Reiser og refusjoner

For ansatte

Følgende rutiner gjelder for alle som er ansatt ved AHO

1. Reiser skal godkjennes av nærmeste overordnet før reisen bestilles.
2. Reiser skal i hovedsak bestilles av den enkelte selv via reisebyråets nettsider. AHO har rammeavtale for reisebyråtjenester; bestilling av fly og hotell.
3. Reiseregning skal den enkelte selv registrere i lønnssystemet SAP snarest.
4. Diett.
   Ved pålagte tjenestereiser skal diett alltid beregnes etter statens satser.
   Ved frivillige tjenestereiser, dvs reiser som den ansatte ønsker å foreta, men hvor nærmeste leder ikke anser reisen nødvendig som ledd i enhetens strategi, vil det kunne avtales lavere diettsatser eller at diett faller helt bort.
   Ved ekskursjoner kan lavere diettsatser avtales/bortfalle.
5. Reiseregning skal alltid godkjennes av nærmeste overordnet. (Dette skjer elektronisk for ansatte som mottar fast månedslønn, for andre signeres reiseregningen manuelt)
6. Dersom andre enn AHO skal betale reisen helt eller delvis, må det gis beskjed om dette til økonomiavdelingen.
7. Reiseregning skal innleveres/registreres elektronisk senest innen 2 måneder etter at reisen er avsluttet ellers bortfaller retten til refusjon, jf.Rutine for Registrering og godkjenning av reiseregning i SAP. Er ikke reiseregning registrert innen denne fristen, vil et eventuelt reiseforskudd bli trukket i lønn.
    

For personer som ikke er ansatt ved AHO

Følgende rutiner gjelder for de som ikke er ansatt ved AHO og hvor AHO skal betale reise og opphold.

1. Reise-, diett og oppholdsutgifter refunderes etter regning.
2. Refusjonsskjema benyttes i de tilfeller vedkommende selv skal ha refundert legitimerte utlegg for reise og opphold
3. Dersom vedkommendes arbeidsgiver krever refusjon av utlegg for reiseutgifter, faktureres de på vanlig måte.

Refusjoner for ansatte og studenter uten tilgang til SAP/DFØ

1. Last ned skjema for refusjoner (docx.)
2. Legg forsiden i skjemaet sammen med kvitteringer, fakturaer og andre dokumenter i én samlet fil. Husk at skjema ikke skal fylles ut for hånd: skriv inn i Word-filen og legg til kvitteringer på egne sider.
3. Eksporter skjemaet som PDF.
4. Send skjemaet til faktura@aho.no og merk e-posten med "Faktura" i emnefeltet.

Refusjoner for ansatte med tilgang til SAP/DFØ

Rammeavtale med Berg Hansen

Kundenavn/nummer som skal benyttes er STATEN/114624
 
Ring på 22 00 80 50 eller send en e-post til bestilling@berg-hansen.no

Ansatte skal selv registrere reiseregning i lønnssystemet SAP. Er det behov for bistand, kontakt økonomiavdelingen.

Rutinen gjelder for:

• Alle fast ansatte
• Alle midlertidig ansatte med tilsetting lengre enn ett år

Del 2 av rutinen gjelder kun for de som skal godkjenne reiseregningen.

1. Registrering av reisen

a) Alle reiser skal registreres, også i de tilfeller hvor det kun kreves refusjon av utgifter. unntak: reiser av inntil en dags varighet hvor en kun krever refusjon av utgifter til tog, buss, trikk, taxi o.l.
b) Registreringen skal gjøres snarest mulig etter at reisen er gjennomført.
c) Registrering skjer via SAP eller via DFØs app.
d) Alle utgifter skal registreres. Vær nøye med utfylling av tidspunkter for reisens begynnelse og slutt.
e) Alle utgifter skal dokumenteres. Kvitteringer scannes og sendes elektronisk til økonomiavdelingen eller tilknyttes reiseregningen elektronisk. Vi godkjenner ikke utskrift fra bank. 
f) Etter at reiseregningen er registrert ferdig, blir reiseregningen sendt elektronisk til godkjenning.
 

2. Godkjenning av reiseregning

En reiseregning skal gjennom to separate godkjenningsprosedyrer. 1. godkjenner er lønnsansvarlig på AHO og 2. godkjenner er utsteders nærmeste overordnet (budsjettansvarlig). Både 1. og 2. godkjenner varsles automatisk med e-post om at de har fått reiseregninger til behandling.

Reiseregningen sendes først til 1. godkjenner. Denne skal påse:
1. at reiseregningen er korrekt utfylt (formelle regler)
2. at riktige satser er benyttet
3. at ev. forskudd er tatt med
Ved feil returneres reiseregningen til utsteder.

Reiseregningen går deretter  (elektronisk) til 2. godkjenner som skal påse:
1. at reisen er gjennomført etter avtale
2. kontrollere ev. påføre riktig kontering

Etter at 2. godkjenner har godkjent reisen, går den til utbetaling. Dersom 2. godkjenner ikke godkjenner reisen, går den tilbake til utsteder for korrigering. Korrigert reiseregning sendes så på nytt gjennom systemet.
 

Innkjøp

Alle innkjøp, både varer og tjenester, skal foretas etter AHO's innkjøpsreglement. Dette betyr i korthet at det  alltid skal påses at innkjøpet skjer på gunstigst mulige betingelser. Alle innkjøp over kr 100 000 skal dokumenteres spesielt, jf AHOs innkjøpsreglement.

Fakturaadresse

AHOs fakturaadresse er: Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, Postboks 2710, 7439 Trondheim. Bestiller er ansvarlig for å gjøre nye leverandører oppmerksom på dette.

Merking av faktura

Når det foretas en bestilling, skal det alltid oppgis referansekode og rekvisisjonsnummer. I tillegg kan bestillers navn oppgis. Referansekoden fås av den enkelte enhets budsjettansvarlig.

Fakturamottak

AHO benytter UNIT4 fakturabehandlingssystem og det foretas forkontroll av alle fakturaer. Dersom en faktura gjelder undervisning m.v. vil det bli gitt beskjed om at det må foreligge en vurdering om lønn/næring før fakturaen sendes til godkjenning. Fakturaene sendes ut til budsjettansvarlig som varsles med e-post hver morgen ca. kl. 07.00. Det er viktig at fakturaene behandles umiddelbart.

Fakturaen går deretter til anvisning før den skal gjennom etterkontroll. Her vil det bl.a. bli sjekket om fakturaen fyller de formelle krav. Mangler vil bli tatt opp med budsjettansvarlig. Fakturaer som mottas via e-post eller direkte til den ansatte skal umiddelbart oversendes økonomiavdelingen for registrering i UNIT4.

Refusjon av utgifter

I noen tilfeller skal pådratte utgifter refunderes av andre. Dette gjelder spesielt innen reisevirksomhet hvor reiseregningen helt eller delvis skal betales av andre. For å sikre at vi får den refusjonen vi skal ha, har vi rutiner for hvordan det skal skje. Det er også viktig i denne sammenheng at en er helt bevisst på at andre skal refundere utgiftene. Det er to aktuelle alternativer: AHO utbetaler kun sin del eller AHO betaler hele utgiften og sender faktura til den som skal refundere sin del. Det siste alternativet er å foretrekke. Dette har sammenheng med at f.eks. en faktura på kjøp av billetter ofte har forfall før refusjonen er mottatt.

For å sikre enhetlig praksis, gjelder følgende rutiner:

1. Hele utgiften belastes AHO på vanlig måte
2. Sammen med faktura/reiseregning må det opplyses hvem som ev. skal refundere hele eller deler av utgiften. Kopi av ev. skriftlig avtale vedlegges.
3. AHO sender faktura