Arbeidstid og fravær

Arbeidstid og timeregistrering

Normalarbeidstid i staten er kl. 07.00-17.00
Vitenskapelig ansatte: 37,5 timer per uke, hele året

Teknisk-administrativt ansatte: 37,5 timer netto per uke, ulik sommer- og vintertid.
  • Fra 15. september til 14. mai er arbeidstiden kl. 08.00-15.45.
  • Fra 15. mai til 14. september er arbeidstiden kl. 08.00-15.00
     
Arbeidstid skal registreres

 

Avspasering

  • Det kan avspaseres plusstimer tilsvarende 24 hele dager per kalenderår, både hele og halve dager.
  • Det er en forutsetning for avspasering at tilstrekkelig plusstid er opptjent på forhånd.
  • Avregningsperioden er per kalenderår. Det vil si at ved årets slutt vil all plusstid over 45 timer bli strøket uten kompensasjon.
  • Plusstimer skal avvikles i løpet av en oppsigelsestid.
  • Minustimer skal innarbeides i løpet av en oppsigelsestid.

Overtid

Retningslinjene for overtidsarbeid reguleres av arbeidsmiljøloven § 10 og Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser § 13

Ved AHO presiseres det at:

  • Overtidsarbeid skal være pålagt og godkjent av nærmeste overordnede på forhånd
  • Overtidsarbeid skal være kontrollerbart.
  • Dersom overtid skal utbetales, forutsettes det at det føres nøyaktige timelister for hver arbeidsdag.
  • Overtidslister skal leveres ved månedens slutt.
  • Retten til overtid faller bort dersom kravet ikke er satt fram innen 2 måneder etter at arbeidet ble utført
  • Kun administrativt ansatte kan pålegges overtid og har krav på overtidsbetaling

Registrering av arbeidstid

  • Alle ansatte plikter å registrere fremmøte og fravær.
  • Tidsregistrering skal gjøres innen den 10. i hver måned
  • Planlagt fravær skal være avtalt med nærmeste leder.
  • AHO plikter å rapportere alt fravær så det er viktig at dette registreres. 

Vitenskapelige ansatte

  • Registrerer fremmøte og fravær i registreringsskjema
  • Leverer utfylt skjema til personalkonsulent innen den 10. i hver måned

Teknisk-administrativt ansatte 

  • Fremmøte og fravær registreres I SAP-portalen.
  • Sørg for at opplysninger stemmer innen den 10. i hver måned 

Timeansatte

​Fleksitidsbestemmelser

  • Gjelder administrativ ansatte
  • Alle skal normalt være til stede i kjernetiden kl. 09.00 – 14.30.
  • Fravær i kjernetiden skal avtales med nærmeste.
  • Avvik fra kjernetid kan avtales ved behov
  • Fleksibelt fremmøte gjelder den «ytre arbeidstiden» kl. 06.00-09.00 og 14.30-21.00
  • Etter individuell avtale med leder, kan det opparbeides inntil 5 timer fleksitid på lørdager kl. 07.00-18.00
  • Det kan ikke arbeides mer enn 12 timer per dag eller 48 timer per uke.

Registrering av reisetid ved deltakelse på kurs og konferanser

Ved reiser og deltakelse på kurs og konferanser skilles det mellom kostgodtgjørelse og reisetid.

Kostgodtgjørelse beregnes for hele perioden man er på reise, det vil si at den beregnes fra det tidspunkt reisen starter til reisen er avsluttet (hjemkomst). Måltider man får / har tilbud om går til fradrag i reisegodtgjørelsen, det vil si at dersom det er en konferanse hvor det blir servert middag får man ikke kostgodtgjørelse for middag (selv om man ev velger å ikke delta på felles arrangert middag).
Ved utfylling av reiseregning påføres reisens varighet fra avreise (fra hjem eller jobb) og til hjemkomst (hjem eller ev jobb) og det gis kostgodtgjørelse iht. Statens Reiseregulativ.
 
Registrering i DFØ-appen skjer i henhold til rutinen og begrepene «arbeidstid» og «reisetid» slik det er definert i denne rutinen.
 

Reiser innenlands

Reisetid innenfor normalarbeidstid er å anse som arbeidstid. Ansatte registrerer vanlig arbeidsdag med start- og slutt-tidspunkt, f.eks. 08:00 – 15:45 (vintertid) eller 8:00-15:00 (sommertid).

Reisetid utover normalarbeidstid skal føres som reisetid i tillegg til arbeidstid den aktuelle dagen. Det er tid for faktisk reise til og fra reisemålet som skal registreres som reisetid. Konkret føring i tidsregnskapet blir da vanlig arbeidstid o reisetid for den tiden det faktisk tar. Fra ankomst på kurs- / konferansested og frem til avreise føres ingen reisetid, kun normalarbeidstid (ev varighet for kurs/ konferanse dersom den går ut over vanlig arbeidstid). Dersom den ansatte blir pålagt ekstra arbeid når man er på reise, gjelder vanlige regler for overtid.
Lovhjemmel, Hovedtariffavtalene i staten, §8
 

Reiser utenlands

Reisetid innenfor normalarbeidstid er å anse som arbeidstid. Ansatte registrerer vanlig arbeidsdag med start- og slutt-tidspunkt, f.eks. 08:00 – 15:45 (vintertid) eller 8:00-15:00 (sommertid).

Reisetid utover normalarbeidstid gis kompensasjon på 30 minutter pr reisetime og skal føres som reisetid i tillegg til arbeidstid den aktuelle dagen. Det er tid for faktisk reise til og fra reisemålet som skal registreres som reisetid. Konkret føring i tidsregnskapet blir da vanlig arbeidstid og reisetid for den tiden det faktisk tar. Fra ankomst på kurs- / konferansested og frem til avreise føres ingen reisetid, kun normalarbeidstid (ev varighet for kurs/ konferanse dersom den går ut over vanlig arbeidstid). Dersom den ansatte blir pålagt ekstra arbeid når man er på reise, gjelder vanlige regler for overtid.
Hjemmel, Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge

Ferie

  • Opptjeningsåret for feriepengerettigheter er året før ferieåret.
  • Arbeidstaker har rett og plikt til å ta ut opparbeidet ferietid.
  • Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at ferie kan tas ut.
  • Fulle ferierettigheter innebærer ferie i 25 arbeidsdager, 30 dager for de over 60 år.
  • Ferie beregnes etter stillingsprosenten.

Vitenskapelige ansatte

  • Ferie avtales med instituttleder
  • Tar ut ferie i undervisningsfrie perioder
    • ca. 20. juni til 10. august
    • Jul og påske
  • Tar ut full ferie uavhengig av opptjening.
  • Ubrukte feriedager:
    • Kan ikke overføres til neste ferieår
    • Kan ikke kompenseres med lønn.

Administrativt ansatte

  • Ferie avtales med nærmeste leder.
  • Ubrukte feriedager:
    • Inntil 14 dager kan, etter avtale, overføres til neste år
    • Kan ikke kompenseres med lønn

Kansellert ferie

Kan jeg som ansatt kreve å endre fastsatt ferie pga av kansellert feriereise? 

Nei, det kan arbeidstaker ikke kreve. Kansellert feriereise utløser ikke i seg selv behov for å endre ferietidspunkt, og noen slik rett er heller ikke hjemlet i ferieloven. En endring av fastsatt ferietidspunkt etter anmodning fra den ansatte kan kun skje dersom arbeidsgiver aksepterer dette.   

Fridager og redusert arbeidstid

  • Fridager
    • 1. januar
    • Skjærstorsdag
    • Langfredag
    • Påskeaften
    • 1. og 2. påskedag
    • 1. mai
    • 17. mai
    • Kristi himmelfartsdag
    • 1 og 2. pinsedag 
    • 24.-26. desember
    • 31. januar 
  • I romjulen gis det inntil 2 fridager.
  • Arbeidstiden i romjulen er fra kl. 10.00 til 15.00.
  • Skolen holder stengt julaften og nyttårsaften.
  • Onsdag før skjærtorsdag er arbeidstiden fra kl. 08.00 til 13.00.

Lege-, tannlege- og fysioterapeuttime

  • Primært skal ovennevnte konsultasjoner legges ansatte utenom arbeidstid.
  • Dersom det er umulig, innvilges den nødvendige tid for lege- og tannlegebesøk.
  • Dersom antall besøk eller forbrukt tid overstiger det man vanligvis kan anses som normalt, vil det bli aktuelt å belaste opptjent fleksitid.
  • Til behandling hos fysioterapeut, kiropraktor og lignende i arbeidstiden innvilges vanligvis to konsultasjoner.
  • Om skaden skyldes forhold ved arbeidsplassen kan det søkes om flere behandlinger i arbeidstiden 

Seniorfri

  • Fra og med året de fyller 60, har faste ansatte krav på 5 dager ekstra lønnet ferie
    • Beregnes ut fra stillingsprosent
  • Fra kalenderåret man fyller 62 år, kan man ta ut inntil 14 arbeidsdager tjenestefri med lønn.
  • Ubrukte seniordager
    • Kan ikke godtgjort med lønn.

Sykefravær

Når du har fravær på grunn av egen eller barns sykdom, plikter du å melde fra til din nærmeste leder umiddelbart. Sett deg inn i rutiner, rettigheter og plikter som gjelder ved sykefravær.

Hvordan melde fra?

  1. Si fra til leder
  2. Rapporter egenmeldt fravær
  3. Lever eventuell sykemelding

Egenmelding

Med egenmelding menes at du som arbeidstaker melder fra til arbeidsgiveren om arbeidsuførhet på grunn av sykdom eller skade uten å legge frem legeerklæring. Administrative registerer egenmelding via SAP-portalen og vitenskapelig ansatte fyller ut egenmeldingsskjema.

Du kan bruke egenmelding:

  • Når du har arbeidet ved AHO i minst to måneder.
  • Når du er borte fra jobben i minst én hel dag.
  • I opptil 8 kalenderdager i løpet av 16 kalenderdager.
  • I tilsammen 24 kalenderdager i løpet av en 12-månedersperiode.

Du kan imidlertid ikke bruke egenmelding:

  • Før du har vært minst 16 kalenderdager på jobb etter 8 egenmeldingsdager.
  • Før du har vært minst 1 dag på jobb etter fravær med legeerklæring på under 16 kalenderdager.
  • Når du er gradert sykmeldt.
  • Før du har vært minst 16 kalenderdager på jobb etter fravær over 16 kalenderdager.
  • Før du har vært minst 1 måned på jobb etter å ha vært i foreldrepermisjon.
  • Før du har vært minst 2 måneder på jobb etter annen type permisjon.
  • Når du er i permisjon uten lønn.
  • Når du avvikler ferie.
  • Når du mottar arbeidsavklaringspenger.

Sykmelding

  • Du har plikt til å oppsøke lege og skaffe sykmelding dersom fraværet varer utover egenmeldingsdagene.

Egenmeldingsskjema ved sykdom

Skjema for egenmelding ved arbeidstakers eller arbeidstakers barns sykdom.

Fylles ut av leder ved kontakt første fraværsdag, signeres av arbeidstaker første arbeidsdag etter fravær, jf. Rutine ved egenmeldt sykdom.

Last ned:

Egenmelding ved sykdom

Informasjon om sykdom og egenerklæring
 

Individuell oppfølgingsplan ved sykemelding

For ledere med sykmeldte arbeidstakere se Individuell oppfølgingsplan ved sykemelding (ekstern side NAV).

Spørsmål? Ta kontakt med din HR-rådgiver.

Rutine ved egenmeldt sykdom

DEN SYKES OPPGAVE

Dersom du er syk, skal du

  • kontakte din leder snarest mulig og gi beskjed om fraværet.
  • kontakte din leder når du er tilbake og få signering av vedkommende at du har gitt varsel
  • levere egenmeldingsskjemaet til personalkonsulent

Dersom fraværet varer lenger enn tre dager, skal du på 4. fraværsdag

  • kontakte din leder igjen

Dersom du har levert egenmelding (eller eventuelt sykmelding), må du allikevel fylle ut fraværet på registreringsskjemaet for arbeidet tid/fravær som du skal levere hver måned.

LEDERS OPPGAVE

Dersom du får varsel om fravær som dokumenteres med egenmelding, skal du

  • notere, fortrinnsvis på et egenmeldingsskjema, at varsel er mottatt
  • levere egenmeldingsskjemaet til den som har vært syk for endelig utfylling
 

HVEM SKAL FÅ BESKJED?

Fortrinnsvis skal leder få beskjed om fraværet.

Dersom vedkommende ikke er til stede eller umulig å få tak i, gis beskjed til sentralbordet eller en kollega.

Vedkommende som mottar beskjed om fravær grunnet sykdom, har videre oppfølgingsplikt som innebærer å gi informasjon til leder, sentralbord og aktuelle kollegaer.