt oppgave den tilsatte er pålagt i tjenesten

Det er innføret meldeplikt for alle resultater som kan ha næringsmessig potensial.

Eiendomsrett

Alle rettigheter til resultater som AHO eier forblir som hovedregel ved AHO. AHO kan i intet tilfelle gi avkall på sin rett til utnyttelse av resultatene til undervisnings– og forskningsformål.

AHO vil etter avtale kunne gi en tredjepart lisens til utnyttelse av universitetenes resultater, herunder næringsmessig utnyttelse, innenfor den enkelte tredjeparts nærings- og virksomhetsområde. Lisensavtalen skal inneholde bestemmelser om tredjeparts plikt til aktiv utnyttelse av lisensen.

I enkelttilfelle kan rettigheter til utnyttelse av resultater overdras til tredjepart på kommersielle vilkår, betinget av at AHO samtidig beholder sin rett til utnyttelse av resultatene til undervisnings– og forskningsformål og til næringsmessig utnyttelse utenfor den enkelte bedrifts nærings– og virksomhetsområde.

Publisering

AHO vil beskytte og ivareta de vitenskapelig tilsattes sedvanemessige og lovmessige adgang til selv å avgjøre om, og på hvilken måte, et vitenskapelig verk skal offentliggjøres. Det kan avtales en kortvarig utsettelse av publisering for å gi anledning til rettighetssikring.

Partenes rolle i kommersialiseringsprosessen

AHO ønsker å legge til rette for, og gi incentiver til, at de tilsatte kan delta i videreutviklingen av de resultater som AHO har overtatt for næringsmessig utnyttelse. Det legges her til grunn at AHO primært ønsker å bidra til at resultater som er fremkommet ved AHO blir tatt i bruk, og at eventuelle inntekter normalt kun unntaksvis vil gi grunnlag for profitt til AHO.

Fordeling av nettoinntekter ved kommersialisering:
Generelt skal en ta sikte på at tilsatte som utgangspunkt tildeles 1/3 av eventuelle nettoinntekter knyttet til kommersialisering av et resultat.

Tilfelle der resultater ikke meldes inn av tilsatte:
I tilfelle der resultater ikke på reglementert vis meldes av tilsatte til AHO, og resultatet deretter søkes kommersialisert uten AHOs medvirkning, har AHO rett til en andel av fremtidig nettoinntekt av det kommersialiserte resultatet.

Tilfelle der AHO ikke velger å kommersialisere et resultat:
I tilfelle der resultatet på reglementert vis er meldt inn av tilsatte, men AHO ikke ønsker å kommersialisere dette, har AHO rett til en andel av fremtidige nettoinntekter av tilsattes egen kommersialisering. Beløpet er kompensasjon for tilsattes bruk av offentlige ressurser til frembringelsen av resultatet.

Tilsatte med flere arbeidsgivere

Det grunnleggende prinsipp er at økonomisk ansvar, og rettigheter til gevinst, tilfaller den arbeidsgiver hvor arbeidsforholdet innebærer forskning. Hvis begge arbeidsforhold innebærer forskning må partene bli enige om fordelingen.

Interessekonflikter

En viser til Etiske retningslinjer for statstjenesten, hvor det i pkt 4.2 fremgår at statsansatte ikke kan medvirke til illojal konkurranse med den statlige virksomhet hvor vedkommende er ansatt.

Statsansatte kan ikke ta arbeid eller drive ervervsvirksomhet som gjør at vedkommende kan bli inhabil i mer enn sporadiske tilfelle, eller komme i lojalitetskonflikt med den offentlige virksomhet hvor vedkommende er ansatt. Tvilstilfelle bør tas opp med arbeidsgiver i forkant for å unngå vanskeligheter for den ansatte eller arbeidsgiver og for å ivareta den alminnelige tillit til statstjenesten.

Det vises her forøvrig Avtale om ekstraerverv ved AHO, 

Det kan kun serveres alkohol i forbindelse med større, offisielle begivenheter ved AHO.

Med større begivenheter menes f. eks. diplomutstillinger, diplomutdelinger og AHO Works. Det skal normalt ikke serveres alkohol ved utstillingsåpninger verken i grunnundervisningen eller i masterundervisningen.

Alkoholservering skal begrenses slik at det ikke kommer unødvendig i konflikt med kravet til null-toleranse for promille i verkstedene. Studenter som har drukket alkohol har ikke under noen omstendighet adgang til verkstedene.

For studentfester gjelder egne regler, se henvisninger

Bursdager

AHO gir gaver til ansatte i hovedstilling som fyller 50 eller 60 år. Avdelingen kjøper gave eller gavekort til en verdi av inntil kr 3 000. I tillegg kan det arrangeres en tilstelning med enkel servering.

Fratredelse/pensjon 

Her skilles det mellom antall år vedkommende har vært tilsatt:

• mindre enn 2 år: blomster
• mellom 2 og 5 år: blomster samt enkel tilstelning
• mer enn 5 år: gave eller gavekort til en verdi av inntil kr 3500, samt enkel tilstelning

Andre anledninger

• Bryllup:  gavekort eller gave til en verdi av inntil kr 1000.
• Barnefødsel: blomster
• Dødsfall i nærmeste familie: blomster

Dødsfall

AHO må være representert i begravelsen/bisettelsen:

• Blomsterbukett til etterlatte
• Krans til båren eller gave til det formål som blir oppgitt

Utgifter

Utgifter til gave og tilstelning belastes sentralt. Det er ikke anledning til å utvide gavebeløpet ved å belaste eget budsjett.

Innsamling av penger til gave fra kollegaer kan gjøres i tillegg. Slik innsamling skal ikke skje sentralt, men arrangeres av kolleger. Innsamlede penger kan ikke slås sammen med gaven fra AHO.

Formål

AHO ønsker å tilby en honnør til de ansatte som går av med full pensjon, og som fremdeles ønsker å yte en relevant innsats for skolen. Det primære formålet er å legge til rette for å gi den enkelte en emeriti status for å fremheve den store ressursen de besitter. Skolen ser verdien av å benytte seg av kompetansen og kapasiteten som pensjonisten innehar, såfremt vedkommende fremdeles driver aktivt vitenskapelig arbeid med relevans for AHOs faglige virksomhet.

I hovedsak vil ordningen være aktuell for vitenskapelige toppstillinger, normalt professor. Disse kan få tittel professor emerita(kvinne) eller professor emeritus (mann).

Forventninger

AHO forventer at det er et kontinuerlig faglig samarbeid mellom skolen og vedkommende i den perioden hvor emeritus ordningen benyttes.

Relevante aktiviteter som en emeritus kan engasjere seg i er:

• videreføring- og sluttføring av forskningsprosjekter
• veiledning og undervisning
• formidling og popularisering
• prosjektdeltakelse

Dersom det er aktuelt å benytte emeritus/emerita i større omgang ved skolen, vil det være naturlig å inngå egne avtaler der det gis godtgjørelse etter reglement for pensjonister.

Tildeling av ressurser

Som professor emeritus/ emerita vil vedkommende tildeles følgende ressurser:

• adgangskort til høgskolen
• beholde sin brukerkonto (e-post), tilgang til printer fasiliteter og AHOs nettverk.
• tilgang til bibliotek og mulighet for å benytte leseplasser der

Dersom det skulle være behov for andre tilbud fra skolens side må det søkes om spesielt, og det vil avgjøres i det enkelte tilfelle av skolens ledelse.

Retningslinjer for søknad

En søknad om emeriti status må oversendes det enkelte institutt senest 3 måneder før overgang til pensjon. Søknad legges frem for styret. Forlengelse av avtale behandles administrativt.

Innhold i avtale

Emeriti avtalen kan inngås for 3 år med mulighet for forlengelse i 1+1 år. Den som tildeles en slik honnør representerer AHO og må således ivareta skolens renommé på en god måte. Der emeritus /emerita deltar på aktiviteter i regi av tilknytningen til skolen, forventes at en vedkommende oppfyller samme grad av lojalitet som øvrige ansatte.

Det forventes at pensjonisten avgir en rapport ved utløp av avtalen til instituttleder med orientering om status i den aktiviteten som var grunnlaget for tilknytningen. På dette grunnlag kan det også søkes om forlengelse.

Da avtalen ikke ansees som et ansettelsesforhold kan avtalen oppheves av begge parter på kort varsel.

Finansiering

Konkrete kostnader knyttet til tilknytning for emeritus må avtales på forhånd og omfatte klarlegging av finansiering.

AHO ønsker å legge til rette for senior arbeidstakere ved å:

• Bevisst stimulere til faglig og personlig utvikling gjennom kompetanseheving
• Bevisst benytte ervervet kunnskap, erfaring og sosial kompetanse
• Gi muligheter til endring og tilpassing av arbeidsoppgaver og ansvar, herunder endret stillingsprosent
• Gjennomføre medarbeidersamtaler som kan fokusere på tilpasning og forberedelse til pensjonsalder.  Den tilsatte skal ved fylte 60 år få tilbud om en egen samtale som en del av forberedelsen til pensjonsalderen
• Gi tilbud om seniorkurs for beregning av pensjon

Ekstra ferieuke - 60 år

Arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av ferieåret, har krav på en ekstra ferieuke i løpet av ferieåret.

Denne uken kommer i tillegg til de vanlige 5 ferieukene.

Når det gjelder vitenskapelig ansatte, må både denne og ordinær ferie tas ut når skolen er lukket for undervisning.

Deltid

Dersom du arbeider deltid, avkortes ferietiden tilsvarende din stillingsprosent.

Arbeider du hver dag, kan du ta en uke ferie. Arbeider du noen dager i uken, kan ferien ikke deles opp slik at ferien blir lenger enn en uke.

Seniorpolitiske tiltak -  tjenestefri fra 62 år

For å motivere arbeidstakere til å stå lenger i arbeid, er det bestemt at ansatte i staten innvilges åtte dager tjenestefri med lønn per år fra og med det kalenderåret man fyller 62 år.  AHO har besluttet å benytte sin mulighet til å utvide tilbudet gjennom lokal avtale.

Følgelig kan du i det kalenderåret du fyller 62 år, ta ut til sammen 14 arbeidsdager (”seniordager”) tjenestefri med lønn.

Det understrekes at også disse dagene skal legges utenfor undervisningstiden for vitenskapelig ansatte.

Uttak av tjenestefri med lønn kan ikke overføres fra ett år til et annet.  Ved årets slutt betraktes dagene som benyttet. AHO vil ikke godtgjøre disse dagene med lønn.

Deltid

Dersom du arbeider deltid, avkortes antall seniordager tilsvarende din stillingsprosent.

Arbeider du hver dag, kan du ta 14 arbeidsdager fri.

Avtalefestet pensjon (AFP)

Den generelle øvre aldersgrensen for arbeidstakere i staten er 70 år. Folketrygdens pensjonsalder som gir rett til å gå av med pensjon, er 67 år.

Avtalefestet pensjon er en frivillig tidligpensjonsavtale. For å søke om AFP må du ha fylt 62 år. Du kan gå av med hel eller delvis AFP. Det er et krav at den gjenværende stillingen er minst 60 %.

Mer informasjon hentes fra NAV eller Statens Pensjonskasse

Forutsetning for ferie

Opptjeningsåret for feriepengerettigheter er året før ferieåret. Arbeidstaker har rett og plikt til å ta ut opparbeidet ferietid. Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at ferie kan tas ut. Fulle ferierettigheter innebærer ferie i 25 arbeidsdager, 30 dager for de over 60 år. Man har rett på ferietid etter den stillingsprosenten man har. Både ferie og annet fravær beregnes forholdsmessig etter stillingsprosenten.

I AHOs personal- og lønnssystem er alle registrert med arbeidstid hver dag.
Eksempel: i 20 % stilling er man registrert med 20 % arbeidstid hver dag, altså 1,5 timer.
Har man arbeidet hele opptjeningsåret i 20 % stilling og har 20 % stilling i ferieåret, har man opptjent feriepenger i 25 virkedager.
Hvis den reelle frammøtetiden for eksempel er en dag i uken (20 %), har man i praksis ferie i fem virkedager i fem uker. Det forutsettes at vitenskapelig tilsatte tar ut alle sine ferierettigheter i løpet av ferieåret. Vitenskapelig tilsatte har ikke mulighet til å overføre feriedager fra ett ferieår til neste ferieår. Ubenyttet ferie vil med andre ord bli strøket og verken bli overført eller godtgjort med lønn.

Når det gjelder fastsetting av ferietiden, er det nødvendig at vitenskapelig tilsatte tilpasser tid for ferie og eventuelle ”seniordager” til behov for tilstedeværelse i undervisning og forsking. Uttak av ferie skal avtales på forhånd med instituttleder. Instituttleder er ansvarlig for at det utarbeides ferieliste som inkluderer alle tilsatte ved instituttet.

Alle må føre personlig oversikt over når man tar ut ferie.

Ferie med feriepenger – gjelder dersom du har vært ansatt hele opptjeningsåret

De som har vært ansatt hele opptjeningsåret vil få utbetalt opptjente feriepenger i juni.
Når man får utbetalt feriepenger, skal man ikke samtidig få lønn, derfor trekkes lønn tilsvarende antall feriedager.

Ferie uten feriepenger – gjelder dersom du har vært ansatt deler av opptjeningsåret

De som ikke har arbeidet hele opptjeningsåret ved AHO, har ikke opptjent fulle feriepengerettigheter for ferieåret.
De feriepenger som er opptjent, blir som vanlig utbetalt i juni med tilsvarende trekk i lønn for antall opptjente ”betalte” feriedager.
Imidlertid forutsettes det at alle vitenskapelig tilsatte tar ut full ferie i ferieåret uavhengig av opptjente feriepengerettigheter.
Dette innebærer at de ubetalte feriedagene trekkes i lønn. Feriedager uten lønn trekkes i juli.

Ferie uten feriepenger – gjelder dersom du har arbeidet i deltidsstilling med lavere stillingsprosent enn du har i ferieåret

Ferie uten feriepenger – gjelder dersom du er ansatt etter 1. januar i ferieåret

Tilsatte etter 1. januar har ikke opptjent ferie med rett til feriepenger i ferieåret fra AHO. Det forutsettes allikevel at alle vitenskapelig tilsatte tar ut full ferie i løpet av året. Trekket for ubetalte feriedager fordeles mellom juni og juli.

Ferie uten feriepenger - unntak

Dersom nærmeste overordnet bekrefter at vedkommende ikke tar ferie eller kun tar ferie de dager vedkommende har rett på med lønn, kan trekket falle bort. Det forutsettes at den merutgift som dette medfører, blir dekket av den enhet vedkommende er tilknyttet uansett om lønnen belastes felles lønnsbudsjett eller ikke.

Seniordager – 62 år

Tilsatte over 62 år har rett til 14 ”seniordager”. På samme måte som for avvikling av ferien, må uttaket av dagene tilpasses behov for tilstedeværelse i undervisning og forskning. ”Seniordager” beregnes forholdsmessig etter stillingsprosenten.

Generelt

Sentralbord/resepsjon skal ha beskjed om tidsrom for ferie og annet fravær.
Det månedlige registreringsskjema for fravær (alt fravær: egenmelding, sykmelding, barns sykdom, ferie, jobbet annet sted, permisjon) og tilstedeværelse er en minimumsordning for å registrere arbeidstid. Disse listene skal fylles ut og leveres av alle med fast månedslønn.
Frist for innlevering er innen den 10. i påfølgende måned.

Fratredelse i løpet av ferieåret

AHO legger normalt til grunn at alle vitenskapelig tilsatte tar ut full ferie, og de som ikke har full opptjening trekkes tilsvarende i lønn.
Dette vil også bli gjort gjeldende for tilsatte som slutter i løpet av året. Det er derfor fastsatt følgende retningslinjer for beregning av avviklet ferie ved fratredelse:
1. Fratredelse 1. januar – før påske i gjeldende år: Ingen trekk for avviklet ferie
2. Fratredelse fra påske – 30. juni: En uke ferie anses avviklet
3. Fratredelse 1. juli – 30. november: All ferie, bortsett fra én uke, anses avviklet
4. Fratredelse 1. desember – 31. desember: All ferie anses avviklet

Unntak

Timelærere med kontrakter som starter og slutter innenfor samme semester men før ferieavviklingsperioden for årets sommer- og juleferie. Disse ferieperiodene er ofte innenfor følgende intervall: 20.6-20.8 og 20.12-15.01. Det forutsettes at ingen ferie tas ut i kontraktsperioden. Dersom ferie tas ut må det meldes til personal slik at lønn blir trukket.
Alle timelærere vil få utbetalt sin opptjente ferie ved kontraktens utløp.

Avtalen gjelder undervisnings- og vitenskapelig ansatte ved AHO.

Arbeidsplan

Alle medarbeidere som omfattes av denne avtalen skal til enhver tid ha en arbeidsplan som er godkjent av nærmeste overordnede. Arbeidsplanen skal bl.a. inneholde oversikt over hovedarbeidsoppgavene knyttet til undervisning, forskning og administrasjon.

Registrering av tilstedeværelse og fravær

Alle tilsatte følger de regler som til enhver tid gjelder i AHO når det gjelder fravær ved sykdom, ferie, fravær grunnet syke barn, velferdspermisjoner og lignende.

Dette inkluderer å følge etablerte varslingsrutiner til leder og sentralbord.

Tilstedeværelse og fravær registreres på eget månedlig registreringsskjema.

Registreringsskjemaet leveres direkte til personalkonsulenten innen den 10. hver måned.

Tidsforbruk i forbindelse med alle prosjekter skal føres på fastsatt månedlig registreringsskjema.

Egenmeldinger for sykefravær i perioden skal attesteres av leder og leveres personalkonsulenten.

Sykmeldinger skal sendes administrasjonsavdelingen/ personalkonsulenten så snart den er mottatt av den sykmeldte.

Instituttleder har overordnet ansvar for registrering og oppfølging av fravær. Ved fravær som skyldes arbeidets gang og utføring av arbeidsoppgaver, skal arbeidstaker informere sentralbordet om fraværet.

Det månedlige registreringsskjemaet for tilstedeværelse og fravær er ikke tilstrekkelig ved en eventuell betaling for overtid. I et slikt tilfelle skal arbeidstiden i prinsippet dokumenteres med full tidsregistrering (tidspunkt for start og slutt av arbeidsdagen) i hele det aktuelle semesteret. Kravet om tidsregistrering for hele semesteret kan imidlertid fravikes når forholdene tilsier det. Overtidsskjemaet påføres nødvendige opplysninger samt attestasjon før viderelevering til økonomiavdelingen.

Generelt er det ikke aktuelt å betale for overtid. Dersom det unntaksvis skal ytes overtidsbetaling, skal dette være godkjent av leder på forhånd.

Ferie

Det er gjeldende praksis ved AHO at medarbeidere innen undervisning og forskning tar ferie i perioder når vedkommende ikke har undervisning og når virksomheten ellers tillater det. Dette vil primært si perioden ca. 20. juni – ca. 10. august, samt i forbindelse med påske og jul.
Uttak av ferie for arbeidstakere over 60 år, samt uttak av ”seniordager”, skal også tilpasses behovet for tilstedeværelse i undervisning og forskning.

Formelt registreres fire uker ferie i perioden 20. juni – 10. august for de som har opparbeidet rettighet til ferie. Tilsatt må selv føre oversikt over når ferie reelt tas ut. Ferie som tas ut ellers i året, avtales med leder på forhånd.

Ubenyttede feriedager kan ikke overføres til påfølgende arbeidsår, og de blir heller ikke godtgjort med lønn.

Dersom en vitenskapelig tilsatt ikke har full opptjeningstid i opptjeningsåret (året før ferieåret) og derfor ikke har opparbeidet fulle feriepengerettigheter, vil vedkommende bli trukket i lønn og få utbetalt feriepenger for opptjente rettigheter.

Dersom en vitenskapelig tilsatt, som ikke har opparbeidet fulle feriepengerettigheter, ønsker å arbeide i perioder som i utgangspunktet er fastsatt til ferietid, må instituttleder bekrefte at vedkommende er i arbeid.

Ekstraverv (bistilling)

Dersom arbeidstaker ønsker å påta seg arbeid utenfor AHO, må det inngås egen avtale.

Det forutsettes at arbeidet er til gagn for utførelsen av arbeidet for AHO.

En bistilling kan omfatte arbeid ved andre høgskoler og universiteter, forskningsinstitusjoner eller andre faglige oppgaver.

Tapt arbeidstid i den ordinære stillingen skal normalt innarbeides. Alternativt må arbeidstaker avtale trekk i lønn, eventuelt redusert arbeidstid.

Omfanget av slikt ekstraerverv (bistilling) innenfor ordinær arbeidstid, kan ikke overskride 20 % av hel stilling.

Generelt gjelder følgende for ekstraerverv:

”Arbeidstakere må ikke inneha bistillinger, bierverv, styreverv eller andre lønnede oppdrag som kan hemme eller sinke deres ordinære arbeid med mindre det foreligger særskilt pålegg eller tillatelse.”. Hovedtariffavtalens pkt. 1.1.4 Ekstraverv.

Dersom det er aktuelt for en medarbeider å inngå avtale om oppdrag i virksomheter som kan defineres som konkurrerende til AHO, skal AHO inngå avtalen. Et slikt oppdrag skal inngå i en på forhånd avtalt arbeidsplan.

Etter- og videreutdanningsvirksomhet

Etter- og videreutdanningsvirksomhet ved AHO defineres som prosjektarbeid som føres på månedlig registreringsskjema.

Avhengig av avtalens innhold kan oppdraget eventuelt gjennomføres som et engasjement, som avspasering eller overtid etter gjeldende regler.  
 

GYLDIGHET

Avtalen er gjeldende fra 9. mai 2011

Avtalen gjelder inntil en av partene sier den opp med 6 måneders varsel.

 

I henhold til forskrift om endring i forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger fastsatt av Kunnskapsdepartementet.

Last ned: Skjema søknad om opprykk til førstestilling etter komeptanse (Word)

Instituttlederne har ansvar for å fastsette arbeidsoppgaver for alle medarbeidere på instituttet.

Fra og med 2009 skal arbeidsoppgavene for alle faglige medarbeidere i faste stillinger og åremålsstillinger utover ett års varighet summeres opp i skjemaet for arbeidsplan.  Det forutsettes at det for de fleste er aktuelt å fastsette arbeidsplan og fylle ut skjemaet i forbindelse med årlige medarbeidersamtaler.

Oppgavene grupperes i:

• Undervisning
• FoU (inkl. kunstnerisk utviklingsarbeid)
• Formidling og samfunnskontakt
• Interne oppgaver

Det skal angis hvor stor andel av full stilling som kreves for oppgavene i hver gruppe. Summen skal tilsvare stillingens størrelse.

I merknadsfeltet kan det f. eks angis resultatkrav, nærmere oppgavebeskrivelse, årsaken til at en fraviker normal belastning i undervisning og hva som skal skje dersom forutsetninger ikke slår til.

Avtale mellom arbeidstaker og AHO om arbeid (lønnet eller som selvstendig næringsdrivende) i tillegg til stillingen ved AHO.

1.   Rett til å inneha ekstraerverv

Avtalevilkårene for ekstraerverv er hjemlet i Hovedtariffavtalens pkt. 7.1.1.4 og Statens personalhåndbok, pkt. 10.13.1, 2 og 3.

I hht. AHOs personalreglement, § 14 Ekstraerverv kan fast ansatte i undervisnings- og forskerstillinger etter skriftlig søknad gis samtykke til å inneha ekstraerverv når dette er til gagn for AHO. Søknaden godkjennes av rektor.

2. Begrensinger

a. En tilsatt ved AHO kan ikke inneha ekstraverv og bierverv, styreverv eller ta annet lønnet oppdrag som er uforenlig med AHOs legitime interesser, eller er egnet til å svekke tilliten til AHO.

3. Andre forutsetninger

a. Det må være åpenhet om de tilsattes ekstraerverv og bierverv mv. som kan ha betydning for tjenesteutøvelsen.

b. Ledelsen i AHO kan ikke benytte styringsretten for generelt å pålegge alle arbeidstakere å gi opplysninger om bierverv. Ledelsen kan imidlertid i konkrete tilfeller kreve slike opplysninger dersom det er tvil om den tilsatte har adgang til å inneha slike bierverv.

c. Tilsatte ved AHO kan ikke ha ekstraerverv som bidrar til lojalitetskonflikt med AHO eller medvirke til illojal konkurranse med egen bedrift. Tvilstilfeller bør tas opp med ledelsen i forkant for å unngå vanskeligheter og for å ivareta tilliten til AHO.

d. Hovedtariffavtalen pkt 1.1.4 sier at statsansatte ikke må ha bistillinger eller andre lønnede oppdrag som hemmer eller sinker deres ordinære arbeid, med mindre det foreligger særskilt pålegg eller tillatelse. Ansatte kan blant annet ikke ta arbeid eller drive ervervsvirksomhet som gjør at vedkommende kan bli inhabil i mer enn sporadiske tilfeller, eller komme i lojalitetskonflikt til AHO. Tvilstilfelle bør tas opp med arbeidsgiver i forkant for å unngå vanskeligheter for den tilsatte eller arbeidsgiver og for å ivareta den alminnelige tillit til statstjenesten.

e. Ekstraervervet må ikke innebære at den tilsatte driver illojal konkurranse i forhold til AHO.

Avtale mellom arbeidstaker og AHO om arbeid (lønnet eller som selvstendig næringsdrivende) i tillegg til stillingen ved AHO.

I hht AHOs personalreglement, § 14 Ekstraerverv og Ekstraerverv - retningslinjer kan fast ansatte i undervisnings- og forskerstillinger etter skriftlig søknad gis samtykke til å inneha ekstraerverv når dette er til gagn for AHO.

Søknaden godkjennes av rektor.

Avtalevilkårene for ekstraerverv er hjemlet i Hovedtariffavtalens pkt. 7.1.1.4 og Statens personalhåndbok, pkt. 10.13.1, 2 og 3. Ekstraverv skal registreres i selvbetjeninsportalen DFØ.

Hvordan søke: 

Du søker om ekstraverv i Selvbetjeninsportalen DFØ og heter Sidegjøremål. Dette må du gjøre på nettsidene til DFØ, og er ikke tilgjengelig på mobil-appen. 

Se veiledning her

1. Generelt

Statens personalreglement gjelder for stipendiater, og de har således fulle rettigheter og plikter som andre tilsatte. Instituttleder er stipendiatens nærmeste foresatte. Inntil instituttilhørighet er avklart er fagdirektør stipendiatenes nærmeste foresatte.

2. Pliktarbeid

Stipendiater tilsettes normalt for en periode på 3 eller 4 år. Ved 4 års stipend inngår ett årsverk pliktarbeid innen undervisning m.v. (25 % av total tilsettingstid).
Instituttleder er ansvarlig for pliktarbeidets innhold og omfang. Det skal lages en skriftlig avtale mellom instituttleder og stipendiat som gjør rede for dette, og som oppdateres semestervis. Avtalene skal godkjennes av rektor. Stipendiaten skal hvert semester rapportere sitt timeforbruk til instituttleder som skal godkjenne regnskapet.
Deltakelse i den obligatoriske forskerskolen har forrang over pliktarbeid.

3. Annum

Stipendiaten disponerer et annum fastsatt av styret (p.t. kr 20 000 pr år) til materiell, bøker, reiser eller lignende i forbindelse med forskningsarbeid og publisering av dette. Bruk av annum skal avtales med instituttleder. Annum kan ikke benyttes til kapitalvarer slik som PC, skriver, mobiltelefon, kamera eller lignende med mindre det er godkjent av direktør forvaltning. Kapitalvarer er skolens eiendom og leveres tilbake når stipendiaten fratrer sin stilling. Når det gjelder bøker, skal kostbare bokverk og oppslagsverk returneres til biblioteket.

4. Tilstedeværelse

Stipendiater har normalt tilstedeværelsesplikt ved AHO. Annen arbeidsplass for kortere eller lengre perioder kan avtales med instituttleder.
I doktorgradsopplæringen inngår organisert forskerutdanning med møteplikt. For å få godkjent gjennomføring av de ulike modulene i forskerskolen, kreves minimum 80 % tilstedeværelse innenfor hver modul. Fravær fra undervisning må dokumenteres med sykmelding fra lege. Dette gjelder også fravær på grunn av barns sykdom.

5. Permisjoner og forlengelser - avbrudd i stipendiatperioden

Generelt forutsettes en jevn dialog med veileder, forskningsadministrasjon og instituttleder. Etter gjennomført forskerskole gjennomføres obligatoriske progresjonsoppfølgingsmøter mellom stipendiat og forskerutdanningen hvert semester fram til semesteret der avhandlingen leveres. I forkant av disse møtene skal hver stipendiat i samråd med sin veileder levere progresjonsrapport etter et fastlagt skjema. Som andre arbeidstakere, skal også stipendiater søke om, alternativt melde fra om, fravær.

5.1 Avbrudd på grunn av lovhjemlede fravær

Ved lovhjemlede fravær i stipendiatperioden forlenges opptaksperioden tilsvarende varigheten av fraværet. Forlengelsen kan ikke inkludere ferie og periodevis arbeid.
Dette vil for eksempel gjelde:

• Sykefravær som er lengre enn 14 dager
• Militærtjeneste
• Fødselspermisjon

For fedre som tar ut to ukers velferdspermisjon i forbindelse med fødsel, kan denne inkluderes i forlengelsesperioden.
Korttidsfravær, dvs. fravær på under 14 dager (egen sykmelding, barns sykdom, velferdspermisjoner, ferier) vil ikke gi grunnlag for forlengelse av stipendiatperioden.
Sykmeldte stipendiater har samme plikter og rettigheter som andre tilsatte. Langtidssykmeldte skal snarest mulig tilbake i arbeid. Dette innebærer blant annet at det skal utarbeides en oppfølgingsplan innen 4 ukers sykmelding. Oppfølgingsplanen skal inneholde vurdering av arbeidsoppgaver og arbeidsevne, samt eventuell tilrettelegging og oppfølging. Etter 8 ukers sykmelding innkaller AHO til et dialogmøte.

5.2 Avbrudd av andre grunner

Annen type permisjon uten lønn som sammenhengende varer én måned eller lenger, kan gi grunnlag for innvilgelse av forlenget stipendiatperiode. Det må søkes om slik permisjon. Stipendiatens oppgave er først og fremst å gjennomføre sitt forskningsarbeid og sin doktorgrad. AHO er derfor svært restriktive med permisjoner for stipendiater.

5.3 Søknad om ren forlengelse av stipendiatperioden, uten forutgående avbrudd/permisjon

Stipendiatperioden kan etter søknad forlenges på annet grunnlag. Slike søknader innvilges kun unntaksvis, og dersom svært gode grunner taler for det. I søknaden må det vedlegges en redegjørelse for hva som er gjort/publisert og hva som gjenstår av doktorgradsarbeidet. Søknaden kan innvilges der AHO etter en samlet vurdering finner at prosjektet vil kunne gjennomføres i forlengelsesperioden.

5.4. Den formelle søknadsprosessen for pkt. 5.2. og pkt. 5.3

1. Søknad om permisjon og forlengelse sendes til postmottak@aho.no i god tid før dato for eventuell start på permisjonsperioden
2. Personalkonsulent informerer forskningsadministrasjonen veileder og instituttleder for uttalelse/anbefaling
3. Rektor innvilger en forlengelse basert på uttalelser fra veileder, instituttleder og forskningsadministrasjonen
4. Personalkonsulent klargjør formelt svar

6. Ekstraerverv

AHOs retningslinjer for ekstraerverv gjelder også for stipendiater. En legger imidlertid til grunn at stipendiater normalt bør konsentrere seg fullt om doktorgradsprogrammet.

7. Oppsigelse

Stipendiatene må rapportere om sin framdrift i henhold til de gjeldende retningslinjer. Manglende rapportering av fremdrift eller alvorlig svikt i fremdriften kan, når forholdene skyldes stipendiaten, gi grunnlag for oppsigelse.

Generelle bestemmelser

AHOs personalreglement

Ifølge AHOs personalreglement kan tjenestefri uten lønn tilstås av nærmest foresatt tjenestemyndighet for inntil 1 uke etter samråd med dem som direkte vil bli berørt av fraværet. Tjenestefri uten lønn utover en måned tilstås av rektor.
Tjenestefri bør, så langt tjenesten tillater det, gis tilsatte som ønsker å gjennomgå en utdanning eller utføre et arbeid som er av betydning for den videre faglige utvikling i statens tjeneste.
Når særlige grunner taler for det, kan rektor, etter innstilling fra nærmeste foresatte gi tjenestefri i inntil 1 år for å overta annen stilling.

Hovedtariffavtalen § 22

Når viktige velferds- og omsorgsgrunner foreligger, kan en arbeidstaker tilstås velferdspermisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager. Dersom arbeidstakeren selv ønsker og tjenesten tillater det, kan arbeidsgiver samtykke i fleksibelt uttak av permisjonsdagene.

Lovbestemte permisjoner

Arbeidstakere har ifølge hovedtariffavtalen og Arbeidsmiljøloven §12 krav på permisjon ved en rekke tilfeller, som ved for eksempel svangerskap, fødsel, adopsjon, samt omsorg for barn, pleie av pårørende, utdanning, militærtjeneste, offentlige verv.

Søknad/varsel om permisjon

Søknad/varsel om velferdspermisjon skal sendes AHO/nærmeste leder og i spesielle tilfeller til organisasjonsdirektør.

AHOs retningslinjer for kortvarig velferdspermisjon med lønn

1. Følgende permisjoner går av de generelle 12 velferdsdager med lønn(HTA § 22). Avtales i forkant med leder og dokumenteres i fleksitidssystemet for teknisk/administrativt ansatte. Vitenskapelig ansatte må søke nærmeste leder og få godkjennelse fra vedkommende.

2. Følgende permisjoner er basert på særavtaler/lov og innvilges i tillegg til de generelle 12 velferdsdager med lønn. Nærmeste leder innvilger.

3. Velferdspermisjon uten formell søknad
   Følgende permisjoner avtales med nærmeste leder, og innvilges i tillegg til de generelle tolv velferdsdager med lønn.
   Nødvendig permisjon til konsultasjon og behandling hos
   - Lege / Tannlege / Øyelege / Fysioterapeut / Homøopat / Kiropraktor / Blodgiving
   
   Dersom gjentatte behandlinger er nødvendig, men uten at det blir gitt sykmelding, skal det avtales om besøkene skal tas ut som fleksitid eller av den generelle velferdspermisjonen, jf. Hovedavtalen § 22. Med ”gjentatte” behandlinger menes en behandlingshyppighet med kortere intervall enn 3 uker over lenger tid. En slik permisjonsavtale avgjøres av organisasjonsdirektør.

AHOs retningslinje for kortvaring permisjon uten lønn

– utfyllende regler for AHOs Personalreglement
Tjenestefri uten lønn med varighet (1 uke – 1 måned) tilstås av direktør organisasjon etter anbefaling fra nærmeste leder (Se bestemmelse i personalreglementet for permisjon uten lønn inntil én uke og mer enn én måned).

1. Søknad om forskningstermin med lønn.

Beslutningsnivå: Styret på grunnlag av innstilling fra Forskningsutvalget.
Krav til søknad: Jf. Retningslinjer for tildeling av forskningstermin.
Søknadsfrister: 15. september og 15. februar.

2. Søknad om lønnet forskningstermin m/ekstern vikarfinansiering (forskningsråd m.v.):

Beslutningsnivå: Styret på grunnlag av innstilling fra Forskningsutvalget.

Krav til søknad:

Må følge med søknad:
a) forslag til vikarordning med attestasjon fra instituttleder (ev. fra rektor dersom instituttleder selv er søker.).

b) faglig plan for permisjonsperioden med anbefaling fra veileder dersom søkeren er dr.ing.student og fra forskningsleder dersom søkeren ikke har
slik status.

Søknadsfrister: 15. september og 15. februar.

3. Søknad om permisjon uten lønn (i tilknytning til arkitektoppdrag m.v.).

Beslutningsnivå: Styret for professorer; amanuenser/førsteamanuenser, høgskolelektorer etter innstilling fra instituttstyrene.

Krav til søknad:
Må følge med søknad:
a) forslag til vikarordning med attestasjon fra instituttleder (ev. fra rektor dersom instituttleder selv er søker).
b) begrunnelse av faglig nytteverdi for AHO.

Søknadsfrister: 15. september og 15. februar.

4. Søknad om kortere permisjoner m/lønn (velferdspermisjoner o.l.)

Beslutningsnivå: Administrasjonen gir velferdspermisjoner etter reglene i Lønnsregulativets § 22 samt utfyllende merknader til denne i Statens Personalhåndbok.

Krav til søknad: Må følge med søknad: Begrunnelse og dokumentasjon i henhold til Personalhåndbokens bestemmelser.

Søknadsfrister: Ingen frister.