Innkjøp og fakturabehandling - rutine
Innkjøp
Alle innkjøp, både varer og tjenester, skal foretas etter AHO's innkjøpsreglement. Dette betyr i korthet at det alltid skal påses at innkjøpet skjer på gunstigst mulige betingelser. Alle innkjøp over kr 100 000 skal dokumenteres spesielt, jf AHOs innkjøpsreglement.
Fakturaadresse
AHOs fakturaadresse er: Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, Postboks 2710, 7439 Trondheim. Bestiller er ansvarlig for å gjøre nye leverandører oppmerksom på dette.
Merking av faktura
Når det foretas en bestilling, skal det alltid oppgis referansekode og rekvisisjonsnummer. I tillegg kan bestillers navn oppgis. Referansekoden fås av den enkelte enhets budsjettansvarlig.
Fakturamottak
AHO benytter UNIT4 fakturabehandlingssystem og det foretas forkontroll av alle fakturaer. Dersom en faktura gjelder undervisning m.v. vil det bli gitt beskjed om at det må foreligge en vurdering om lønn/næring før fakturaen sendes til godkjenning. Fakturaene sendes ut til budsjettansvarlig som varsles med e-post hver morgen ca. kl. 07.00. Det er viktig at fakturaene behandles umiddelbart.
Fakturaen går deretter til anvisning før den skal gjennom etterkontroll. Her vil det bl.a. bli sjekket om fakturaen fyller de formelle krav. Mangler vil bli tatt opp med budsjettansvarlig. Fakturaer som mottas via e-post eller direkte til den ansatte skal umiddelbart oversendes økonomiavdelingen for registrering i UNIT4.
Refusjon av utgifter
I noen tilfeller skal pådratte utgifter refunderes av andre. Dette gjelder spesielt innen reisevirksomhet hvor reiseregningen helt eller delvis skal betales av andre. For å sikre at vi får den refusjonen vi skal ha, har vi rutiner for hvordan det skal skje. Det er også viktig i denne sammenheng at en er helt bevisst på at andre skal refundere utgiftene. Det er to aktuelle alternativer: AHO utbetaler kun sin del eller AHO betaler hele utgiften og sender faktura til den som skal refundere sin del. Det siste alternativet er å foretrekke. Dette har sammenheng med at f.eks. en faktura på kjøp av billetter ofte har forfall før refusjonen er mottatt.
For å sikre enhetlig praksis, gjelder følgende rutiner:
- Hele utgiften belastes AHO på vanlig måte
- Sammen med faktura/reiseregning må det opplyses hvem som ev. skal refundere hele eller deler av utgiften. Kopi av ev. skriftlig avtale vedlegges.
- AHO sender faktura