Bevertning, representasjon og interne møter

     1. Innledning

Disse retningslinjene gjelder for alle AHOs ansatte, og andre som kan tildeles fullmakt etter disse retningslinjene. Retningslinjene bygger på Kommunal- og moderniseringsdepartementets retningslinjer om representasjon og bevertning, slik de fremgår av Statens personalhåndbok (SPH) pkt. 10.11.1 og 10.11.3 og 10.11.4

Alle ledere og medarbeidere ved AHO skal kjenne til retningslinjene og opptre i samsvar med disse.

Som hovedregel skal den enkelte leder eller den som gis fullmakt utvise nøkternhet i forbindelse med bevertning og representasjon.
«I hht det statlige økonomireglementet, skal alle utgifter, herunder bevertning og representasjon, være godkjent på forhånd. Dersom en ansatt eller noen andre uten fullmakt og etter eget initiativ, sørger for bevertning eller representasjon, forpliktes ikke AHO å dekke dette.»

Disse retningslinjene vil oppdateres årlig etter at KMD har justert satsene for bevertning og representasjon.

For AHO gjelder følgende retningslinjer ved bevertning - godtgjøring til mat ved møter, konferanser mv.

      2. Bevertning kan gis:

1. Ved møter hvor andre enn virksomhetens egne tjenestemenn deltar.
2. Ved møter i styrer, råd og utvalg og lignende hvor andre enn virksomhetens egne tjenestemenn deltar.
3. Ved konferanser, avslutning av internt utvalgsarbeid og andre større arbeider.

Rektor, instituttledere og direktører eller den vedkommende gir fullmakt, kan for andre interne/eksterne møter/arrangementer samtykke i at bevertning gis.

Med virksomhet menes AHO. Det betyr at alle ansatte ved AHO anses som egne tjenestemenn.
 
       3. Beløpsgrenser pr. person ved bevertning:

1. For arrangementer som er under 3 timer og ligger innenfor den ordinære arbeidstiden, kan det benyttes inntil kr 191,- pr. deltaker.
2. For arrangementer som varer 3 timer eller mer, eller som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden, og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr 433,- pr. deltaker.
3. For langvarige arrangementer der det er nødvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr 634,- pr. deltaker.
4. Der man av praktiske grunner ikke kan innta måltidene i kantine, spiserom, møterom eller lignende, men må benytte eksterne spisesteder, kan satsene under a til c økes med inntil 50%.

Etter en vurdering av det enkelte arrangement kan virksomhetsleder eller den vedkommende gir fullmakt, fravike beløpsgrensene under a - d opp til maksimumssats for representasjon jf. pkt. 10.11.1.2. i statens personalhåndbok.

Satsene under pkt. 3 bokstav a – d første avsnitt skal i AHO-sammenheng benyttes ved interne møter og arrangementer når bevertning er påkrevd. Dette gjelder også når man må benytte eksterne spisesteder. Det samme gjelder også ved hjemmebevertning.

I forbindelse med særlige begivenheter som normalt inntreffer inntil en til to ganger pr semester, for eksempel sommeravslutning, julebord, seminarer med festmiddag, kan satsene likevel økes opptil maksimumssats for representasjon, kr. 1 387 pr. person.

For møter og arrangementer hvor det deltar andre enn AHOs ansatte og studenter, kan satsene ved eksterne spisesteder økes opptil maksimumssats for representasjon, kr. 1 387 pr. person.

Det skal ved bevertning ikke utbetales tips for statens regning.
 
        4. Representasjon.  

KMDs retningslinje SPH pkt. 10.11.1 med AHOs utfyllende bestemmelser.

Representasjonsutgifter er utgifter til bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv. der det er eksterne gjester til stede. Arrangementet bør ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning.

Rektor eller den vedkommende gir fullmakt, skal etter en vurdering av det enkelte tilfelle avgjøre om et arrangement er å regne som representasjon. Denne vurderingen skal foretas skriftlig før arrangementet finner sted og følge saken.

Satsene under er maksimumssatser.

Dersom det stilles spesielle krav til antrekk ved representasjonsoppdrag etter denne bestemmelse, kan dokumenterte kostnader til leie av passende antrekk dekkes av egen virksomhet.

Representasjon innenlands

Det er fastsatt følgende maksimumssatser med virkning fra 1. januar 2021:

Lunsj/middag:
inntil kr 1 387,- pr. person

Enklere lunsj/mottakelse:
inntil kr 511,- pr. person

Satsene kan økes med inntil 30% ved arrangementer der utenlandske gjester på høyt nivå er tilstede (forhøyet sats). Virksomhetene avgjør når forhøyet sats kan benyttes.

Dersom det inngår kulturelle innslag som f.eks. teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder for utgifter til blomster, garderobeavgift m.m.

Det gis fullmakt til rektor, instituttledere, økonomidirektør og direktør organisasjon å gi fullmakt til representasjon. Det må gjøres en vurdering for hvert enkelt arrangement/møte.

I tillegg til at utenlandske gjester på høyt nivå deltar, må det både være et formelt preg over arrangementet, og en særskilt anledning.
I særskilte tilfeller kan det gis tips ved representasjon innland, men ikke ut over det laveste beløpet av 10 % av regningen eller kr. 300.

Arrangementet må både være formelt og være en særskilt anledning. Ordinære møter eller seminarer anses ikke som formelt preg, og arrangementer med rutinemessig preg anses ikke som en særskilt anledning.
 
Representasjon i utlandet

Når norske representanter står som vertskap for servering av lunsj eller middag ved tjenesteoppdrag utenlands, er utgiftsgrensen pr. person lik kostsatsen for vedkommende land, jf. vedlegg til særavtale for reiser utenlands for statens regning. Dersom representasjonen i spesielle tilfelle ikke kan holdes innenfor kostsatsen i vedkommende land, kan kostsatsen økes med 30% tillegg. Dette skal begrunnes særskilt.

Deltakere som reiser for statens regning, foretar måltidstrekk etter ordinære satser for de måltider som inngår i representasjonen.
Representasjon kan skje etter regning innenfor den utgiftsgrensen som er definert, eller ved at antall ekstra kostdøgn og beløp til representasjon føres på reiseregningen. Navn på deltakere det kreves tillegg for, påføres reiseregningen under feltet merknader.
Rektor eller den vedkommende gir fullmakt, gis alminnelig fullmakt til representasjon utenlands.

Det kan i utlandet gis tips inntil 15 % av den totale regningen dersom dette i det aktuell land er forventet som del av betalingen, f.eks. USA.

Hjemmerepresentasjon

Etter søknad kan rektor, eller den vedkommende gir fullmakt, i det enkelte tilfelle samtykke i hjemmerepresentasjon. For slik representasjon refunderes legitimerte utgifter med inntil 80% av de satser som gjelder for annen representasjon.
 
 
All satser inkluderer både mat og drikke.

       5. Overtidsmat

Ved pålagt overtid som varer 3 timer eller mer eller deltakelse i møter og forhandlinger som varer tre timer eller lengre, kan den enkelte få dekket utgifter på inntil kr 191. 
 
Krav til dokumentasjon.

Alle utgiftsbilag/fakturaer skal ha følgende tillegg:

1. Begrunnelse for representasjon/møte
2. Navneliste over deltakere

 

Følgende skjema brukes til representasjon, bevertning, årsgodkjennelse og enkelt godkjennelse.

Fyll ut skjema "Forhåndsgodkjenning av kostnader til arrangement" (Excel)
Fyll ut skjema "Forhåndsgodkjenning av kostnader til arrangement" (PDF)