Registrering og godkjenning av reiseregning - rutine
Ansatte skal selv registrere reiseregning i lønnssystemet SAP. Er det behov for bistand, kontakt økonomiavdelingen.
Rutinen gjelder for:
- Alle fast ansatte
- Alle midlertidig ansatte med tilsetting lengre enn ett år
Del 2 av rutinen gjelder kun for de som skal godkjenne reiseregningen.
1. Registrering av reisen
a) Alle reiser skal registreres, også i de tilfeller hvor det kun kreves refusjon av utgifter. unntak: reiser av inntil en dags varighet hvor en kun krever refusjon av utgifter til tog, buss, trikk, taxi o.l.
b) Registreringen skal gjøres snarest mulig etter at reisen er gjennomført.
c) Registrering skjer via SAP eller via DFØs app.
d) Alle utgifter skal registreres. Vær nøye med utfylling av tidspunkter for reisens begynnelse og slutt.
e) Alle utgifter skal dokumenteres. Kvitteringer scannes og sendes elektronisk til økonomiavdelingen eller tilknyttes reiseregningen elektronisk. Vi godkjenner ikke utskrift fra bank.
f) Etter at reiseregningen er registrert ferdig, blir reiseregningen sendt elektronisk til godkjenning.
2. Godkjenning av reiseregning
En reiseregning skal gjennom to separate godkjenningsprosedyrer. 1. godkjenner er lønnsansvarlig på AHO og 2. godkjenner er utsteders nærmeste overordnet (budsjettansvarlig). Både 1. og 2. godkjenner varsles automatisk med e-post om at de har fått reiseregninger til behandling.
Reiseregningen sendes først til 1. godkjenner. Denne skal påse:
1. at reiseregningen er korrekt utfylt (formelle regler)
2. at riktige satser er benyttet
3. at ev. forskudd er tatt med
Ved feil returneres reiseregningen til utsteder.
Reiseregningen går deretter (elektronisk) til 2. godkjenner som skal påse:
1. at reisen er gjennomført etter avtale
2. kontrollere ev. påføre riktig kontering
Etter at 2. godkjenner har godkjent reisen, går den til utbetaling. Dersom 2. godkjenner ikke godkjenner reisen, går den tilbake til utsteder for korrigering. Korrigert reiseregning sendes så på nytt gjennom systemet.