Kontrakter og lønn

Før du bestiller kontrakt

• Timekontrakt: Opprettes elektronisk i DFØ.
• Oppdragskontrakt: Opprettes elektronisk i DFØ.
• Selvstendig næringsdrivende: Last ned kontrakt og les rutinen her.
• Månedskontrakt/korttidsengasjerte: Les rutinen for stillinger over lengre tid og av en viss størrelse. Opprettes av HR.

Opprett kontrakt elektronisk i DFØ

• Bestilling via selvbetjeningsportalen til DFØ (dfo.no)
• Bestilling via DFØ-appen (dfo.no)

Slik oppretter du kontrakt:

1. Vurder hvilken kontraktstype du skal bestille: oppdragsavtale eller timeavtale.
2. Bestill ønsket kontrakt i selvbetjeningsportalen (dfo.no) eller DFØ-appen (dfo.no).
3. Fyll inn tilgjengelig informasjon om arbeidsforholdet i bestillingsskjemaet. Det er få felt du skal fylle ut, derfor må du legge viktig informasjon i kommentarfeltet. 

Informasjon i kommentarfeltet

• Stillingsinformasjon
  Eksempel: studentassistent, universitetslektor og vitenskapelig assistent.
• Antall timer eller beløpet på oppdraget
  Timekontrakt: Legg inn maks antall timer for hele tidsperioden personen skal jobbe.
  Oppdragskontrakt: Legg inn beløpet personen skal motta.
• Emnekode eller studiekode
  Legg inn kurskode, dersom arbeidet er knyttet til et kurs/en emne.
• Lønnsinformasjon
  Timekontrakt: Legg inn lønnstrinn eller årslønn.
  Oppdragskontrakt: Lages med et fast beløp.
• Konteringsopplysninger
  Kostnadssted, delprosjekt.
• Annen relevant informasjon til koordinator som lager kontrakt
  Beskrivelse av oppgaver som skal utføres, oppmøtetidpunkt, informasjon om en eventuell reiserefusjon, annet relevant informasjon i forbindelse med oppdraget.

Utbetaling av lønn/honorar eller næring skal vurderes opp mot skattelovens bestemmelser om tjenestebegrepet. Dette betyr at i utgangspunktet er all undervisning ved AHO omfattet av tjenestebegrepet og skal behandles som lønn. I unntakstilfeller kan det aksepteres at kortvarige oppdrag blir utbetalt via faktura til selvstendig næringsdrivende.

Følgende rutiner gjelder:

1. Det må påses at engasjerte på timebasis gjøres kjent med AHOs retningslinjer for fakturering, timelister m.v. før kontrakt/avtale inngås. Det må så vurderes om det er lønn eller næring ved å fylle ut vurderingsskjema for lønn eller næring. Skjemaet må undertegnes og legges ved fakturaen.
2. ​Det skal inngås skriftlig kontrakt, enten kontrakt for leverandør (vurdert som næring) eller kontrakt for kortvarig oppdrag (vurdert som lønn). Kopi av kontrakten skal følge med timeregning eller faktura og skal være underskrevet av både arbeidsgiver og arbeidstaker.
3. Ved oppdrag skal vurderingsskjema fylles ut og leveres sammen med første faktura.
4. Faktura skal fylle formelle krav til faktura og bør være skrevet ut av et faktureringssystem. Fakturaer som ikke fyller kravene, vil økonomiavdelingen returnere fakturautsteder.
5. For oppdrag over 20 000,- skal det foreligge dokumentasjon fra likningskontoret om at vedkommende skattemessig behandles som selvstendig næringsdrivende.
6. Hvis det ikke er vurdert som næring, må rutiner for utbetaling av lønn til korttidsengasjerte med timelønn, følges.
7. Honorar til sensorer og medlemmer av bedømmelseskomiteer kan ikke faktureres, men skal alltid behandles som lønn.
8. Regelmessig undervisning m.v. gjennom semesteret skal som hovedregel vurderes som et tjenesteforhold mellom vedkommende og AHO og utbetaling skal derfor behandles som lønn.
9. Oppstår det tilfeller hvor du er i tvil om hvordan du skal forholde deg til krav om fakturering av tjenester, ta kontakt med økonomiavdelingen.

Det er viktige formaliteter som må være i orden før det kan utbetales lønn/honorar til utenlandske arbeidstakere, eller betale fakturaer til utenlandske firmaer som har utført oppdrag for AHO i Norge.

Den enkelte enhet må så tidlig som mulig i prosessen ta kontakt med økonomiavdelingen for å sikre at formalitetene blir ivaretatt. Dersom det ikke gjøres kan det i verste fall bety at vi ikke kan utbetale lønn til vedkommende, eller betale det utenlandske firmaet.

Oppdrag/ansettelser som varer tre dager eller mindre

Tredagersregelen praktiseres per semester.

For at lønn/honorar utbetales må det foreligge følgende:

1. Skriftlig avtale: Kortvarig oppdrag med timebetaling, med bekreftelse på varighet.
2. Navn, adresse og fødselsdato for vedkommende.

Oppdrag/ansettelser som varer fire dager eller mer

Dette er personer som enten mottar fast månedslønn, eller sender inn timelister. For at vedkommende kan legges inn i lønnssystemet og motta lønn må følgende foreligge:

1. Arbeidsavtale underskrevet av begge parter
2. Oppholds- og arbeidstillatelse hvor det kreves. Sjekk med Utlendingsdirektoratet (udi.no). Gjelder for utenlandske ansatte ansatt for seks måneder eller mer.
3. Norsk personnummer/D-nummer. D-nummer fås kun ved personlig fremmøte på skattekontoret.
4. Bekreftelse fra vedkommende sitt bostedsland om trygdemessig tilknytning. Dette må vedkommende selv henvende seg til sitt lands trygdemyndigheter for å få. Vedkommende må også ta kontakt med både sitt hjemlands skatte- og trygdemyndigheter og norske skatte- og trygdemyndigheter, slik at vedkommende unngår å komme i en situasjon hvor det må betales skatt av inntekten både til Norge og til hjemlandet.
5. Bankkonto, fortrinnsvis i norsk bank. Bankkonto i Norge kan først opprettes når vedkommende har fått personnummer eller D-nummer

Engasjement av utenlandske firmaer

1. Vurderingsskjema lønn/honorar eller næring (legg til lenke)
2. Firmaopplysninger. (navn, adresse m.v.)
3. Skriftlig kontrakt
4. Navn på den/de arbeidstaker(e) (tilsatte) som skal utføre oppdraget i Norge

For søknad om tilknytning til AHO, fyll ut dette skjema (tilknytningsskjema). 

1. Teamleder/avdelingsleder/instituttleder sender begrunnet anmodning om lønnsjustering etter 2.5.5. til Teamleder HR på epost 
2. Fagansvarlig HR følger opp anmodningen sin anbefaling videre til direktør for godkjenning /avslag. Godkjenning forutsetter en budsjettdekning.
3. Ved godkjenning av kravet, sendes beskjed om dette til teamleder/avdelingsleder/ med kopi til HR-rådgiver for iverksetting 
4. Ved godkjenning av 2.5.5. arkiverer HR-rådgiver epost korrespondanse om saken i Public360 i personalmappe til den som tilstås opprykket
5. Det utarbeides formelt brev om 2.5.5. opprykk i Public360 som sendes på flyt til lønn.

1. Har hatt en vesentlig endring av arbeidsoppgavene (dvs at arbeidsoppgavene ligger på et høyere nivå og at de kvalitativt sett krever mer enn tidligere)
2. Har gjort en ekstraordinær innsats som kjennetegnes av at den ansatte har hatt arbeidsoppgaver som ligger langt utover det som vanligvis kan forventes i stillingen (både kvalitativt og kvantitativt)
3. Det er særlig vanskelig å rekruttere og beholde spesielt kvalifisert arbeidskraft (det skal foreligge tilbud om ny jobb)
4. Ubegrunnede lønnsforskjeller etter omorganisering
5. Der det er dokumenterte lønnsforskjeller som ikke kan forklares med annet enn kjønn

1. Teamleder/avdelingsleder fremmer utfylt kravskjema til HR på epost minimum 2 uker før neste IDF møte
2. HR kontrollerer at det korrekt utfylt og at det er i henhold til retningslinjene for 2.5.3.
3. HR legger det i Public360 og følger opp saken videre til direktøren 
4. Ved godkjenning av direktøren går saken videre til IDF sekretær for videre saksbehandling og forhandling

1. Teamleder/avdelingsleder sender utfylt anmodningsskjemaet med utkast til kunngjøring til direktør for godkjenning. Godkjenning forutsetter en budsjettdekning.  HR rådgiver ved spørsmål knyttet til utforming kunngjøringstekst, statistikk for lønnsnivå e.l.
2. Når godkjent anmodning foreligger - datert og påført navn på den som har godkjent, sendes komplett skjema til HR-rådgiver for iverksetting av prosess for utlysning.
3. HR-rådgiver arkiverer anmodningsskjemaet i Public360 på ansettelsessaken.

1. Teamleder/avdelingsleder/instituttleder sender utfylt skjemaet til direktør for godkjenning. Godkjenning forutsetter en budsjettdekning. Lønnsplassering, midlertidighetshjemmel skal være begrunnet, CV på den som ansettes legges ved.  HR bistår med avklaring av korrekt hjemmel, lønnsstatistikk e.l. 
2. Når godkjent anmodning foreligger - datert og påført navn på den som har godkjent, sendes det videre til HR-rådgiver for utarbeidelse av avtaletilbud.
3. HR-rådgiver arkiverer anmodningsskjemaet sammen med CV i Public360 i personalmappen til den som skal ansettes