Innkjøp ved AHO - overordnede retningslinjer

Terskelverdier

For anskaffelser underlagt forskrift om offentlige anskaffelser har anskaffelsens anslåtte verdi betydning for hvilke deler av regelverket som må følges.

Del I: Gjelder kontrakter av verdi mellom 0,1 mill. NOK og 1,3 mill. NOK ekskl. mva. Her kreves ingen spesiell anskaffelsesprosedyre.
Det er pliktig å føre AHOs anskaffelsesprotokoll for dette beløpsintervallet. For anskaffelser over 0,5 mill. NOK ekskl. mva er vi forpliktet til å kreve at valgte leverandør leverer skatteattester.
Reglene i del I gjelder for øvrig alle anskaffelser, men må suppleres med reglene i del II og del III for anskaffelser over 1,3 mill. NOK ekskl. mva.

Del III: Gjelder kontrakter til en verdi av over 1.3 mill. NOK ekskl. mva. Her er hovedregelen åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Konkurranse med forhandlinger, konkurransepreget dialog eller innovasjonspartnerskap er mulig, men må begrunnes i AHOs anskaffelsesprotokoll for beløp over 1,3 mill. NOK ekskl. mva. som skal fylles ut. 

Del II: Alle bygge- og anleggskontrakter til en verdi av mellom 1,3 mill. NOK og 51 mill. NOK ekskl. mva samt kontrakter for særskilte tjenester over 1,3 mill. NOK ekskl. mva. 

Det vil i all hovedsak være del I og del III vi bruker ved anskaffelser på AHO.

Vi benytter som hovedregel konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) ved anskaffelser over 1,3 mill. NOK ekskl. mva. Dette gjelder ved ikke minikonkurranser.

Merk at vi med terskelverdi mener både enkeltinnkjøp og samlet innkjøp som hører sammen fra samme leverandør.

Arkivering av dokumentasjon:

All relevant innkjøpsdokumentasjon skal arkiveres i arkivsystemet. I AHOs tre standard innkjøpsprotokoller finner du definert hva som er relevant innkjøpsdokumentasjon.

Bistand

Økonomiavdelingen vil yte nødvendig bistand slik at regelverket overholdes, men det er viktig at den bringes inn i prosessen så tidlig som mulig og i hvert fall før det er inngått noen avtale. Økonomiavdelingen skal kontaktes for bistand til utfylling av anskaffelsesprotokoll.

Innkjøp (gjelder varer og tjenester)

Innkjøp under 0,1 mill. NOK ekskl. mva

Det er ingen spesielle regler for innkjøp under denne beløpsgrensen, men den generelle regelen om at alle anskaffelser alltid skal foretas på rimeligste måte, gjelder. 

Innkjøp mellom 0,1 mill. NOK og 1,3 mill. NOK ekskl mva 

1. Du skal innhente tilbud / forespørre minst tre leverandører og tilbudene skal være sammenlignbare. Dersom det bare finnes en leverandør som kan levere, så skal dette dokumenteres/sannsynliggjøres i protokollen.
2. Du skal sammen med økonomiavdelingen fylle ut en anskaffelsesprotokoll og alle relevante punkter i denne skal besvares / kommenteres, se AHOs standard anskaffelsesprotokoll for dette beløpsintervallet.
3. Dokumentasjon som beskrevet i anskaffelsesprotokollen legges inn i arkivsystemet. 

Innkjøp over 1,3 mill. NOK ekskl. mva.

Alle avtaler om innkjøp over 1,3 mill. NOK ekskl. mva skal inngås etter anbud. Økonomiavdelingen kontaktes før arbeidet med innkjøpet begynner. 

1. KGV skal som hovedregel benyttes. Kunngjøringen blir publisert i Doffin og TED. 
2. Du skal sammen med økonomiavdelingen fylle ut en anskaffelsesprotokoll hvor alle relevante punkter skal besvares/kommenteres, se AHOs standard anskaffelsesprotokoll for beløp over denne beløpsgrensen.
3. Dokumentasjon som beskrevet i anskaffelsesprotokollen legges inn i arkivsystemet. 

Vi må informere tilbydere som ikke får anbud om begrunnelsen for avslag og informasjon om klageadgang. Jo bedre begrunnelse, og jo mer transparente er vi, desto mer reduserer vi muligheten for klager.

Inngåelse av rammeavtaler

Rammeavtaler, serviceavtaler m.v. skal som hovedregel inngås for maksimum 4 år. Det gjelder de samme krav til dokumentasjon og beløpsgrenser som for andre innkjøp. AHO vil vurdere sentralt å inngå avtaler med leverandører som flere på AHO benytter seg av. 

Bruk av rammeavtaler

På noen områder har AHO inngått en rammeavtale for det som skal anskaffes. På andre områder inngår vi rammeavtale i samarbeid med andre høgskoler. Uninett/Unit og Difi har dessuten inngått rammeavtaler innen IKT og andre fellestjenester på vegne av AHO og andre statlige etater. Der det foreligger en rammeavtale skal denne avtalen benyttes. På en del områder blir AHO presentert for en rammeavtale som er inngått med flere tilbydere, og der AHO skal velge hvilken/hvilke av tilbyderne vi ønsker. Vi må da gjennomføre en minikonkurranse. AHO har utarbeidet en egen anskaffelsesprotokoll som skal benyttes ved minikonkurranse.
Avrop på rammeavtaler skal lagres i arkivsystemet. Det samme skal eventuell utløsning av opsjoner.