Retningslinjer og rutiner for stipendiater ansatt ved AHO

1. Generelt

Statens personalreglement og AHOs personalreglement gjelder for stipendiater med ansettelseskontrakt, og de har således fulle rettigheter og plikter som andre ansatte. Instituttleder er stipendiatens nærmeste leder.
 
2. Pliktarbeid
Stipendiater tilsettes normalt for en periode på 3 år. Ved 4 års tilsetning inngår ett årsverk pliktarbeid innen undervisning m.v. (25 % av total tilsettingstid). Instituttleder er ansvarlig for pliktarbeidets innhold og omfang. Det skal lages en avtale mellom instituttleder og stipendiat som gjør rede for dette. Pliktarbeidet følger AHOs Retningslinjer for fordeling av arbeidstid for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger
 
3. Annum
Stipendiaten disponerer et annum (p.t. kr 25 000 pr år) til materiell, bøker, reiser eller lignende i forbindelse med forskningsarbeid og publisering av dette. Bruk av annum skal avtales med veileder. Annum kan i utgangspunktet ikke benyttes til kapitalvarer slik som PC, skriver, mobiltelefon, kamera eller lignende. Skal annum benyttes på kapitalvarer må dette godkjennes av AHO og bestilles gjennom AHOs bestillingssystem. Kapitalvarer er skolens eiendom og leveres tilbake når stipendiaten fratrer sin stilling.

Stipendiatene disponerer annum så lenge de er ansatt ved AHO. Annum kan overføres fra et år til et annet. Ubrukt annum bortfaller ved kontraktens utløp og et eventuelt overforbruk må tilbakebetales ved kontraktslutt.

AHO kan ved søknad tillate at resterende annum kan brukes på språkvask selv om ansettelse er opphørt, men det vil vurderes individuelt i hvert enkelt tilfelle.
 
4. Tilstedeværelse
Stipendiater har normalt tilstedeværelsesplikt ved AHO. Annen arbeidsplass for kortere eller lengre perioder avtales med instituttleder.

5. Permisjoner og forlengelser - avbrudd i stipendiatperioden
Generelt forutsettes en jevn dialog med veileder og instituttleder. Stipendiaten skal gjennomføre årlige progresjonsrapporteringer om fremdriften i prosjektet. Som andre arbeidstakere, skal også stipendiater søke om, alternativt melde fra om, fravær.

5.1 Avbrudd på grunn av lovhjemlede fravær
Ved lovhjemlede fravær i stipendiatperioden forlenges opptaksperioden tilsvarende varigheten av fraværet. Forlengelsen kan ikke inkludere ferie og periodevis arbeid.

Dette vil for eksempel gjelde:

• Dokumentert sykefravær (egenmeldinger og sykemelding)

• Militærtjeneste

• Fødselspermisjon

• Ammefri

Det henviser for øvrig til Forskrift til universitets- og høyskoleloven (universitets- og høyskoleforskriften)
 

5.2 Formell søknadsprosess
Stipendiaten må registrere og søke om alt fravær i SAP/DFØ.

Søknad om forlengelse av arbeidskontrakt sendes til Instituttleder og HR kontakt tidligst 6 måneder før kontraktutløp, men ikke senere enn 3 måneder før kontraktutløp.

HR kontakt sørger for å informere ph.d.-koordinator og leder av ph.d.-programmet om forlenget ansettelse som også gir forlenget opptak på ph.d.-programmet

5.3 Avbrudd av andre grunner 
Annen type permisjon uten lønn som sammenhengende varer én måned eller lenger, kan gi grunnlag for innvilgelse av forlenget stipendiatperiode. Det må søkes om slik permisjon. Stipendiatens oppgave er først og fremst å gjennomføre sitt forskningsarbeid og sin doktorgrad. AHO er derfor svært restriktive med permisjoner for stipendiater.
 

6. Søknad om ren forlengelse av opptaksperioden på ph.d.-programmet, uten forutgående avbrudd/permisjon
Studieretten på ph.d.-programmet utløper når arbeidsavtalen utløper. Det er mulig å søke om forlenget opptak på ph.d.-programmet uten fortsatt ansettelse.  Slike søknader innvilges dersom gode grunner taler for det. I søknaden må det vedlegges en redegjørelse for hva som er gjort/publisert og hva som gjenstår av doktorgradsarbeidet. Søknaden kan innvilges der AHO etter en samlet vurdering finner at prosjektet vil kunne gjennomføres i forlengelsesperioden.

Søknad om forlengelse av opptak på ph.d.-programmet sendes Forskningsadministrasjonen og det må vedlegges bekreftelse fra hovedveileder og/eller instituttleder som støtter søknaden. AHOs programstyre vedtar en eventuell forlengelse.
 
7. Ekstraerverv
Statens regler for sidegjøremål  gjelder også for stipendiater. En legger imidlertid til grunn at stipendiater normalt bør konsentrere seg fullt om doktorgradsprogrammet.