Dette dokumentet er en avklaring av rutiner og prosesser for programstyret for arkitektur sin løpende drift beskrevet i retningslinjene til programstyrene ved AHO.
Programstyret inngår i en organisasjonsstruktur sammen med andre organer på AHO: styret, studieutvalget, ledermøtet, opptakskomitéen, internasjonalt kontor, forskningsutvalget, læringsmiljøutvalget, likestillingsutvalget, underutvalg med delegert ansvar fra programstyret m.v.
Programstyret har det faglige ansvaret for å sikre at studieprogrammet organiseres og gjennomføres som et helhetlig studieprogram med høy faglig kvalitet. Programstyret sin rolle er å utvikle og kvalitetssikre utdanningen og gjennomføre strategiske diskusjoner.
Programstyret ledes av instituttleder for arkitektur. Programstyreleder har beslutningsmyndighet og overordnet ansvar i både løpende programstyrearbeid og beslutninger i den daglige driften/virksomheten, samt forberedelse til arbeidsmøter og ordinære styremøter.
Møtestruktur
- Innkalling til styret med saksdokumenter skal være programstyremedlemmene i hende senest fem dager før møte avholdes, med mindre situasjonen tilsier noe annet.
- Forskjellige møteformer:
- Ordinært styremøte: Information om vedtak, innspill fra observatører, diskusjonsforum.
- Arbeidsmøte: fatte vedtak utarbeidet av programstyreleder, kvalitetssikring og strategisk diskusjon.
- Seminar: diskusjonsforum, interne og eksterne bidrag.
- Det skal føres møteprotokoll fra programstyremøtene.
- Møteprotokollen skal angi:
- Tid og sted for møtet
- Deltakerne i styremøtet (tilstedeværende, fraværende, funksjon)
- Innstilling til vedtak, samt øvrige forslag til vedtak fremmet i møtet.
- Vedtaket
- Beslutningsdyktighet
- Programstyret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede.
- Ved stemmelikhet har PS-styrets leder dobbeltstemme
Roller og spesifisert ansvar
Programstyreleder:
- fastsetter møteplan, innkaller til møter og bestemmer saksliste i samråd med programstyrets sekretær.
- er møteleder. I programstyreleders fravær ledes møtet av dennes stedfortreder eller den som programstyreleder utpeker til å lede møtet.
- iinnstiller til vedtak i alle styresaker og har ansvar for at det foreligger nødvendig dokumentasjon slik at programstyret har et tilfredsstillende og saklig grunnlag for sitt vedtak. Dette skal i hovedsak skje skriftlig, men kan om nødvendig suppleres muntlig i møtet
- skal sørge for at styrets beslutninger gjøres kjent og følges opp.
- har overordnet ansvar, beslutningsmyndighet og fullmakter på vegne av programstyret: i både løpende PS-arbeid og vedtak i den daglige driften/virksomheten, samt forberedelse til PS-arbeidsmøter og ordinære styremøter.
Programstyrets medlemmer:
- kan be om å få ført opp en sak på dagsorden. En slik anmodning skal fremmes skriftlig overfor programstyreleder senest 14 dager før møtet.
- kan bli bedt om å bidra til å utarbeide sakene som skal legges fram, og programstyret kan sette ned undergrupper for å utarbeide saksgrunnlag i enkelte saker.
- har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall. Ved lengre fravær skal problemstillingen tas opp og vara skal besluttes av programstyrets leder.
- har plikt til å delta i forhandlinger og avgi stemme. Det kan ikke stemmes blankt annet enn ved valg.
- kan ikke delta ved behandling av saker dersom de er inhabile, jfr. forvaltningslovens bestemmelser.
Programstyrets sekretær:
- har ansvar for utsending av innkalling med saksliste og eventuelt saksdokumenter
- skal forberede saker i samråd med programstyreleder
- har ansvar for booking av møtelokale
- har ansvar for møteprotokoll
