Instituttlederne har ansvar for å fastsette arbeidsoppgaver for alle medarbeidere på instituttet.
Fra og med 2009 skal arbeidsoppgavene for alle faglige medarbeidere i faste stillinger og åremålsstillinger utover ett års varighet summeres opp i skjemaet for arbeidsplan. Det forutsettes at det for de fleste er aktuelt å fastsette arbeidsplan og fylle ut skjemaet i forbindelse med årlige medarbeidersamtaler.
Det skal angis hvor stor andel av full stilling som kreves for oppgavene i hver gruppe. Summen skal tilsvare stillingens størrelse.
I merknadsfeltet kan det f. eks angis resultatkrav, nærmere oppgavebeskrivelse, årsaken til at en fraviker normal belastning i undervisning og hva som skal skje dersom forutsetninger ikke slår til.