Bestilling og registering av reiser

For ansatte

Følgende rutiner gjelder for alle som er ansatt ved AHO

1. Reiser skal godkjennes av nærmeste overordnet før reisen bestilles.
2. Reiser skal i hovedsak bestilles av den enkelte selv via reisebyråets nettsider. AHO har rammeavtale for reisebyråtjenester; bestilling av fly og hotell.
3. Reiseregning skal den enkelte selv registrere i lønnssystemet SAP snarest.
4. Diett.
   Ved pålagte tjenestereiser skal diett alltid beregnes etter statens satser.
   Ved frivillige tjenestereiser, dvs reiser som den ansatte ønsker å foreta, men hvor nærmeste leder ikke anser reisen nødvendig som ledd i enhetens strategi, vil det kunne avtales lavere diettsatser eller at diett faller helt bort.
   Ved ekskursjoner kan lavere diettsatser avtales/bortfalle.
5. Reiseregning skal alltid godkjennes av nærmeste overordnet. (Dette skjer elektronisk for ansatte som mottar fast månedslønn, for andre signeres reiseregningen manuelt)
6. Dersom andre enn AHO skal betale reisen helt eller delvis, må det gis beskjed om dette til økonomiavdelingen.
7. Reiseregning skal innleveres/registreres elektronisk senest innen 2 måneder etter at reisen er avsluttet ellers bortfaller retten til refusjon, jf.Rutine for Registrering og godkjenning av reiseregning i SAP. Er ikke reiseregning registrert innen denne fristen, vil et eventuelt reiseforskudd bli trukket i lønn.
    

For personer som ikke er ansatt ved AHO

Følgende rutiner gjelder for de som ikke er ansatt ved AHO og hvor AHO skal betale reise og opphold.

1. Reise-, diett og oppholdsutgifter refunderes etter regning.
2. Refusjonsskjema benyttes i de tilfeller vedkommende selv skal ha refundert legitimerte utlegg for reise og opphold
3. Dersom vedkommendes arbeidsgiver krever refusjon av utlegg for reiseutgifter, faktureres de på vanlig måte.