Innkjøp og anskaffelser

Last ned: Protokoll for anskaffelser som overstiger kr 1 300 000 eks. mva.

For noen typer innkjøp benyttes rekvisisjon.

Her følger rutiner for bruk av rekvisisjon i forbindelse med innkjøp:

• Rekvisisjon skal vedlegges bestillinger eller medbringes ved innkjøp.
• Rekvisisjonsskjema fås ved henvendelse til Økonomiavdelingen
• Fakturaen skal ha referanse til rekvisisjonen.
• Rekvisisjonene er nummerert, og Økonomiavdelingen fører oversikt over hvem som får utlevert rekvisisjoner.
• Kopi av rekvisisjonene oppbevares av budsjettansvarlig inntil varen er levert og faktura kontrollert og attester

Rekvisisjonen fylles ut med:

1. Navn på leverandør
2. Navn på avd./inst./fagområde som skal ha leveransen
3. Navn på vedkommende som bestiller varen
4. Rekvisisjonen underskrives av budsjettansvarlig avdelingsleder/inst. leder 

Terskelverdier

For anskaffelser underlagt forskrift om offentlige anskaffelser har anskaffelsens anslåtte verdi betydning for hvilke deler av regelverket som må følges.

Del I: Gjelder kontrakter av verdi mellom 0,1 mill. NOK og 1,3 mill. NOK ekskl. mva. Her kreves ingen spesiell anskaffelsesprosedyre.
Det er pliktig å føre AHOs anskaffelsesprotokoll for dette beløpsintervallet. For anskaffelser over 0,5 mill. NOK ekskl. mva er vi forpliktet til å kreve at valgte leverandør leverer skatteattester.
Reglene i del I gjelder for øvrig alle anskaffelser, men må suppleres med reglene i del II og del III for anskaffelser over 1,3 mill. NOK ekskl. mva.

Del III: Gjelder kontrakter til en verdi av over 1.3 mill. NOK ekskl. mva. Her er hovedregelen åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Konkurranse med forhandlinger, konkurransepreget dialog eller innovasjonspartnerskap er mulig, men må begrunnes i AHOs anskaffelsesprotokoll for beløp over 1,3 mill. NOK ekskl. mva. som skal fylles ut. 

Del II: Alle bygge- og anleggskontrakter til en verdi av mellom 1,3 mill. NOK og 51 mill. NOK ekskl. mva samt kontrakter for særskilte tjenester over 1,3 mill. NOK ekskl. mva. 

Det vil i all hovedsak være del I og del III vi bruker ved anskaffelser på AHO.

Vi benytter som hovedregel konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) ved anskaffelser over 1,3 mill. NOK ekskl. mva. Dette gjelder ved ikke minikonkurranser.

Merk at vi med terskelverdi mener både enkeltinnkjøp og samlet innkjøp som hører sammen fra samme leverandør.

Arkivering av dokumentasjon:

All relevant innkjøpsdokumentasjon skal arkiveres i arkivsystemet. I AHOs tre standard innkjøpsprotokoller finner du definert hva som er relevant innkjøpsdokumentasjon.

Bistand

Økonomiavdelingen vil yte nødvendig bistand slik at regelverket overholdes, men det er viktig at den bringes inn i prosessen så tidlig som mulig og i hvert fall før det er inngått noen avtale. Økonomiavdelingen skal kontaktes for bistand til utfylling av anskaffelsesprotokoll.

Innkjøp (gjelder varer og tjenester)

Innkjøp under 0,1 mill. NOK ekskl. mva

Det er ingen spesielle regler for innkjøp under denne beløpsgrensen, men den generelle regelen om at alle anskaffelser alltid skal foretas på rimeligste måte, gjelder. 

Innkjøp mellom 0,1 mill. NOK og 1,3 mill. NOK ekskl mva 

1. Du skal innhente tilbud / forespørre minst tre leverandører og tilbudene skal være sammenlignbare. Dersom det bare finnes en leverandør som kan levere, så skal dette dokumenteres/sannsynliggjøres i protokollen.
2. Du skal sammen med økonomiavdelingen fylle ut en anskaffelsesprotokoll og alle relevante punkter i denne skal besvares / kommenteres, se AHOs standard anskaffelsesprotokoll for dette beløpsintervallet.
3. Dokumentasjon som beskrevet i anskaffelsesprotokollen legges inn i arkivsystemet. 

Innkjøp over 1,3 mill. NOK ekskl. mva.

Alle avtaler om innkjøp over 1,3 mill. NOK ekskl. mva skal inngås etter anbud. Økonomiavdelingen kontaktes før arbeidet med innkjøpet begynner. 

1. KGV skal som hovedregel benyttes. Kunngjøringen blir publisert i Doffin og TED. 
2. Du skal sammen med økonomiavdelingen fylle ut en anskaffelsesprotokoll hvor alle relevante punkter skal besvares/kommenteres, se AHOs standard anskaffelsesprotokoll for beløp over denne beløpsgrensen.
3. Dokumentasjon som beskrevet i anskaffelsesprotokollen legges inn i arkivsystemet. 

Vi må informere tilbydere som ikke får anbud om begrunnelsen for avslag og informasjon om klageadgang. Jo bedre begrunnelse, og jo mer transparente er vi, desto mer reduserer vi muligheten for klager.

Inngåelse av rammeavtaler

Rammeavtaler, serviceavtaler m.v. skal som hovedregel inngås for maksimum 4 år. Det gjelder de samme krav til dokumentasjon og beløpsgrenser som for andre innkjøp. AHO vil vurdere sentralt å inngå avtaler med leverandører som flere på AHO benytter seg av. 

Bruk av rammeavtaler

På noen områder har AHO inngått en rammeavtale for det som skal anskaffes. På andre områder inngår vi rammeavtale i samarbeid med andre høgskoler. Uninett/Unit og Difi har dessuten inngått rammeavtaler innen IKT og andre fellestjenester på vegne av AHO og andre statlige etater. Der det foreligger en rammeavtale skal denne avtalen benyttes. På en del områder blir AHO presentert for en rammeavtale som er inngått med flere tilbydere, og der AHO skal velge hvilken/hvilke av tilbyderne vi ønsker. Vi må da gjennomføre en minikonkurranse. AHO har utarbeidet en egen anskaffelsesprotokoll som skal benyttes ved minikonkurranse.
Avrop på rammeavtaler skal lagres i arkivsystemet. Det samme skal eventuell utløsning av opsjoner.

Habilitet

En medarbeider skal ikke delta i innkjøpsarbeid når det planlegges anskaffelser fra et firma hvor vedkommende medarbeider har eierinteresser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen ved en anskaffelse, eller dersom andre med rimelig grunn kan anse dette som sannsynlig, skal saken fremlegges for nærmeste leder for å få avgjort spørsmålet om inhabilitet.

Forretningsomgang og sosialt samvær

Moderate former for gjestfrihet og sosialt samvær hører med til høflig forretningsomgang. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det. Hyppighet og grad av oppmerksomhet må stå i rimelig forhold til forretningsmessige/tjenestlige behov. I en anbudsfase skal man være svært restriktiv i sin omgang med leverandører og ikke motta noen form for gaver eller ytelser.Gaver og andre ytelser
Tilsatte må ikke for seg selv eller andre motta gaver, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren er ment, å påvirke mottakerens integritet. Dette gjelder ikke mindre artikler som har liten verdi.

Reiser i tjenesten

Når leverandører og næringslivet forøvrig tilbyr besøk i private bedrifter, reiser til utstillinger og lignende, skal AHO normalt dekke utgiftene til reise og opphold. Slike reiser skal alltid godkjennes av overordnet leder.

Privat bruk av rammeavtaler

Rammeavtaler med leverandører om levering av varer og tjenester til AHO skal ikke brukes av tilsatte eller nærstående personer til privat bruk med mindre det dreier seg om rabattordninger som er allment tilgjengelige for samtlige tilsatte ved skolen.

Fortrolig og riktig informasjon

Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med tjenesteforhold, må respekteres og ikke brukes i personlig vinning. Informasjon som er mottatt fra markedet om tilbud og tilbydere, skal behandles fortrolig og ikke misbrukes, for eksempel overfor konkurrerende tilbydere.

Tvilstilfeller

Er det tvil om etiske forhold, skal spørsmålet forelegges nærmeste leder.