fbpx Kontrakter og lønn | Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo

Språk

Kontrakter og lønn

Lønn, kontrakter og arbeidsavtaler for kortere oppdrag og ansettelser. 

Kontrakter for midlertidig arbeid

Når du skal inngå en midlertidig arbeidsavtale, må du velge riktig tilknytningsform og type kontrakt. I hvert enkelt tilfelle må du foreta en helhetsvurdering av hva slags tilknytning medarbeideren har til AHO.

Les eksempler og kriterier for de ulike tilknytningsformene, og rutinene for å opprette kontrakter under.

Timeansatte

Rutine for oppretting av timekontrakter

  1. Faggruppeleder/fagansvarlig bestiller kontrakt i selvbetjeningsportalen på dfo.no, eller i DFØ-appen.
  2. Instituttkoordinator/TOA-ansvarlig i administrasjonen utarbeider avtalen digitalt og sender kontrakten til leder (med budsjettdisponeringsmyndighet) for elektronisk godkjenning og signering.
  3. Arbeidstaker/oppdragstaker mottar kontrakten via DFØ og signerer elektronisk.
  4. Når kontrakten er signert, får arbeidstaker/oppdragstaker tilgang til å sende inn timelister i DFØ. Timelistene attesteres av Instituttkoordinator/TOA-ansvarlig før utbetaling.

Eksempler på timeansatte

  • Forelesere som holder én eller flere forelesninger, eller underviser i et emne
  • Sensorer og veiledere som i samme tidsperiode har arbeid som timeansatt i et emne
  • Vitenskapelig assistenter
  • Studentassistenter
  • Seminarledere
  • Eksamensvakter

Vurderingskriterier for ansettelse av timeansatte

  • Arbeidet går som regel over tid, med en viss regelmessighet
  • Utbetalingen skal gå til personen som er ansatt.
  • AHO har ansvar for arbeidsresultatet
  • AHO har adgang til å føre tilsyn med arbeidet og gi instrukser om hvordan dette skal utføres
  • AHO stiller lokaler og utstyr til rådighet

Oppdragstakere

Rutine for oppretting av oppdragskontrakter

  1. Faggruppeleder/fagansvarlig bestiller kontrakt i selvbetjeningsportalen på dfo.no, eller i DFØ-appen.
  2. Instituttkoordinator/TOA-ansvarlig i administrasjonen utarbeider avtalen digitalt og sender kontrakten til leder (med budsjettdisponeringsmyndighet) for elektronisk godkjenning og signering.
  3. Arbeidstaker/oppdragstaker mottar kontrakten via DFØ og signerer elektronisk.
  4. Utført oppdrag attesteres av koordinator før utbetaling. Utbetalingen skjer cirka én uke etter attestasjon.


Eksempler på oppdragstakere

  • Innlegg på konferanser og liknende
  • Holde forelesning eller en kort forelesningsrekke på et emne, definert som «gjesteforelesning»
  • Eksterne sensorer
  • Eksterne veiledere og praksisveiledere
  • Eksterne medlemmer av bedømmelseskomite for stillinger og kompetanseopprykk
  • Opponenter i forbindelse med disputas
  • Eksterne medlemmer av styrer og råd
  • Eksterne personer som deltar i enkeltprosjekter med selvstendig ansvar for jobbutførelsen og resultatet (frilansere)
  • Deltakere i forskningsprosjekt


Vurderingskriterier for oppdragstakere

  • Arbeidet er kortvarig og utføres som regel som én arbeidsprosess
  • Utbetalingen skal gå til personen som utfører oppdraget.
  • Oppdragstakeren har som regel ansvar for arbeidsresultatet
  • AHO har ingen styringsrett med hensyn til hvordan arbeidet utføres
  • AHO stiller som regel ikke lokaler eller utstyr til rådighet
  • Arbeidet utføres fra utlandet

Selvstendig næringsdrivende

Rutine for kontrakter til selvstendig næringsdrivende

Kontrakter for selvstendige næringsdrivende opprettes ved å fylle ut en kontrakt som sendes til økonomiavdelingen.

Last ned kontrakt her: Ta kontakt med okonomiavdelingen@aho.no for mer informasjon, eller veiledning.


Eksempler på selvstendig næringsdrivende

  • Kunstneriske innslag på arrangementer
  • Oversettelse av faglige tekster
  • Selskaper (ANS., AS, DA. mv.)
  • Allmennyttige lag, foreninger og stiftelser.


Vurderingskriterier for selvstendig næringsdrivende

  • Arbeidet er kortvarig og utføres som regel som én arbeidsprosess
  • Utbetalingen skal gå til bedrift/selskap/forening/stiftelse, og ikke til en person.
  • Den selvstendige næringsdrivende har som regel ansvar for arbeidsresultatet
  • AHO har ingen styringsrett med hensyn til hvordan arbeidet utføres
  • AHO stiller som regel ikke lokaler eller utstyr til rådighet
  • Næringsvirksomhet er som regel en vedvarende virksomhet, drevet for den næringsdrivendes egen regning og risiko.
  • Kan ikke være ansatt ved AHO

Sensoroppdrag

Kontrakt for sensoroppdrag, jf. Vurderingsordning og bruk av sensor - rutine

Last ned: 

Korttidsengasjerte/månedskontrakter

Rutine for korttidsengasjerte:

  1. Vitenskapelige ansatte - Korttidsengasjerte med fast månedslønn
  2. Administrativt ansatte - Korttidsengasjerte med fast månedslønn


1. Rutine for vitenskapelige ansatte

Når det gjelder vitenskapelige stillinger, er formålet å supplere skolens ordinære stillinger og ha mulighet til å ta inn spesifikk kompetanse til bestemte undervisningsoppgaver. En korttidsengasjert ansatt er i en tidsavgrenset stilling for å utføre bestemte arbeidsoppgaver.


Utlysing

Korttidsengasjement inntil ett år blir vanligvis ikke utlyst.


Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er minimum høyere grads utdanning ved universitet eller høyskole eller tilsvarende utdanning eller kunstnerisk kompetanse. Realkompetanse kan erstatte manglende fullført grad eller lignende.


Ansettelse

Instituttleder innstiller til rektor og/eller direktør. Ansettelse skal godkjennes av rektor og/eller direktør. Alle korttidsengasjerte kan maksimalt engasjeres for inntil ett år om gangen.


Tittel

Korttidsengasjerte har ikke rett til å benytte de vitenskapelige titlene som krever sakkyndig vurdering og brukes i ordinære stillinger.


Arbeidsavtale

Det skal inngås arbeidsavtale med fastsatt start- og sluttdato. To eksemplarer sendes medarbeider for undertegning – ett beholdes av vedkommende og ett eksemplar returneres til AHO og arkiveres. Stillingsprosenten skal avtales, og lønnen skal være registrert med fast utbetaling hver måned.


Lønnsplassering

orttidsengasjerte blir direkte plassert i lønnsramme/lønnsstige og har ikke rett til lønnsjustering i løpet av engasjementsperioden. Timelærere lønnes vanligvis i samsvar med lønnsplanen Undervisningspersonell uten godkjent pedagogisk utdanning, kode 1424. Plasseringen foretas på basis av dokumentert formalkompetanse eller ved at rektor foretar skjønnsmessig bedømmelse etter realkompetanse.


Tilstedeværelsesplikt – kontor

Korttidsengasjerte skal normalt tilbys en hensiktsmessig arbeidsplass. Læreren har ikke tilstedeværelsesplikt utover sin stillingsprosent, det vil si det behovet som følger av avtalte arbeidsoppgaver og nødvendige interne møter.


Forskningsplikt/-rett

Korttidsengasjerte har ikke rett på FoU-tid.


2. Rutine for administrativt ansatte

Kvalifikasjonskrav og tittel

Kvalifikasjonskrav og tittel skal avtales i henhold til den aktuelle stilling.


Utlysing

Korttidsengasjement inntil ett år blir vanligvis ikke utlyst.


Ansettelse

Avdelingsledere innstiller til direktør. Ansettelse skal godkjennes av direktør.


Arbeidsavtale (kontrakt)

Det skal inngås arbeidsavtale med fastsatt start- og sluttdato. To eksemplarer sendes medarbeider for undertegning – ett beholdes av vedkommende og ett eksemplar returneres til AHO og arkiveres. Stillingsprosent skal avtales, og lønnen skal være registrert med fast utbetaling hver måned.


Lønnsplassering

Korttidsengasjerte lønnes i samsvar med fastsatt tittel og lønnsramme/lønnsstige

Hvordan bestille en kontrakt

Før du bestiller kontrakt

Vurder hva slags type kontrakt du skal bestille: Husk at arbeidskontrakten må inngås i god tid før arbeidet igangsettes. Hvis ikke, blir lønnsutbetalingen forsinket.
 

Opprett kontrakt elektronisk i DFØ

På AHO bruker vi Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) sin digitale løsning for å opprette kontrakter til timeavtaler og oppdragsavtaler. Se DFØs veiledninger her:


Slik oppretter du kontrakt:

  1. Vurder hvilken kontraktstype du skal bestille: oppdragsavtale eller timeavtale.
  2. Bestill ønsket kontrakt i selvbetjeningsportalen (dfo.no) eller DFØ-appen (dfo.no).
  3. Fyll inn tilgjengelig informasjon om arbeidsforholdet i bestillingsskjemaet. Det er få felt du skal fylle ut, derfor må du legge viktig informasjon i kommentarfeltet. 


Informasjon i kommentarfeltet

Det er viktig at du legger inn all tilgjengelig informasjon. Dette er for å sikre at korrekte kontrakter blir opprettet og reduserer behovet for avklaringer underveis.

I kommentarfelt nederst i bestillingsskjemaet skal du legge inn denne informasjonen:
  • Stillingsinformasjon
    Eksempel: studentassistent, universitetslektor og vitenskapelig assistent.
  • Antall timer eller beløpet på oppdraget
    Timekontrakt: Legg inn maks antall timer for hele tidsperioden personen skal jobbe.
    Oppdragskontrakt: Legg inn beløpet personen skal motta.
  • Emnekode eller studiekode
    Legg inn kurskode, dersom arbeidet er knyttet til et kurs/en emne.
  • Lønnsinformasjon
    Timekontrakt: Legg inn lønnstrinn eller årslønn.
    Oppdragskontrakt: Lages med et fast beløp.
  • Konteringsopplysninger
    Kostnadssted, delprosjekt.
  • Annen relevant informasjon til koordinator som lager kontrakt
    Beskrivelse av oppgaver som skal utføres, oppmøtetidpunkt, informasjon om en eventuell reiserefusjon, annet relevant informasjon i forbindelse med oppdraget.
Når kontraktsmottaker har signert kontrakten får de tilgang til selvbetjeningsportalen til DFØ og DFØ-appen, slik at de kan levere timelister digitalt. Les mer om timelister her.

Rutiner for utbetaling av lønn, honorar eller næring

Utbetaling av lønn/honorar eller næring skal vurderes opp mot skattelovens bestemmelser om tjenestebegrepet. Dette betyr at i utgangspunktet er all undervisning ved AHO omfattet av tjenestebegrepet og skal behandles som lønn. I unntakstilfeller kan det aksepteres at kortvarige oppdrag blir utbetalt via faktura til selvstendig næringsdrivende.

Følgende rutiner gjelder:

  1. Det må påses at engasjerte på timebasis gjøres kjent med AHOs retningslinjer for fakturering, timelister m.v. før kontrakt/avtale inngås. Det må så vurderes om det er lønn eller næring ved å fylle ut vurderingsskjema for lønn eller næring. Skjemaet må undertegnes og legges ved fakturaen.
  2. ​Det skal inngås skriftlig kontrakt, enten kontrakt for leverandør (vurdert som næring) eller kontrakt for kortvarig oppdrag (vurdert som lønn). Kopi av kontrakten skal følge med timeregning eller faktura og skal være underskrevet av både arbeidsgiver og arbeidstaker.
  3. Ved oppdrag skal vurderingsskjema fylles ut og leveres sammen med første faktura.
  4. Faktura skal fylle formelle krav til faktura og bør være skrevet ut av et faktureringssystem. Fakturaer som ikke fyller kravene, vil økonomiavdelingen returnere fakturautsteder.
  5. For oppdrag over 20 000,- skal det foreligge dokumentasjon fra likningskontoret om at vedkommende skattemessig behandles som selvstendig næringsdrivende.
  6. Hvis det ikke er vurdert som næring, må rutiner for utbetaling av lønn til korttidsengasjerte med timelønn, følges.
  7. Honorar til sensorer og medlemmer av bedømmelseskomiteer kan ikke faktureres, men skal alltid behandles som lønn.
  8. Regelmessig undervisning m.v. gjennom semesteret skal som hovedregel vurderes som et tjenesteforhold mellom vedkommende og AHO og utbetaling skal derfor behandles som lønn.
  9. Oppstår det tilfeller hvor du er i tvil om hvordan du skal forholde deg til krav om fakturering av tjenester, ta kontakt med økonomiavdelingen.

Vurdering av lønn eller næring til selvstendig næringsdrivende

For enhver utbetaling skal det foreligge kontrakt underskrevet av begge parter. Skatteetatens retningslinjer for utbetaling som lønn eller næringsinntekt er ikke entydige og det må foretas en skjønnsmessig vurdering i hvert tilfelle. En forutsetning for all fakturering er at fakturaen kommer fra et registrert selskap og fakturaen fyller de formelle kravene.

Oppdragstaker må ha organisasjonsnummer for å bli opprettet som leverandør. AHO kontrollerer at det foreligger et gyldig organisasjonsnummer.

Kontrakt skal utarbeides og signeres av budsjettdisponeringsmyndighet oppdragstaker. Deretter må det lages en bestilling via UNIT4.


Juridiske rettigheter og plikter

  • Forholdet regulert av kontraktsrett
  • Ikke omfattet av regelverket i staten
  • Ikke krav på feriepenger
  • Meldes ikke inn i Statens pensjonskasse
  • Trekkes ikke i skatt
  • AHO innrapporterer næringsinntekt til likningsmyndighetene én gang i året


For å vurdere lønn eller næring skal følgende spørsmål besvares: 

  1. Er arbeidet sensorarbeid? 
    1. Hvis ja: utbetaling som lønn.
    2. Hvis nei: gå til spørsmål to.
  2. Er det avtalt mer enn fem timer i semesteret?
    1. Hvis ja: gå til spørsmål tre.  
    2. Hvis nei: utbetalingen faktureres.
  3. Er avtalt honorar mer enn 5000,- per semester?   
    1. Hvis ja: utbetaling som lønn.
    2. Hvis nei: utbetalingen faktureres.
  4. Er firmaet et enkeltpersonsforetak? 
    1. Hvis ja: utbetaling som lønn.
    2. Hvis nei: gå videre til spørsmål fem.
  5. Har selskapet et formål som er relevant for undervisning i landskapsarkitektur, arkitektur og design? 
    1. Hvis ja: utbetalingen faktureres.
    2. Hvis nei: utbetaling som lønn. 
Laste ned vurderingsskjema Lønn eller næring - gjelder selvstendig næringsdrivende (Excel-fil)


 

Lønn og utbetalinger til utenlandske ansatte

Det er viktige formaliteter som må være i orden før det kan utbetales lønn/honorar til utenlandske arbeidstakere, eller betale fakturaer til utenlandske firmaer som har utført oppdrag for AHO i Norge.

Den enkelte enhet må så tidlig som mulig i prosessen ta kontakt med økonomiavdelingen for å sikre at formalitetene blir ivaretatt. Dersom det ikke gjøres kan det i verste fall bety at vi ikke kan utbetale lønn til vedkommende, eller betale det utenlandske firmaet.

 

Oppdrag/ansettelser som varer tre dager eller mindre

Tredagersregelen praktiseres per semester.

For at lønn/honorar utbetales må det foreligge følgende:

  1. Skriftlig avtale: Kortvarig oppdrag med timebetaling, med bekreftelse på varighet.
  2. Navn, adresse og fødselsdato for vedkommende.
 

Oppdrag/ansettelser som varer fire dager eller mer

Dette er personer som enten mottar fast månedslønn, eller sender inn timelister. For at vedkommende kan legges inn i lønnssystemet og motta lønn må følgende foreligge:

  1. Arbeidsavtale underskrevet av begge parter
  2. Oppholds- og arbeidstillatelse hvor det kreves. Sjekk med Utlendingsdirektoratet (udi.no). Gjelder for utenlandske ansatte ansatt for seks måneder eller mer.
  3. Norsk personnummer/D-nummer. D-nummer fås kun ved personlig fremmøte på skattekontoret.
  4. Bekreftelse fra vedkommende sitt bostedsland om trygdemessig tilknytning. Dette må vedkommende selv henvende seg til sitt lands trygdemyndigheter for å få. Vedkommende må også ta kontakt med både sitt hjemlands skatte- og trygdemyndigheter og norske skatte- og trygdemyndigheter, slik at vedkommende unngår å komme i en situasjon hvor det må betales skatt av inntekten både til Norge og til hjemlandet.
  5. Bankkonto, fortrinnsvis i norsk bank. Bankkonto i Norge kan først opprettes når vedkommende har fått personnummer eller D-nummer

 

Engasjement av utenlandske firmaer

Gjelder avtaler med enkeltpersonsforetak, aksjeselskap, institusjoner og lignende for arbeid i Norge. Enkelte avtaler skal innrapporteres til Sentralskattekontoret for utenlandssaker. Før det inngås slike avtaler, skal økonomiavdelingen kontaktes som er behjelpelig med å ordne formalitetene.

Følgende må foreligge:
  1. Vurderingsskjema lønn/honorar eller næring (legg til lenke)
  2. Firmaopplysninger. (navn, adresse m.v.)
  3. Skriftlig kontrakt
  4. Navn på den/de arbeidstaker(e) (tilsatte) som skal utføre oppdraget i Norge

Søknad om tilknytning til AHO

Lønnsjustering i løpet av de første 12 månedene etter ansettelse

Lønnsjusteringen er hjemlet i Hovedtariffavtalen punkt 2.5.5, nr. 3: "Arbeidsgiver skal inntil 12 måneder etter ansettelse, og ved overgang fra midlertidig til fast ansettelse, vurdere arbeidstakerens lønnsfastsettelse. Dette gjøres etter dialog med den ansatte"

Lønnsjustering etter 2.5.5 er ikke automatisk, men arbeidsgiver er etter forhandlingene om ny hovedtariffavtale i 2022 forpliktet til å gå i dialog med arbeidstaker i vurderingen av lønnsfastsettelse. Stillingskoden kan ikke endres med hjemmel i 2.5.5.

Prosedyre:    
  1. Teamleder/avdelingsleder/instituttleder sender begrunnet anmodning om lønnsjustering etter 2.5.5. til Teamleder HR på epost 
  2. Fagansvarlig HR følger opp anmodningen sin anbefaling videre til direktør for godkjenning /avslag. Godkjenning forutsetter en budsjettdekning.
  3. Ved godkjenning av kravet, sendes beskjed om dette til teamleder/avdelingsleder/ med kopi til HR-rådgiver for iverksetting 
  4. Ved godkjenning av 2.5.5. arkiverer HR-rådgiver epost korrespondanse om saken i Public360 i personalmappe til den som tilstås opprykket
  5. Det utarbeides formelt brev om 2.5.5. opprykk i Public360 som sendes på flyt til lønn.

Lønnsforhandlinger etter 2.5.3 

Lønnsforhandlinger på særlig grunnlag, HTA 2.5.3, ved AHO foregår i forbindelse med faste IDF møter. Både arbeidsgiver og fagforeningene kan kreve forhandlinger om endret lønn og/eller endring av stillingskode ved vesentlige endringer i ansattes ansvars- og/eller arbeidsoppgaver.

Vilkår
For å fremme krav etter HTA pkt 2.5.3 må arbeidstakeren oppfylle ett av følgende vilkår:
  1. Har hatt en vesentlig endring av arbeidsoppgavene (dvs at arbeidsoppgavene ligger på et høyere nivå og at de kvalitativt sett krever mer enn tidligere)
  2. Har gjort en ekstraordinær innsats som kjennetegnes av at den ansatte har hatt arbeidsoppgaver som ligger langt utover det som vanligvis kan forventes i stillingen (både kvalitativt og kvantitativt)
  3. Det er særlig vanskelig å rekruttere og beholde spesielt kvalifisert arbeidskraft (det skal foreligge tilbud om ny jobb)
  4. Ubegrunnede lønnsforskjeller etter omorganisering
  5. Der det er dokumenterte lønnsforskjeller som ikke kan forklares med annet enn kjønn

Prosedyre ved krav fra arbeidsgiver:
  1. Teamleder/avdelingsleder fremmer utfylt kravskjema til HR på epost minimum 2 uker før neste IDF møte
  2. HR kontrollerer at det korrekt utfylt og at det er i henhold til retningslinjene for 2.5.3.
  3. HR legger det i Public360 og følger opp saken videre til direktøren 
  4. Ved godkjenning av direktøren går saken videre til IDF sekretær for videre saksbehandling og forhandling

Kunngjøring av ledige stillinger i administrasjonen

Vedlagt ligger nytt skjema som skal brukes når enhetene har ledige stillinger som ønskes utlyst.

Skjemaet fylles ut elektronisk, og oversendes på epost.

Prosedyre:
  1. Teamleder/avdelingsleder sender utfylt anmodningsskjemaet med utkast til kunngjøring til direktør for godkjenning. Godkjenning forutsetter en budsjettdekning.  HR rådgiver ved spørsmål knyttet til utforming kunngjøringstekst, statistikk for lønnsnivå e.l.
  2. Når godkjent anmodning foreligger - datert og påført navn på den som har godkjent, sendes komplett skjema til HR-rådgiver for iverksetting av prosess for utlysning.
  3. HR-rådgiver arkiverer anmodningsskjemaet i Public360 på ansettelsessaken.

Midlertidig ansettelse/forlengelse uten kunngjøring

Vedlagt ligger anmodningsskjema for direkte ansettelse /forlengelse som skal brukes når enhetene har behov for midlertidig ansettelse uten kunngjøring for en periode på inntil 1 år.

Skjemaet fylles ut elektronisk, og oversendes på epost til HR.

Prosedyre:
  1. Teamleder/avdelingsleder/instituttleder sender utfylt skjemaet til direktør for godkjenning. Godkjenning forutsetter en budsjettdekning. Lønnsplassering, midlertidighetshjemmel skal være begrunnet, CV på den som ansettes legges ved.  HR bistår med avklaring av korrekt hjemmel, lønnsstatistikk e.l. 
  2. Når godkjent anmodning foreligger - datert og påført navn på den som har godkjent, sendes det videre til HR-rådgiver for utarbeidelse av avtaletilbud.
  3. HR-rådgiver arkiverer anmodningsskjemaet sammen med CV i Public360 i personalmappen til den som skal ansettes