Retningslinjer for eksternfinansiert virksomhet

Interne retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)
 

1. Avgrensninger og definisjoner

Retningslinjene er gitt av AHOs styre med virkning fra 15.06.2022 og erstatter retningslinjene av 10. desember 2008. Retningslinjene tar utgangspunkt i Kunnskapsdepartementets Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (rundskriv F-07-13) (regjeringen.no) og tilhørende veileder. Ord og uttrykk i AHOs interne retningslinjer brukes slik de er definert i KDs reglement(F-07-13).

 

1.1 Reglementets virkeområde

Prosjekter som omfattes av bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet under punkt 1.2, skal forvaltes etter disse retningslinjene.

KDs reglement gjelder samarbeid om faglig aktivitet med andre institusjoner og virksomheter. Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo (AHO) legger til grunn at aktiviteten skal være av faglig interesse og styrke evnen til å utføre primæroppgavene, ref. punkt 1.1.a i rundskriv F-07-13. 
 

1.2 Hovedregel

Alle aktiviteter som er helt eller delvis finansiert av eksterne kilder, skal:

•  være av faglig interesse
• som hovedregel organiseres internt ved høgskolen
• dokumenteres skriftlig
• prosjektstyres
• totalbudsjetteres og regnskapsføres slik at alle relevante kostnader og inntekter framkommer

 

2. Kategorisering av prosjekter

Viktige oppgaver i forbindelse med avtaleinngåelse og prosjektoppretting er klassifisering av prosjektet, som et bidrags- eller oppdragsprosjekt.

Bidragsprosjekter utgjør hovedtyngden av prosjekter ved AHO. Retningslinjene er derfor skrevet med utgangspunkt i bidragsprosjekter, men slik at særlige tilleggs- og/eller unntaksbestemmelser som gjelder oppdrag markeres spesielt. Det samme gjelder eventuelle spesielle hensyn som må tas pga. prosjektenes innhold (forskning, utdanning, mv.).
 

2.1 Bidragsprosjekter

Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor institusjonen får støtte fra eksterne finansieringskilder, uten at det foreligger krav om motytelse i inngått avtale.

Bidragsprosjekter er bidrag eller gave fra en bidragsyter som helt eller delvis finansierer aktivitet ved AHO. Bidragsfinansiert aktivitet skjer på bakgrunn av innvilget søknad eller samarbeid hvor partene finansierer felles forsknings- eller undervisningsaktivitet.
Ved bidragsfinansiert aktivitet skal det forhandles med kontraktspartene om fordeling av eierskap til forskningsresultater. Ved felles undervisningsprosjekter skal samarbeidsavtalen omfatte opphavsrett til undervisningsmateriell og resultater. I utgangspunktet eier studentene selv sine resultater og det må inngås egne avtaler om dette skal overdras AHO eller ekstern part.

 

2.2 Oppdragsprosjekter

Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter institusjonen utfører mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) når det foreligger et krav om motytelse fra institusjonen når avtale/kontrakt inngås.

Motytelse i oppdragsfinansiert aktivitet er typisk forskningsresultater eller et undervisningsopplegg. Oppdragsgiver vil som hovedregel ha eierskapet til forskningsresultatene, men AHO skal under enhver omstendighet ha anledning til å anvende resultatene til videre forskning og utdanning.

Ved oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og AHO skal kunne dokumentere dette. I tillegg skal det beregnes en rimelig fortjeneste på oppdraget, jf. EØS- regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig støtte. Dette betyr at AHO ikke kan delfinansiere oppdragsprosjekter eller dekke andre indirekte kostnader som prosjektet måtte medføre. Oppdrag kan ikke klassifiseres som bidragsfinansiert aktivitet ut ifra en vurdering av prosjektets faglige interesse.
 

2.3 Gaver

Midler som tilflyter institusjonen i den hensikt å styrke den økonomisk klassifiseres som gave. Det må ikke være slike bindinger på gaven slik at den kan anses som betaling for en ytelse til giveren.

Det er ikke uvanlig at midler som gis som gave til en institusjon fra giverens side er ment å tilgodese et eller flere bestemte formål, og det kan i enkelte tilfeller være vanskelig å avgjøre om man står overfor en gave eller et bidrag.  Gaver skal håndteres i henhold til AHOs retningslinjer for gaver (disse er under utarbeidelse høsten 2022). Gaver under 30 000 resultatføres på basis ved mottak.
 

2.4 Andre salgsinntekter/inntekter

Aktivitet som etter art og omfang ikke naturlig kan klassifiseres som oppdragsfinansiert virksomhet kan i de fleste tilfeller klassifiseres som salg. Disse omfattes ikke av reglementet. Merk at egenbetaling fra studenter skal kategoriseres som salgsinntekter og totalbudsjetteres på samme måte som oppdragsprosjekter. Hva AHO kan ta betalt for av studenter reguleres gjennom Forskrift om egenbetaling ved universiteter og høyskoler (lovdata.no).

Tildelinger under 30 000 kr kan føres som inntekt på basis forutsatt at finansiøren ikke krever rapportering av midlene. De vanligste vil være salg av forsknings- og undervisningstjenester.

For mer informasjon om typer av prosjekter refereres til eksempelliste (regjeringen.no) knyttet til veileder til regelverket.
 

3. Merverdiavgift

Merverdiavgiftsloven gjelder fullt ut og uavhengig av BOA-reglementet. Så selv om det i praksis ofte vil være harmoni mellom det BOA-reglementet betegner som motytelse og omsetningsbegrepet i mva-loven er det ikke mulig å begrunne vurderinger i den ene med den andre. Se tabell under.
 

Bidragsprosjekt	Oppdragsprosjekt
Ingen motytelse	Motytelse
Tilskudd – ingen omsetning	Vederlag/betaling – omsetning

Bestemmelsene i BOA-reglementet gjøres i praksis én gang i forbindelse med kategorisering. Merverdiavgiftsloven må derimot vurderes hver gang det skal utfaktureres på prosjektet.

For oppdragsprosjekter hvor omsetningsvilkåret i mva-loven er oppfylt vil de ordinære unntakene og fritakene for plikt til å beregne påslag av MVA gjelde.
 

Unntak	Fritak
Undervisningstjenester	Eksport
Helsetjenester	-

Rutiner og kontaktpunkt for håndtering og spørsmål knyttet til merverdiavgift for eksternt finansierte prosjekter finnes hos AHOs økonomiavdeling (Okonomiavdelingen@aho.no)

Definisjon av motytelse
Med motytelse menes at risiko og kontroll over en eiendel overføres fra institusjonen til motparten(e) i avtaleforholdet, med andre ord at det foreligger en transaksjon mellom partene i avtaleforholdet. Med risiko menes i denne sammenhengen eiendelens gevinst- eller tapspotensial, og med kontroll menes beslutningsmyndighet og råderett over eiendelen, jf. definisjonen av transaksjon i SRS 9.
 

4. Roller og ansvar

Styret har det overordnede ansvaret for at bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet drives i samsvar med gjeldende regler, rammeverk og vedtatte strategier, og for at aktiviteten støtter opp under primæroppgavene.

I planlegging og gjennomføring av prosjekter følges prinsippet om delegert ressursforvaltning ved AHO, som innebærer at ansvaret er lagt til instituttnivå. Gjennomføring av eksternt finansierte aktiviteter er et lederansvar (prosjekteier), og den enkelte prosjektleder har ingen fullmakter til å inngå bindende avtaler. Følgende enheter og personer har ansvaret for gjennomføringen av retningslinjene:

• Prosjekteier: AHO ved leder (instituttleder eller tilsvarende med budsjettdisponeringsmyndighet) for den enheten som har godkjent søknaden for prosjektet. For prosjekter som berører flere institutter vil prosjekteierrollen kunne være på sentralt nivå.  
• Prosjektleder: Den person som er faglig leder for prosjektet og for å gjennomføre prosjektet innen rammene avtalt med finansiør og prosjekteier.

 

4.1 Overordnet ansvar

Direktør har det overordnede ansvaret for det til enhver tid gjeldende reglementet og for utvikling av verktøy som standardkontrakter, budsjetteringsmaler og regnskapsrapporter.

Overordnet ansvarsmatrise
Styret	Overordnet ansvar
Direktør	Gjeldende reglement, verktøy og veiledning
Institutt	Gjennomføring av avtalt prosjektaktivitet

4.2 Dokumentasjon av rutiner

Seksjon for økonomi og HR har tilrettelagt for overordnede rutinebeskrivelser innen operativ økonomistyring av eksternt finansierte prosjekter, i henhold til AHOs standard for prosjektøkonomistyring.

Forskningsadministrasjonen ved Seksjon for Utdanning, forskning og formidling yter bistand og rådgivning til enhetene på kontrakter, søknads- og driftshåndtering av NFR og EU-prosjekter samt koordinering og tilrettelegging i tilknytning til større satsninger. Se AHOs veiledninger for forskningsprosjekter for mer informasjon.

I prosjekter finansiert av Norges forskningsråd og EU skal deres standardavtaler fortrinnsvis benyttes. I tillegg er det utarbeidet et sett av standard kontraktsmaler som kan benyttes. AHO har en rammeavtale om juridiske bistand som kan yte bistand ved ytterligere avklaringer og skal involveres dersom det er aktuelt å gjøre endringer i standardavtalene. Kontakt forskningsadministrasjonen@aho.no i alle slike tilfeller.

Alle vedlegg til avtale skal foreligge i endelig form før avtale signeres. Avtale skal undertegnes av prosjekteier, som er den som har juridiske signeringsmyndighet på vegne av AHO eller enheten som er involvert.