Plan, styring, rapporter
Plan- og styringsdokumenter
Delegasjonsreglement
Intern budsjettfordeling
under arbeid. Kontakt Økonomidirektør
Plan- og budsjettprosesser
Plan- og budsjettprosessen ved AHO er i kontinuerlig utvikling. De viktigste planene, funksjoner, samspill mellom planene og ansvarsstruktur er i hovedsak:
Strategisk plan
- Utarbeides/revideres for hver styreperiode (4 år),
- arbeidet starter etter at det nye styret har tiltrådt,
- organisasjonen, lærere og studenter bringes systematisk inn i arbeidet og
- styret diskuterer prinsippene i planen på minst to møter før endelig vedtak fattes.
- Strategisk plan – 2020 vedtatt februar 2011.
- En melding til Strategisk plan utarbeides årlig. Denne meldingen tar opp i seg tilbakemeldinger fra eier gjennom etatsstyringsmøter og legges fram til vedtak i styret i junimøtet.
Virksomhetsplan
- AHO lager årlige virksomhetsplaner som tar utgangspunkt i Strategisk plan, årsbudsjett, tildelingsbrev og tilbakemeldinger i etatstyringsmøtet.
- Arbeidet med virksomhetsplan er nært knyttet opp mot arbeidet med ”Rapport og planer”.
- Virksomhetsplanen er todelt:
- (1) en generell del som definerer hovedprioriteringer og hovedoppgaver og som vedtas av styret i tilknyting til ”Rapport og planer”.
- (2) og en spesiell del som er ordnet institutt/avdelingsvis. Denne utarbeides av enhetene på bakgrunn av sentrale føringer og godkjennes av rektor
- Det er utarbeidet egne retningslinjer for virksomhetsplan.
Oppfølging av virksomhetsplan
- ”Rapport og planer”, som sendes KD innen 1. mars hvert år, redegjør for måloppnåelse i forhold til forrige års virksomhetsplan og diskuteres med eier på etatsstyringsmøtet.
- Det utarbeides en årlig plan for styrets arbeid som klarlegger hovedpunkter i oppfølging av viktige saksområder. Dette vil i praksis være en oppfølging av virksomhetsplanen. Planen for styrets arbeid legges fram for vedtak i styret på desembermøtet, og revideres i junimøtet.
- Instituttledere/avdelingsledere har ansvar for oppfølging av virksomhetsplanen og rapporter til rektor minimum hvert halvår.
Budsjettering
- Langtidsbudsjettvurderinger og risiko- og sårbarhetsvurderinger legges fram for styret årlig i forbindelse melding til Strategisk plan (juni).
- Hovedprinsipper for budsjettering for angjeldende år legges fram styret sammen med forslag til hovedprioriteringer for virksomhetsplan.
- Styret behandler et samlet budsjettforslag første gang på sitt desembermøte og andre gang på sitt møte i januar.
- Det er utarbeidet retningslinjer for internbudsjettering ved AHO som både redegjør for hovedprinsipper for tildeling og for prosessen.
Studiekvalitetssystem
- AHOs studiekvalitetsystem ble godkjent av NOKUT i 2011. Dette inneholder rutiner som fordeler ansvar og myndighet og sikrer at problemstillinger blir fanget opp og tiltak satt ut i livet. I dette systemet har studieutvalget (utdanningsutvalget) en viktig delegert myndighet og instituttlederne viktige oppgaver.
- AHO lager årlig en melding knyttet til studiekvalitet. Denne legges fram for styret til godkjenning.
Plandokumenter
AHO styres etter vedtatte plandokumenter, og i tillegg produseres en rekke rapporter og evalueringer for å sikre kvaliteten i virksomheten. De fleste av disse dokumentene er tilgjengelig her.
Gjeldende plandokumenter
- Årsrapport for studiekvalitet 2022-2023
- Revisjonsberetning 2021
- Agenda 2025 // Strategi 2020-2025
- Strategisk plan for AHO - Strategi 2020
- Handlingsplan for internasjonalisering 2012-2015
- Handlingsplan likestilling og mangfold 2022-2024
Tidligere plandokumenter
- Årsrapport 2023-2024
- Årsrapport 2022-2023
- Årsrapport 2021-2022
- Årsrapport 2020-2021
- Årsrapport 2019-2020
- Årsrapport 2018-2019
- Årsrapport 2017-2018
- Årsrapport 2016-2017
- Rapport og planer 2015-2016
- Rapport og planer 2014-2015
- Rapport og planer 2013-2014
- Rapport og planer 2012-2013
- Rapport og planer 2011-2012
- Rapport og planer 2010-2011
- Rapport og planer 2009-2010
- Handlingsplan likestilling og mangfold 2017-2018
- Handlingsplan likestilling og mangfold 2019-2020
Regler for møteordningen i styret ved AHO
Møteinnkalling og dagsorden
Styrets leder skal sørge for at styret holder møter så ofte som det trengs. Medlem av styret og rektor kan kreve at styret sammenkalles. Innkalling til møte med dagsorden og saksframstilling skal skje med rimelig varsel, og skal normalt sendes styrets medlemmer senest en uke før møtet finner sted. Innkallingen med dagsorden og saksframstilling legges ut på skolens intranett.
Saker som er unntatt offentlighet sendes kun til styrets medlemmer og varamedlemmer.
Møteledelse
Styremøtene ledes av styrelederen, eller i dennes fravær av den styret utpeker som møteleder.
Styrets forhandlinger
- Styret skal behandle saker i møter, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte.
- Styrets møter holdes som hovedregel for åpne dører. Styret kan vedta at møtene eller bestemte saker skal behandles for lukkede dører.
- Behandling av sak etter andre punktum skjer for lukkede dører. Følgende saker behandles alltid for lukkede dører:
- Personalsaker som angår enkeltpersoner, herunder saker om tilsetting, oppsigelse, ordensstraff, avskjed og suspensjon.
- Saker som angår taushetsbelagte forhold, eller hvor taushetsbelagte opplysninger er en vesentlig del av beslutningsgrunnlaget.
- Følgende saker behandles normalt for lukkede dører, dersom styret ikke bestemmer noe annet:
- Saker om utarbeidelse av budsjettforslag til bruk for arbeidet med statsbudsjettet.
- Saker som berører AHOs samarbeids- eller konkurranseforhold til offentlige, halvoffentlige eller private institusjoner.
- Når særlige grunner taler for det kan styret innby utenforstående til å delta i dets møter, med talerett, men ikke stemmerett.
- Fast møtende varamedlem har talerett i alle saker.
Vedtaksførhet
Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme.
Avstemningsregler
Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer hvis ikke annet er fastsatt i universitetsloven. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtrekning. Det kan ikke stemmes blankt annet enn ved valg. Avstemming ved valg og tilsetting skal skje skriftlig dersom et av de fremmøtte styremedlemmer krever dette.
Møtebok
Det skal føres møtebok. Det enkelte medlem kan kreve å få særuttalelser i møteboka. Særuttalelser skal utformes og innleveres under møtet. Møteboka skal normalt sendes ut innen en uke etter møtet, og skal da være godkjent av styrets leder. Endelig godkjenning av møteboka skjer i neste møte. Møteboka skal undertegnes av styrets leder og paraferes av rektor. Møteboka legges ut på skolens intranett.
Møteplikt og forfall
Medlem av styret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall. Medlem av styret har plikt til å delta i forhandlingene og avgi stemme.
Saker tatt på fullmakt
Styrets leder har fullmakt til å avgjøre saker i det omfang disse ikke kan forelegges styrets medlemmer skriftlig eller utsettes til neste møte. Avgjørelser tatt på fullmakt skal rapporteres til styret på første mulige møte. Rektors myndighet til å ta avgjørelser som senere rapporteres til styret i første mulige møte er klarlagt i AHOs delegasjonsreglement.
Habilitet
Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående, at medlemmet må ansees å ha fremtredende personlige eller økonomiske interesser. Hvert enkelt styremedlem har selv ansvar for å vurdere sin egen habilitet, og skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham inhabil. Styret avgjør om et styremedlem er inhabilt, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. For øvrig vises det her til forvaltningslovens § 6.
Rutine for risikostyring
Risikostyring innebærer at risikovurderinger og tiltak for å redusere risiko blir integrert i institusjonens styringsprosesser.
1. Hva er risiko?
Risiko er forhold eller hendelser som kan hindre måloppnåelse.
2. Krav til risikostyring
Økonomiregelverket inneholder gjennomgående krav om at all styring, oppfølging, kontroll og forvaltning i staten skal tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet. Dette innebærer krav til risikostyring og intern kontroll.
Risikostyring og intern kontroll er en prosess integrert i mål- og resultatstyringen som:
- er utformet for å kunne identifisere, vurdere, håndtere og følge opp risiko slik at risikoen er innenfor akseptert nivå
- anvendes i fastsettelse av strategi og planer og på tvers av virksomheten for å gi rimelig grad av sikkerhet for virksomhetens oppnåelse av sine målsettinger.
Tre kategorier av målsettinger skal oppfylles:
- Mål og resultatkrav
- Pålitelig resultatrapportering
- Overholdelse av lover og regler
En risikofaktor skal vurderes i forhold til sannsynligheten for at den inntreffer og den forventede konsekvensen den vil medføre dersom den inntreffer. Resultatet av disse vurderingene angir hvor vesentlig den enkelte risikofaktor er. Det danner grunnlaget for å prioritere tiltak for å redusere risiko. Tiltakene kan ta sikte på redusere sannsynlighet og / eller konsekvenser.
Risikovurderingene skal fokusere på:
- ytre faktorer som en ikke har kontroll over,
- at arbeidet ikke gir forventede resultater,misligheter.
Risikovurderinger skal utføres i forbindelse med
- Strategisk plan
- Overordna virksomhetsplan (OVP)
- Virksomhetsplaner for avdelinger og institutter (VP)
Riskovurderingene skal foretas i forhold til sektormålene i KDs målstruktur.
OVP utarbeides årlig og bygger på tildelingen i statsbudsjettet i oktober og KDs årlige tildelingsbrev i desember, jf. egen rutine. I strategisk plan, OVP og VP skal det skisseres hvilke tiltak som skal iverksettes for å redusere risiko og disse skal følges opp i virksomhetsplanen.
3. Risikovurderinger
Risikofaktorens vesentlighet er avgjørende for om det skal iverksettes tiltak for å redusere risiko. En risikofaktor med små konsekvenser og liten sannsynlighet har lav vesentlighet. Det skal ikke iverksettes tiltak for slike risikofaktorer. Når konsekvensene er store og sannsynligheten stor er vesentligheten stor. Det skal da alltid iverksettes tiltak. For risikofaktorer med middels vesentlighet skal det iverksettes tiltak ut fra en nytte/ kostnadsvurdering.
Skjemaet nedenfor foreslås benyttet for å gjennomføre risikoanalysene.
Konsekvens og sannsynlighet grupperes her i fire kategorier meget stor (4), stor (3), middels (2) og liten (1). Vesentlighet beregnes som produktet av konsekvens og sannsynlighet.
Sektormål / virksomhetsmål
| Risikofaktor | Konsekvens | Sannsynlighet | Vesentlighet | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Beskrivelse | Beskrivelse av konsekvensen av at risikofaktoren inntrer, gruppering i tre kategorier; Meget stor (4), stor (3), middels (2) og liten (1). |
Vurdering av sannsynlighet for at risikofaktoren inntrer, gruppering i tre kategorier: Stor (3), middels (2) og liten (1). |
Produkt av konsekvens og sannsynlighet Verdi 6-12 (stor): Tiltak skal iverksettes. Verdi 3-4 (middels): Tiltak skal vurderes ut fra kost/nytte. Verdi 1-2 (liten): Tiltak skal ikke iverksettes |
Beskrivelse og vurdering av aktuelle tiltak. Disse skal bidra til å unngå eller redusere risiko |
Tildelingsbrev
Tilpasningsavtale - utforming av medbestemmelsesordningen
Tilpasningsavtale for medbestemmelse ved Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo.pdf
Last ned
Valgreglement for AHO
Fastsatt i tråd med Lov om universiteter og høgskoler § 9
1. Virkeområde
Valgreglementet gjelder valg av representanter til AHOs styre.
2. Størrelse og sammensetning for AHOs styre
2.1
Styret har 11 medlemmer og består av:
- Styreleder utpekt av Kunnskapsdepartementet
- 3 faste ansatte i undervisnings- og forskningsstilling, 2 vara
- 1 midlertidig ansatt i undervisnings- og forskningsstilling, 1 vara
- 1 ansatt i teknisk-/administrativ stilling, 1 vara
- 2 studentrepresentanter, 2 vara
- 3 eksterne styremedlemmer, 2 vara
2. 2
Representanter for de ansatte velges for fire år av gangen, med unntak av representant for de midlertidig ansatte i undervisnings- og forskningsstillinger som velges for ett år av gangen. Studenter velges for ett år av gangen. Eksterne styremedlemmer oppnevnes for fire år av gangen.
2.3
Alle grupper i styret skal ha varamedlem. Første varamedlem for de eksterne styrerepresentantene, møter fast i styremøtene.
2.3
Ingen kan gjenvelges som styremedlem hvis vedkommende vil ha fungert i dette verv sammenhengende i åtte år ved begynnelsen av den nye valgperioden.
3. Valgstyre
3.1
Styret oppnevner et valgstyre på tre personer som forbereder og administrerer valget. Valgstyret skal bestå av minst en ansatt i undervisnings- og forskningsstilling og en ansatt i teknisk-administrativ stilling.
3.2
Valgstyrets funksjonstid er på fire år. Valgstyret fungerer for valg av de midlertidig tilsattes representanter frem til kommende valg. Direktør gis fullmakt til å supplere valgstyret ved behov.
3.3
Valgstyret har ansvaret for å forberede og gjennomføre valg. Valgstyret kan knytte til seg en valgkomité for å finne kandidater.
3.4
Valgstyret skal være et kontrollorgan for å sjekke valgbarheten til kandidatene, og eventuelle tvister om stemmerett og plassering i valgkrets.
3.5
SAHO har ansvar for å gjennomføre valg av studentenes representant til styret, se for ytterligere spesifisering punkt 9.
4. Fastsettelse av valg og frister
4.1
Valgtidspunkt for de ansattes representanter skal bekjentgjøres minst 6 uker i forveien. 4.2
Manntallslister skal foreligge for hver av valgkretsene minimum tre uker før valgdagen.
4.3
Forslagsfrist for kandidater settes minst to uker før valget avholdes.
4.4
Valg av representanter til styret skal gjennomføres innen 1. juni.
4.5
Valgstyret har ansvar for å utarbeide tidsplan for gjennomføring av valget og kunngjøre denne.
5. Gjennomføring av valg
5.1
Valget gjennomføres normalt som elektronisk valg. Valgstyret kan beslutte at et valg gjennomføres på annen måte.
5.2
Som valgform benyttes preferansevalg i følgende betydning: Kandidatene stilles på én liste og velgerne rangerer kandidatene ut fra det antall representanter som skal velges i valgkretsen. Godkjent stemme krever samsvar mellom antall rangerte kandidater og antall representanter som skal velges.
5.3
Stemmene vektes ved at de deles med delingstallene 1, 3, 5 osv. for henholdsvis rangering som nr. 1, 2, 3, osv. Det vil si at førstestemmene teller med tallverdi 1, andrestemmene med tallverdi 1/3, tredjestemmene med verdi 1/5 osv
5.4
Ved valg på enkeltrepresentant er den kandidat valgt som oppnår høyeste stemmetall etter pkt 5.2. Ved valg på flere representanter er de kandidater valgt som oppnår høyeste stemmetall etter pkt. 5.3, med mindre dette strider mot reglenes bestemmelser om kjønnsmessig balanse. Vararepresentanter rangeres tilsvarende i nummerrekkefølge.
6. Stemmerett og valgbarhet
6.1
Alle som har en stillingsandel på minst 50 % har stemmerett, uavhengig av finansieringsform.
6.2
Den som er ansatt eller engasjert for mindre enn ett år, har likevel ikke stemmerett, hvis ikke vedkommende valgdagen har vært i sammenhengende ansettelsesforhold over 50 % ved AHO i minst ett år.
6.3
Man må ha tiltrådt stillingen på tidspunkt valget foretas.
6.4
Ved lønnet permisjon har man stemmerett, mens man ved ulønnet permisjon ikke har stemmerett.
6.5
For å være valgbar, må det være minimum ett år igjen av ansettelsesperioden. Man har likevel stemmerett.
6.6
Følgende stillinger kan ikke velges inn i styret: rektor, prorektor, direktør instituttleder og seksjonssjef.
6.7
Norsk er offisielt arbeidsspråk ved AHO. Aktuelle kandidater må ha tilstrekkelige språkferdigheter til å skjøtte vervet. Tvilstilfeller avgjøres av valgstyret.
7. Manntallslister og valgkretser
7.1
AHO har følgende valgkretser:
A. Fast ansatte i undervisnings- og forskningsstillinger (3 plasser og 2 vara)
B. Midlertidig ansatte i undervisnings- og forskningsstillinger (1 plass og 1 vara)
C. Ansatte i teknisk-administrative stillinger (1 plass og 1 vara)
I gruppe A inngår alle med fast stilling i undervisnings- og forskningsstillingerInstituttledere har stemmerett i denne gruppen.
I gruppe B inngår alle med midlertidig stilling i undervisnings- og forskningsstillinger. Denne kategori inkluderer ansatte i åremålsstillinger og midlertidige engasjementer over ett år.
I gruppe C inngår alle ansatte i teknisk-administrative stillinger, med unntak av bestemmelser i 6 er dette uavhengig av ansettelseslengde.
7.2
Direktør har ansvar for at manntallslister foreligger senest seks uker før valget. Klagefrist på manntallet er senest to uker før valget.
8. Plikt til å ta imot og utføre verv
8.1
En ansatt som blir valgt inn til styret har plikt til å ta imot valget.
8.2
Den som har gjort tjeneste i tillitsverv, har rett til fritak fra dette i like lang tid som vedkommende har fungert i vervet.
8.3
Innehaver av tillitsverv skal fratre når valgbarheten opphører.
9. Gjennomføring av valg for studentrepresentanter
9.1
SAHO er valgstyre for valg av studentrepresentanter til alle kollegiale organ. SAHO har ansvar for at dette valgreglementets bestemmelser i punkt 9 og 10 overholdes.
9.2
Alle studenter ved AHO uavhengig av studieprogram er valgbare og har stemmerett så fremst studenten har betalt semesteravgift på det tidspunkt valget avholdes.
9.3
Valg av studentenes representanter foretas hvert år innen første ordinære styremøte på høsten.
9.4
Studentenes representasjon avgjøres i elektronisk valg blant studentene, med mindre det i studentenes allmøte enstemmig bestemmes noe annet. Et vedtak om en annen valgordning enn elektronisk valg gjelder kun for første påfølgende valg.
9.5
SAHO plikter å gi valgprotokoll til administrasjonen senest en uke etter valget.
10. Likestilling
Kravene i likestillingsloven § 21 om representasjon av begge kjønn skal være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Dersom det viser seg ved opptellingen at man ikke oppnår den lovpålagte kjønnsbalanse, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for, opp inntil man har oppnådd slik balanse. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer. Medlemmer og varamedlemmer regnes hver for seg.
11. Klage
11. 1
Den som har stemmerett ved et valg kan klage over feil som er begått ved dette. Klagen må være fremsatt overfor valgstyret senest en uke etter at resultatet av valget er gjort kjent.
11.2
Valgstyret kan bestemme at det skal holdes ny opptelling eller nytt valgoppgjør, hvor dette er tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter pkt 11.1.
11.3
Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til styret. Valgstyret kan avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelse. Denne skal i så fall gjøres kjent for klager.
11.4
Mener styret at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, betraktes de som er valgt ved det ugyldige valg som lovlig valg.